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业主委员会执行秘书，其岗位职责是在业委会主任的领导下，从事业委会的日常基础工作。对内为全体业主服务，对外代表业委会协调与物业管理公司、社区的关系。积极学习业委会相关知识，主动进行业委会横向交流丰富业委会工作的实践经验。向下倾听业主的意见、解决业主的疑难，向上受业委会领导、对业委会负责。主要职责有: 1、负责业委会行政方面的相关事务，起草相关文件、表格，制定会议流程：完成会议记录及整理相关文件、文书往来、资料建档和存档：收发整理电子邮件，并在业主群做好相关回复工作，记录对于复杂问题邀约业主来办公室面谈并做出相应记录：业委会网站、公众号等的管理、群发短信管理及其它相关的行政工作；承担业委会本身所涉及的财务事务，承担业委会固定资产的登记、管理工作； 2、按照业委会确定的时间坐班业委会办公室，负责接待来访业主咨询，做好业主来访接待工作。协助查阅业委会的相关文件，并对其提出的意见或建议作书面登记，及时反馈业委会执行主任；并在职责范围内做好业主建议和意见的登记、反馈工作。 3、按照职能分工情况协助业委会主任分配相关工作，协助业委会委员处理日常事务工作，保证业委会及其委员之间能准确地、有效地运作和沟通；确保业委会相关会议的召开进行材料、物资、人员等准备工作。 4、协助业委会执行主任或相关委员出席同物业公司的各项例会及其后续跟进工作；保持与社区、物业等经常性地联系与沟通；就有关业委会决议及时与相关单位，如开发建设单位、物业公司等进行沟通； 5、按照相关规定，妥善保管使用业委会公章； 6、业主委员会文档资料的归档整理、建档立册及保管，包括以下材料： (一)业主委员会委员选举及备案材料； (二) 业主大会、业主委员会会议记录、决定； (三)业主大会议事规则、管理规约、物业服务合同等； (四)专项维修资金相关材料； (五)业主意见及建议。 （六）相关联系单函件等的收、发 （七）其他相关材料 7. 每年协助业主委员会委员形成业主委员会年度工作报告及其他相关文件； 8．参加建委、住建局、街道办等上级部门组织的有关学习并组织对内进行信息传递。 9． 同所在街道办事处及上级主管部门就具体问题进行解决和沟通。 10．业委会交办的其他各项工作。 11.、将每月主要工作内容公布在公示栏内，接受业委会、广大业主的指导和建议。 |
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