开会前Excel表格找半天？文件收纳整理，这篇2500字文章请马住

平时的Excel操作中有些细节是很体现办公意识的，有很多可以节省时间提高效率和准确度的简便方法的，如果我们不知道，很有可能看大神的操作都看得眼花缭乱。不知道你们有没有留意过呢？今天职场君为大家整理了一些，在这里有3个细节，是不得不注意的——

开始工作前务必复制文件

随时可恢复到“过去”

编辑已有的Excel文件（ .xlsx文件）时，考虑到可能发生的操作失误和系统错误（文件的破损等），应事先定好如何保存文件和如何为文件命名的规则。作者的建议是，“每次开始编辑前一定先备份文件，另命名保存”。给备份的文件命名时，文件名中加入日期和管理序号等，和最新的文件区别开来）。同时，把备份的文件放入“old”文件夹中进行管理。这样，有意外发生时也可以恢复到之前的状态。

Excel文件保存规则示例——

示例1

为防止操作失误和文件破损，开始编辑前先复制文件，并起一个能看出保存时间的文件名。同时，准备一个备份专用文件夹，统一管理。

除了在开始编辑前，也可以在其他时间点复制文件。例如，经过一段时间的编辑和对文件做了较大改动后，选择[另存为]而不是[保存]，保存为新文件。这样做，无论发生什么意外，都能迅速找回之前的内容。

规定好保存方法和操作方式

接下来看一下实际操作，读者朋友们也可以边看边思考自己怎么做。这次的例子中，首先创建一个编辑当天专用的文件夹，再创建一个新文件。文件名的起名规则为“内容_日期_当日序号”。比如如果创建的是2017年2月20日当天的销售额分析文件，那么文件名即为“销售额分析_20170220_1”。同时创建备份用文件夹“old”，开始编辑。

保存方法与操作方式实例——

示例2

根据需要边[保存]边操作，到某一阶段后选择[另存为]，将文件命名为“销售额分析_20170220_2”另保存，将之前的老文件“销售额分析_20170220_1”移至old文件夹。后续操作中，重复与以上相同的操作。

第二天开始工作时，先把前一天的最终文件复制保存为“销售额分析_20170221_1”，再将原文件移动到old文件夹。另外，将备份用文件夹完整复制到其他硬盘上，升级安全保障。

提示：使用另存为的频率多少合适

根据具体操作内容，改变和调整另存为的频率。以作者为例，一般1～2小时进行一次另存为操作，不过，进行错误发生率较高、较复杂的操作时，不要考虑时间，而是以工作进度为基准，耐心地进行另存为操作。

文件名里注明日期和序号

文件名重在“简明易懂”

使用Excel管理数据时，文件名非常重要。为文件起一个恰当的名字，无论何时都方便管理。提前定好适用于所有文件的“起名规则”很重要。这一点不仅适用于团队，也适用于个人。

讨论起名规则时需注意两点：第一， 文件名要能体现该文件是何时的数据；第二， 排序时文件可以按我们所希望的顺序进行排列。

作者建议的起名规则是，“内容_日期_当日序号”。日期部分，建议年（ 4位）、月（ 2位）、日（ 2位），月和日是个位数时用“0”补充完整（“2017年2月20日”→“20170220”）。这样，以文件名排序时，也是按照操作顺序排列。

按起名规则命名并保存的文件一览——

文件一览

更改浏览窗口的风格

一般在浏览窗口查看文件和文件夹，根据具体用途调整浏览窗口的风格（图标的大小和显示的信息种类等），让操作更有效。切换浏览窗口的风格时，选择[视图]，如下图所示，点击各选项钮（注意此[视图]不是指Excel的[视图]）。

浏览窗口的[视图]选项——

[视图]选项

作者推荐选择[详细信息]，经常用鼠标的人选择[大图标]更方便操作。不过，查看历史信息时，设置成[小图标]和[详细信息]竖向排列，再按名称排序更方便。实际操作试试看。

切换显示方法

显示[大图标]

接着——显示[详细信息]模式下点击[名称]部分，按工作簿名称重新排序。

重新排序

为重复使用的数字命名—设置单元格名称

为单元格“命名”

在Excel中可以给任意单元格和单元格范围“命名”。而且，命名还可直接用于公式。

例如，假设在A1单元格内输入表示消费税率的数值“0.08”，在B1单元格内输入销售额。使用单元格号指定位置时输入“=B1*A1”。不过，将A1单元格命名为“消费税”后，可以输入“=B1*消费税”。这样一来，与“=B1*A1”相比，更容易明白计算的内容。

为单元格命名——

示例6

除消费税率外，还有其他各种命名后更方便操作的数值。如表示位数用的数值（千元、百万元）、 汇款金额和各种业务中单独另外计算的单位（一批300个）等。

事先为用于各处的数值命名，会让公式内的内容更好懂。

在首个工作表中统一“命名”

可以在任意一个工作表内的任意一个单元格内为单元格命名，不过，如果在各个表中分别对单元格进行命名，会导致名称的管理陷入混乱，同时还存在出现重名的风险。因此， 建议统一在首个工作表内为单元格命名。

另外， 命名后的名称可以引用到所有工作表中，所以在多个工作表内为单元格命名的做法百无一利。只要没有特殊理由，尽量在首个工作表中完成对单元格的命名。

为单元格“命名”时，选定要命名的单元格，在左上的[名称]框内输入名称，按 Enter键确定。

示例7

选择想要设置名称的单元格。在名称框中输入名称，按 Enter 键.

提示：还可以给值命名

在Excel中，还可以给“值”而不是记录值的单元格命名。给值命名时，点击[公式]项下[定义名称]，在[名称]栏内输入数值的名称 1 ，[引用位置]栏内输入数值 2 ，点击[确认]键。不过，这样操作后，对其他人而言，名称与值的关系变得不好理解，所以并不推荐。基本上还是建议使用上述方法，按“在首个工作表内定义名称”的规则，为单元格命名。这样制作出来的工作簿任何人都容易看懂。