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“请示工作”无往不利的秘诀

2019-09-16  图书 馆员
“请示工作”无往不利的秘诀:省委办公厅“大专家”40年从政经验亲授
按:请示是机关和企事业单位在日常工作中最常用的公文文体。对职场人来讲,既是入门课,也是基础课,像吃饭、喝水一样,再普通不过了。

但不知你是否发现,同样是请示领导,有的人总能“凡请必过”,次次都志足意满,得胜而归;有些人却总要被呵斥得“翻来改去”,常常一脸懵懂、灰头土脸地走出领导办公室。

这到底是为什么?


事洞明皆学问,工作中的常见小事也有自己的规律和秘诀。不深入思考、没掌握技巧、缺实践练习,明明能顺利完成,结果却往往“输”的莫名其妙。

借用当下最为火爆的手游“王者荣耀”的广告词,你想不想“登上最强王者,秒变男神新技能”?那就快和我一起,踏上由“见习”到“传奇”的成功之路吧! 

1

见习到资深

运筹帷幄

初来乍到的职场人,往往会想啥说啥、想啥写啥,对领导能不能接受考虑的不多。

其实,请示是种实用性、指向性、目的性很强的文体。

如果自己都没把事想清楚、想全面、想周到,怎能奢求得到领导的认可?

所以,别管书面请示还是当面请示,先别急着说要钱、要人、要机构,而要将请示事项的重要性、必要性、可行性及有利性分别交代清楚。

一要师出有名。所请示的工作或事项,必须与大政方针政策相一致,与形势发展趋势相吻合,与领导批示指示精神相一致,也就是选对了方向。

二要有的放矢。请示的工作或事项,必须能够体现领导的工作意图、工作重心和工作习惯,而且是贴得越紧越好,这才是选对了路径。

三要可行见效。一定要把请示的工作或事项一旦获准后将带来的效益和好处说清楚。只有把这个“利”写足、写透、写到位,才是选对了方法。

前面铺垫好了,后面再写需要的款项、人员、机构等内容就变得顺理成章。领导不仅会批准,没准还会有意外惊喜。

2

资深到精英

旁敲侧击

古人打仗讲究天时、地利、人和,我们想把事情办成办好,同样需要考虑客观因素的影响。

知己知彼,百战不殆。做事考虑周全一点,才是脱颖而出的关键。

设身处地想想,领导也是凡人,一样会有喜怒哀乐,不同的心情状态,对事情的处理也难免会有差别。

所以,应该在平时和领导的秘书、司机,或者直接服务领导处室的工作人员处理好关系。请示汇报前,先提前了解一下领导的近况:“最近领导忙吗?心情怎么样?”

如果得知领导工作不忙,且诸事如意、心情愉快,那么立即趁热打铁,自然无往而不利;如果领导忙得不可开交,或者正为单位、家庭的琐事困扰,本来心里就不痛快,这时你送上门去,多半会自讨没趣。

所以,除非紧急事务,还是再择良机为妙。

3

精英到宗师

创造机会

有不少同志写完请示,送到领导手上就觉得大功告成,却忘了自己的目的是要获得领导的认可、同意和批准。

这种应付的做法,会导致之前的辛苦全都白费。

重要的请示,一定要自己亲自写、亲自送、亲自找领导沟通汇报。

即使你与领导级别相距甚远,也要和他的秘书或服务他的工作人员,说明请示的背景和前因后果。往往秘书或服务他的工作人员的一句话,就能对你的请示起到莫大的推动作用。

如果你的级别能够直接汇报,则一定要当面向领导汇报。除了提前构思好汇报要点、打好腹稿外,汇报时还要注意把握“三忌三宜”。

一忌单刀直入,宜清风徐来。很多职场人到了领导办公室后,一上来就汇报工作,汇报完事就立马走人。

这种请示方式较为生硬,会给领导心理带来一定的紧迫感。我一般不这样做,而是根据提前了解和平时掌握的情况,从领导喜欢和关注的话题入手,花上几分钟和领导“唠唠嗑”,营造一种轻松愉悦的气氛。

比方说,领导喜欢球赛,这方面我可能不太在行,但我只要把最近国内外关于球赛的一些信息提供给他,他就会比较开心。

聊得畅快、聊得投机、聊得满意了,谈正事的时机也就水到渠成了。这时你拿出精心撰写的请示报告,把原因、目的及前景说清楚,成功的概率自然会很大。

二忌钱字当头,宜利字为先。当面请示时,不要上来先说“我这项工作需要多少钱,这项活动需要多少人员、设备”等等,这样容易给领导压力,甚至招致领导的反感。

可以换个顺序汇报,先向领导汇报请示工作或事项的重要意义。

如果请示获得批准后,会怎样促进上级、同级重大决策部署的贯彻落实,会怎样实现重点领域的突破,会怎样提升工作水平和质量,等等,把这些好处汇报到位,让领导动心,并赞同和支持你的请示。

