【原】小白讲Excel，在Excel中批量手动录入什么样的数据最高效！

上文我们聊了其实Excel并不擅长录入大量的源数据，哪它到底擅长适合录入什么样的数据呢？适合哪些录入场景呢？在解答这两问题之前，我们首选需要了解Excel它在单元格中支持录入什么数据类型？在Excel中，我们录入的数据可以根据录入的数据是否产生变化分为常量和公式，先了解一下Excel中的常量有哪些数据数据类型吧。

常量

常量是一个计算机语言的术语，它的广义概念就是不变化的量，在我们录入源数据后，不是人为修改，它是保持稳定不变的。Excel的常量我分为了6大类型，分别为数值，文本，逻辑值（布尔值）,错误值，数组，接下来逐个介绍一下：

数值：数值是常用的数据类型之一，type函数识别为1，比如某产品产量、销量，年度销售业绩以及商品的单价，而不参与计算的数字序列比如身份证号，邮政编码，手机号码，电话等通常为文本数字而不是数值，在系统中数值一旦超过15位就会自动转为采用科学计数法，超出的部分会被清除且不可逆，所以超出15位的数值计算基本没有意义，遇到这样的问题我们该如何解决呢？

如果你是用记事本录入的就需要在导入的过程中，可参考小白讲Excel-怎样录入数据才是正确的录入姿势

如果你是在表格中录入，常用的方法加单引号',但我不建议你这么做，因为一旦加了之后，再转变成数值的话就会多操作几步才行，推荐使用给数据所在的列设置为文本格式，具体方法：

• 比如数据在B列，鼠标移至b列标识符后变成后，点鼠标左键，选中整列，然后ctrl+1或鼠标左键弹出的菜单中选设置单元格格式，格式选择文本，然后点击确定再输入。

文本：日常录入数据类型之一，type函数识别码为2，主要由汉字，英文字母，文本型数字以及特殊符号组成，比如录入姓名，性别，公司名称以及身份证号等，除了人为的设置文本格式的数字外，我们也会遇到导入的数据的并没有设置正确的格式的数字，在带入公式中或编写公式常常会导致无法正常的结果，这里有几个快速转化文本数字为数值的方法，与你分享一下：

• 符号法：转化为数值的操作符号有加减0,乘除1，负号-；如果通过设置单元格格式的方法是无法立即生效的，除非对文本数字进行修改才能起作用；我采用的方式是选择性粘贴，选择一个空白的单元格输入数值1，复制，然后选择要转换类型的数据，鼠标右键-选择性粘贴，选择运算乘或除都可以，然后确定，是不是所有的数据就转化为数字类型；

• 分列法：如果你选择数据的整列的数据，你也可以通过分列的方式来转化成数值，具体操作如下图：

• 两种方法比较：分列转化法只能一列一列数据的转化，而且需要将转化的数据存入到新列，因为它不会修改单元格格式，如果做修改的话，原来的单元格式文本格式，修改完又自动变回文本了，而符号转化就没有这个问题，而且数据的量不受限制，这里推荐用符号法。

布尔值：只有两个值的数据类型TRUE和FALSE,TYPE识别码为4，它比较特殊的地方就是它是可以参与数学运算的，比如TRUE + 1 + FALSE+TRUE你猜猜等于几呢？3，你作对了吗？这里TRUE等效1，FALSE等效0，但实际并不相等，如果单元格输入=if(1=TRUE,"相等","不相等")或=if(0=FALSE,"相等","不相等"),结果都是"不相等"；

扩展内容：在Excel中，什么值的结果为TRUE,≠0的数值，正负都可，0的结果为FALSE,这是可以用数学表达式来代替【与】和【或】逻辑条件的原理之一，比如A1单元格成绩>70且<=80的条件的我们通常会这么写吧！AND(A1>70,A1<=80)或多层if嵌套来写if(A1>70,if(A1<=80,'优异',''),''),而用数学表达式就简单很多，比如(A1>70)*(A1<=80)，是不是就简洁多了呢？接下来就是公式遇到异常才会出现的错误编码。

错误编码：常见数据格式之一，type函数对应值为16，语法结构：#错误编码，常见的错误代码为：

#N/A，#DIV/0!，#VALUE!，#REF!，#NAME?，#NUM!，#NULL!，######；而且每一个都有特别含义，这些可以帮助我们更好找出公式中的错误和bug的原因所在。

虽然这些错误代码通常都是由公式生成，不过也并没有限制我们手动输入这些错误代码，至于意义吗？会在之后的文章详解这些错误代码的意义以及如何才能更好处理它们。

数组：常用的数据类型但很少手动录入，type函数对应识别码为64，Excel中数组是2维结构，也满足了Excel表格的行列结构需要，用;号隔纵向数据，用,号分隔横向数据，虽然我们不容易见到选择A1:F1范围的数组存储结构，我们可以借助定义名称，然后通过名称管理器来查看其实际数组存储结构，

