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为了使人们达到预期的目的而有效地工作，必须按任务或职位制订好一套适宜的职位结构。 ——[美] 孔茨 l 必须准确自如。 l 一个上级的原则。（指挥行为） l 服从的原则。 l 逐级的原则。 一、 垂直指挥系统的依据 垂直指挥系统以组织系统表（机构图）为序列，以岗位描述为依据。 二、 垂直指挥的原则 （一）服从指挥的原则 l 没有服从，就没有管理。 在一般情况下，下级无权判断上级的对错，上级的对错由上级的上级来裁定。 （二）一个上级的原则（指挥行为） 每个岗位、每个人只有一个上级，只服从一个上级的指挥，只向一个上级报告。 （三）逐级的原则 l 上级对下级可以越级检查不能越级指挥。 下列情况，可以越级指挥： 1）紧急情况 上级领导没有找到他的直线下级，不能眼看着损失发生，即可越级指挥。 2）直接下属表示或实际上不服从指挥 直接下属用种种理由不贯彻执行上级的指示，任何领导都有权越级直接指挥。这种情况发生后，直接下级应该表示自己错了或辞职。 3）下级无力完成上级安排的任务 4）必要的情况下，进行整体指挥 l 下级对上级可以越级申诉，不能越级报告。 申诉和报告的界定是： 报告是在正常情况下，向直接上级请示工作取得指示。 申诉是告状。 申诉只有在以下三种情况下是被认为合法的。 1）上级有贪污、盗窃、违法乱纪的行为。 2）上级有重大出卖和危害公司的行为。 3）上级滥用职权，对申诉者有重大不公正的行为。 以上三种情况，如果属实，即可成立。如属诬告，申诉者必须对此负责。 三、 垂直指挥的类型 1、单向指挥 只与单个的直接下级有关。 2、多项指挥 与两个或两个以上直接下级有关。 3、整体指挥 命令同时发给下属各级人员。也就是说，命令内容与各级下属都有关联。 例：总经理宣布调整工资方案。 4、在紧急情况下的现场指挥 四、 垂直指挥的常用形式 1、命令 命令一般分为口头命令和书面命令两种。 口头命令主要是指面对面的谈、小组讨论、电话或其他情况下以讲话形式出 现的命令方式。 书面命令主要是指通过下任务单和命令书的形式的命令，往往显得比较严肃 和正式，而且可以避免口头命令带来的问题。 l 命令人 即接受命令的执行人，也就是让谁去完成任务。 l 命令内容 即让某个人去干什么工作，包括时间、地点、人员、行动、行动的对象。 l 完成的标准 也就是说该项任务要完成到什么程度，即做成什么样，一般分常规标准和特定标准。 常规标准即公司已做好的规定或工作标准——下令时不用讲明，可以强调。 特定标准指没有先例或未做规定的工作标准——下令时必须讲明。 l 完成的标志 验收合格，交回令签。 l 复命的时限和方式 在什么时间以前，用书面、电讯或口头的形式向谁报告。 四小时复命制 对任何命令不管完成与否，都要在规定时间内复命，如执行人在执行开始后发现有 困难或阻力，应努力去克服；如确实有不可克服的困难，执行人无法按时、按标准完成，要立即向下命令者复命，讲明不能完成任务的困难或原因。如已完成任务，也要复命。“立即”：我们规定为不得超过四小时，这就叫“四小时复命制”。 这条规定特别重要。不能完成任务的人，可以取得下命令人的新指示，保证任务的完成或取得下命令人的帮助，及时克服困难完成任务。无论出于什么原因，在发现不能执行命令以后，没有向下命令人复命，延误了工作，要由受命令人负责。 l 命令时的语言要求 A． 简炼、准确、不需要形容和描绘。 B． 使用专业术语，概念清楚，尽可能排除误解。 C． 有可操作性。 D． 保证传达渠道畅通无误。 2、会议 会议经常用来决定多项指挥和总体指挥。会议要求开得简短，并能解决实际问题。 xxx房地产开发有限公司会议种类 （1）会前准备： 包括议题、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备发言，对会议进程 的预测和对策。 l 议题：不要多于三个。 l 主持人：主管级以上管理人员（不同层级会议） l 记录人由主持人委派，即各部门文员，总经理会议有总经理秘书，行政例会有行政秘书。 l 将下发的文件要做到准确，有错误在会前要经过修改。 l 文件要按照与会人数复印，不要造成开会中途文件准备不全。 l 要预先考虑到保密程序。 （2）会议通知： 根据会前准备拟定会议通知。 会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人需带资料，以及 通知发放方法和途径。 1、会议纪要 l 由记录人整理会议纪要。会议纪要只记决议，不记讨论过程，个别重要语句可记。 l 会议纪要一定要有执行人和完成时间。 l 会议纪要整理后要由会议主持人签发。 l 如果是连续性会议（如例会），会议上要总结上次会议决议的执行情况。 “会议的成果，凝固在会议纪要的决议中。” 会议纪要格式如下： 会 议 纪 要 **M字[年份]第 号 会议名称： 地 点： 时 间： 主 持 人： 记 录 人： 参 加 人： 缺 席： 签发人： 3、公文 l 批阅文件 批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一。 l 呈报文件 按文件呈报程序向有关负责人呈报，呈报时间和批复时间要做记录。 只能有一个人呈报，可以抄送其他人。 l 批阅文件的处理形式 三种处理形式：发回、批转、留中。 A． 发回即发回给呈报人执行（或否）。 B． 批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。 C． 留中有两种情况： ①做为资料收存。 ②暂不处理（文件暂不处理的决定要及时通知呈报人）。 l 公司中常用的文件 公司内部日常事务文件，是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存 照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。 常使用的公文种类有： 计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、 函等等。 l 公文格式 1） 标题：应当准确简要概括公文的主要内容，一般应标明发文部门和公文种类。 2） 签发人：发到哪一级的公文，应注明签发人。 3） 主送部门：即负责承办的受文单位。 4） 正文：由开头、主题、结尾三部分组成，或由依据、说明、决策三部分组成。要条理层次清楚，文字简练确切，标点符号精确无误，篇幅短小，一目了然。 5）发文部门落款：俗称“下款”。发文部门应写部门全称或规范化简称，几个 部门联合发文，将主办部门排在前面。 6）发文时间：用公元，小写汉字数码，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能 省略数字。一个部门单独成文的，按签发人签发的日期；几个部门联合制发 的，按最后一个部门的签发人的签发日期。 为了便于本公司的文件管理，现将各部门的文件统一编制文件头，请各部门 按以下的文件头参照本文的打印格式发出文件： 总经办 **总 字[年份]第 号 策划部 **策 字[年份]第 号 销售部 **售 字[年份]第 号 设计部 **设 字[年份]第 号 开发部 **开 字[年份]第 号 人事行政部 **人 字[年份]第 号 财务部 **财 字[年份]第 号 工程部 **工 字[年份]第 号 装修部 **装 字[年份]第 号 总工室 雄森总工 字[年份]第 号 预决算部 **预 字[年份]第 号 物业管理部 **物 字[年份]第 号 R—报告 P—计划 N—通知 M—会议纪要 O—其它 因企业经营管理中心和工程管理中心隶属总经办，其发文落款需注明相应名称。 例如：总经办发出一份通知，那么其文件的编号为“**总N字[2003]第001 号”。[ ]中填写的是年份，“第”和“号”之间填写的是第几号文件。 5） 附件：补充说明主题内容的附件，与正文构成一份完整的文件。 6） 印章：公文一律加盖印章。这是正式成文的标志。印章盖在部门名称和日期上。落款部门应与印章一致，否则失去法定存在权。 l 公文的撰写程序 撰写公文时所要遵守的一定的程序，专指公文的制作流程，基本程序有： 1）交拟 2）拟稿 3）核稿 4）缮校 5）签发 6）用印 7）封发 l 公文的发文程序 1）审核 公司各部门发文必须经人事行政部审核后才可签发 2）签发 3）用印 1）分发 2）立卷 3）归档 4）销毁 l 公文的收文程序 1）传递 2）签收 3）登记 4）分发 5）催办 6）查办 7）立卷 8）归档 9）销毁 签收的方法是在原件上由收件人背签，背签后直接放入文件夹存档备查。 五、垂直指挥系统的重要法则 1、不间断 公司的管理要做到指挥不间断，包括休假、下班、夜间。 l 时间不间断。 l 最高决策不间断。 l 指挥渠道不间断。 2、及时 决策就是要不失时机。该决定时不决定是最大的失败。 领导做出决定要有时限，任何指挥上的延误都会造成混乱和损失。 3、前后一致 领导人在进行指挥的时候： l 要考虑到同类事情的连续性。 l 要考虑到领导者本人的连续性。 l 要考虑到换届负责人之间的连续性，在这一条上，基本原则是人换法不换。 公司不同部门之间的一致性： 凡出现不一致的情况，要有以下三点： A． 原则 B． 内容 C． 转换时间 4、确保执行 确保能执行，确保已执行。 凡不能执行的命令不要下，这就是可行性的问题。 5、可监督 命令下达后要有有效的监察手段。 |
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