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无论是在学生时代还是在职场，经常会遇到需要团队协作的情况，可能是请同事帮忙收集整理资料，可能是需要一起合力完成一次策划、一个项目....... 作为负责人，在团队协作的过程中，你有没有遇到过这样的挑战呢？ 安排了任务，不知道别人进度如何，质量如何，整天提心吊胆，心神不宁； 任务安排后，大家都说收到，但是到了deadline之后发现任务居然没人做； 分配了任务，最终别人交付的结果跟预期差距很大，不得不自己重新动手； ....... 以上问题在职场很常见，在PPT定制中更是如此。 一个PPT定制项目有时候页面很多，需要很多人分工协作，经常也会遇到很多问题： 做出来的PPT风格不匹配； 有些是在线上协作，时间不稳定； 进度快慢不一致； ...... 所以，想要避免这些问题，学会如何带团队很重要，这也是我们上一周举办「王牌PK王牌」活动的初衷，就是希望每个队能够感受到团队协作的力量，理解协作重要性以及协作磨合的方式。 鉴于很多朋友不了解「王牌PK王牌」，在这里给大家简单介绍一下活动背景： 「王牌PK王牌」是由1名队长挑选3名队员组成战队，在规定时间内，完成一套由甲方提供的真实PPT定制项目，最终由甲方评分（40%）、评委评分（30%）、网络投票（30%）三大综合评分，决出「王牌战队」。  本次活动不仅考验设计能力，还考验队长们的带队能力，如何在有限时间内，合理分工发挥团队协作的力量完成任务。 作为活动主办方，我们非常高兴在本次活动中，发现几位队长优秀的领袖特质，他们在本次带领团队的方式值得我们学习，我从中总结了三点经验： ❶ 明确边界，界定标准； ❷ 明确任务，责任到人； ❸ 定期反馈，及时调整； 1明确边界，界定标准前段时间，我请线上的小伙伴帮我在后台收集优秀作业，当时我是这样表述的：  结果，就频繁出现了翻车现场：  因为自己没有表述清楚需求与标准，信息不对称，导致大量的返工。 那么，如何避免这种情况呢？ @利蒙 队长任务分配的做法值得学习：  分配任务过程中，利蒙队长不是简单的说：“大家要梳理文案！” 而是清晰地交代清楚： ❶ 大家要做什么？—— 梳理文案，确定文字稿； ❷ 做到什么程度？—— 每页有自己的逻辑线； ❸ 交付什么东西？—— 分好页的，提炼好的，有逻辑的文字稿PPT； ❹ 提供相关参照 —— 大家不会提炼文案可以参考这些文章； 这也给我一个启发，给别人分配任务的时候，如果想要对方交付的东西符合自己的预期，前期需要讲清楚需求与标准，你要做什么，做到什么程度，交付什么结果。 作为负责人一定不能偷懒，一要毫无纰漏的想清楚，二要事无巨细的列清楚，一旦偷懒，最终交付的结果往往会与预期差距很大，不仅效率低，还会浪费大量的时间。 因为自己的偷懒造成别人时间的浪费，那是犯罪。 2明确任务，责任到人不知道大家有没有遇到这种情况，发布任务时，明明大家都回答：“好的”。 但是到了最后的时间节点才发现这个任务居然没人在做，事情就这样不了了之了。 这个时候应该去追究谁的责任？ 到了这个时候再去追究责任或许意义已经不大了，如何止损补坑才是最关键的。 但是我们还是得思考为什么会出现这种情况，下次应该如何来避免？ 这一点，我也从@利蒙 队长身上得到了启发：  利蒙队长在分配任务时会说清楚，谁负责什么任务，谁是主要负责人，谁负责协助。 责任到人，这个时候每个人就会主动扛起任务，积极性就会被调动起来，一旦任务没有按照计划推进，那么负责人就得背锅。 反观自己的做法，只是告诉了大家有这件事，就容易出现相互推脱，我觉得这个事情应该你做，我认为是他做，最终导致没有按照预期推进任务。 所以，团队协作中，光分配任务还不够，一定要责任到人，否则很容易导致拖延，任务不了了之。 3定期反馈，及时调整记得有一次，我作为负责人带着俩名线上的小伙伴一起制作PPT定制项目，原定是三天之内每个人完成二十页PPT的制作，然后汇总给甲方审核。 分配完任务发布之后，觉得应该没啥事情了，大家就各做各的。 结果到了第三天，有位小伙伴才告诉我前两天他临时有事刚开始做，而另外一位小伙伴虽然做了，但是最终两个人做出来的PPT风格差异特别的大。 结果就导致第三天，三个人拼命赶稿，所幸在规定的时间之内完成了交付。 但是，在本次活动中，所有的选手同样都是通过线上协作完成，有些是学生，有些是职场人时间都不稳定，但是队长们反馈的机制设置的特别的好，就没有出现上述的问题。 比如@小敏队长，第一天就规定每天晚上讨论团队进度以及遇到的问题：  比如@澄音 队长同样也是制定了反馈机制，而且更加细致，包括每天的计划与进度反馈：  所以在带团队的时候，需要制定进度汇报的机制，掌控全局。 这也提醒我们，任务发布之后，进度如何？有没有按照预期的计划推进？能不能按计划完成？有没有遇到什么问题？完成的质量如何？如果没有反馈，完全一无所知，一旦出现问题，经常会误事。 如果有些小伙伴不知道应该反馈什么，我给大家总结了一个反馈框架：
当然，我也非常清楚很多人并不是没有反馈意识，而经常因为是没有按时完成任务不敢汇报，有时候是完成任务的质量很差担心挨批不敢汇报。 但是，从团队角度来说，无论你今天进度如何，完成的质量如何，至少在规定的时间节点内先给一个反馈，这样即便出现问题，才能及时补救。 以上就是我从本次的活动中总结的几点带领团队的经验，这些经验虽然是从PPT定制的协作中总结出来的，但是其实也适用于职场中的很多工作场景。 比如，请别人帮忙的时候，是不是应该明确说清楚自己的需求，避免信息不对称，导致返工。 比如，领导安排了工作，即便作为执行者，是不是也可以学会主动反馈，让领导有安全感。 ........ 希望大家早日养成良好的职场规范，少踩坑！ 本文作者：秋叶书友会-伟崇 编辑：燕子 “秋叶书友会”原创首发，转载请联系米勒（AlisonMiller）。 |
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