从上图可以看出行和列的数据用数组存储的方式，哪么问题来了，上图A1:C3的数据又是怎样的呢？总结为8个字

标志符号为{},不论数据是什么类型数据，都用"引号包括；

先列后行，列为逗号，行为分号；数据存储的格式为{"1","2","3";"7","8","9";"13","14","15";}

注意：所观察的特征只是在名称管理器的样式显示的样式，并不能代表实际的情况。

说了这么多关于数组的内容，它有什么用呢？主要为了给公式开启数组模式做个铺垫，之后我会花一篇到两篇详细解释公式数组模式的用法及其使用的场景有哪些？我了解的常量的内容也就这些了，下面开始公式部分的介绍。

公式

公式的引导符号为=，当在一个单元格第一个字符输入=，则系统会自动进入公式模式，在这种状态下，可以输入三种类型，常量，表达式，函数；

常量中的数值，错误编码，数组，逻辑值上并无区别，只是在输入文本时需要用双引号包括可以，否则会自动识别为定义名称；

表达式：通常有常量和操作符组成，比如文本的拼接="天津"&"市政府" 结果为天津市政府，数学表达式如=3+3+TURE 结果为7，还有引用单元格内容的方式：=A1&A2或=A1*A2(A1模式),常量在前面的内容已经介绍过了，这里说一下操作符，它分算术运算符,文本连接符（&），比较运算符（=，<,<=,>,>=）,引用运算符；

算术运算符：加（+），减（-），乘（*），除（/），幂(^)，百分号（%），负号（-），加减乘除负都比较熟悉，这里不过多介绍，看一下幂和百分号用法：假如2的5次方，正确的表达式为= 2^5,结果为32，如果一旦数值后加%，则数值会缩小100倍，比如=5%，结果为0.05

引用运算符：范围引用符 冒号（：），联合符：逗号（，），交叉引用符空格（单个）；冒号： 比如A1:C3,是A1到C3的所有单元格的引用；交叉引用符空格：值两个引用范围中都包含的单元格，具体详解如下图：

那么问题来了，如果它们都在一个表达式中，谁先谁后呢？

引用先，算术后，连接，比较紧后排。

• 引用运算符级别最高，算术运算符其次，&中间，比较运算符最后。

• 其中算符运算，-（负号）第1，%第2，^第3，第4乘除，最后加减

• 若同级别，遵守从左到右依次计算。

了解运算顺序，主要是在编写表达式的时候做到有数，别对自己编写的表达式自己都不知道什么结果。举个栗子求25的2次方再缩小100倍公式怎么写？正确=(25^2)%,而不是=25^2%,也不是=25%^2,遇到无法用优先级搞定的时候，就用()来改变优先级，在Excel有()先算括号里的表达式。

函数：是编写功能的主要元素，它的引导符除了=外，还有一个不为人知的@，也可以引导系统进入函数识别模式，2016版的函数有405个，共分为12个使用场景的大类，有文本，信息，逻辑，查找与引用，日期和时间，统计，数学和三角，工程，财务，多维数据集，兼容性函数和web函数。不过我们需要掌握几十个就能满足我们日常的需求，剩下的现用现查好了。更多关于函数的内容可以从之前的文章里了解。

在公式录入模式下，最多为8000字符，日常使用中很难超过这个字符，如果一个公式中函数套用超过的100多字符，排查和分析错误变的十分困难，哪么该如何解决这个问题呢？拆分公式，把公式拆分如果子公式，存放到同行的单元格中，这样既可以方便分析错误，如果遇到不能显示出这些单元格，可以按ctrl+0隐藏整列内容，ctrl+9隐藏整行内容，ctrl+shift+0,显示隐藏列的内容，ctrl+shift+9显示隐藏行的内容，如果按快捷键不能显示隐藏内容，可以用鼠标拖拽显示（原因是当前打开软件中有热键冲突）。

文章到这，在Excel中能录入的数据内容了都说了，哪什么数据适合在Excel手动批量录入呢？

• 有规律的数据，比如序列，日期，只要我们选择好填充的范围，可以借助鼠标拖拽，【开始】下的【填充】下快速填充和序列，来完成，这里分享一个有用的小技巧，就是在当如果拖拽填充的有的时候是复制，有的时候是创建递增序列，其实这两种模式有个转换键就是ctrl，当拖拽鼠标是复制功能的时候，鼠标不用放，按住ctrl键就能切换到填充序列模式是不是很方便呢？如果拖拽是序列而你要复制，照样按ctrl就能切换到复制模式。

• 输入相同的内容，我们需要借助ctrl+g，先等位到这些位置，然后在当前选择单元格输入内容后按ctrl+enter(回车)就能同时在选定的位置填充上相同内容了，

• 拆分结构相同的数据，比如身份证号，提取省份，只需按身份证的内容录入第一个输入，接着按ctrl+e就能批量完成整列对应的数据的提取，不过这种方法有局限，我会后面的文章揭晓答案。

好了关于Excel录入的什么数据以及适合批量手动录入的数据，我就知道这么多了！如果你有想了解什么内容，可以私信或留言给我！我会尽量提前安排更新相应的内容，如果有什么疑问或者文中有什么纰漏，欢迎留言指正！