然后再简要提一下这项工作或活动需要的款项、人员、设备等,尽量说得客观实在,给领导留下“虑事周全、请示得当”的好印象,这样就会赢得领导认可。

三忌不辨时机,宜察言观色。当面请示汇报时,要随时观察领导的情绪。

如果发现情绪不对、脾气不好,或者根本不想跟你聊,你千万不要再聊下去。

为什么呢?因为也许他刚刚挨了上司的批评,但是他的身边人都不知道,我们更不知道;也许他新添了一件特别烦心的事情,外围的所有人都不知道。面对一个随时可能要爆炸的火药桶,你不跑还等什么?

4

宗师到传奇

李代桃僵

天有不测风云,有时虽然已经尽了全力,但一个突发的小小意外就可能打得我们措手不及,这就是考验大智慧的时刻。

比如你前面都做到位了,进门却意外发现领导情绪不对、脾气不好,可能有了突发的困扰,这时如果再按原计划汇报,很可能会撞得头破血流。

一旦请示的工作或事项被领导否决后,以后想再启动必然困难重重。但你也不能扭头就走,不然领导觉得你没事瞎串,你就可能会立马化身送上门的出气筒。这时,备用请示就成了你的救命稻草。

何谓 “备用请示”?

就是每当我去找领导汇报前,总会在文件夹中放上两份请示,上面是准备呈报的重要请示,下面是可有可无的次要请示。

一旦发现领导心情不悦、谈话气氛不对、批准概率不大,便顺手拿出下面的次要请示请他批示。

在此情况下,领导多数不会同意。但对我来讲,这事本来就可做可不做,丢卒保车也避免了大的损失。

汇报事情也是一样,多准备一份“备用方案”,自然能使自己处于进退两便之地。

有人说,职场人就是靠“多年的媳妇熬成婆”,但在我看来,能“想”善“悟”更加重要。

比如“请示工作”这件小事,用心写好请示、了解领导近况、直接沟通汇报、常备次要请示是一个有序推进、层层递进的流程。

当你真正领悟其中的道理,把四个步骤走好,领导批示同意的成功概率会非常大。到时候你所需要考虑的,就该是如何面对下属的请示工作或事项,成就自己的荣耀之路了。

主创:张岩磊

协创:张永辉、韩延章

编辑:陈    雷、韩马啸、朱   飞

校对:夏慧娟

领导让你“看着办”,你该怎么办?

为办公室人员,经常遇到领导说你“看着办”的情况。 “看着办”,乍一听起来,感觉没什么错,不就是该怎么办就怎么办嘛。可是一细想,不少“看着办”的事情,真需要好好琢磨。

第一种情况

你请示的事情是平时经常遇到的,以前也经常发生的。

这个时候一般参照惯例执行即可。换一个角度去看,也表明领导对你的信任和肯定,要学会独立应对、熟能生巧。记得完成后将情况反馈给领导。

第二种情况

问题可能有一定难度,你以前没有独立处理过,领导要考察一下你办事的能力。

这种情况下要把握三点:一是忌“不敢为”既然承担了这份任务,就勇敢面对;二是忌“不想为”,要积极主动地去处理,莫拖延懒散、消极应付;三是忌“不会为”既要主动请示定方向,又要主动请教找方法,在合理把握领导意图的前提下赢得同事的支持和配合。

第三种情况

出现的是新问题或者是难题,领导一时难以定夺,需要缓冲。

此种情况下,要把握两点:一是当参谋,出方案,要深思熟虑,把自己的方案反馈给领导,如采取什么措施,执行起来有哪些难度,会有什么效果,供领导参考决策;二是勤汇报,多沟通, 方案定下来后,在执行的过程中,要及时向领导汇报,便于动态更新调整、持续修正,以实现最佳效果。同时,对于一些关键性要素,要仔细审核、跟踪,确保不出现原则性错误、低级错误。

【官道】机关干部请示工作“四忌”

早请示,晚汇报,既是机关工作的特定要求,也是对机关干部日常工作的生动刻画。对于机关干部而言,加强请示汇报不仅是工作需要,同时也反映出了一名机关干部的思想作风、业务水平和办事能力。因此,每一名机关干部都应加强学习,真正掌握请示工作的方法与技巧。下面就个人体会谈谈做好请示工作要注意的四个问题: 
一忌越级请示,应按级呈办 
请示工作的首要原则就是按级请示。作为一名机关干部,不论要承办什么事务都应按程序逐级进行,即首先向直接领导请示问题,即使直接领导无权答复或批示,需由高一级领导答复或指示时,也要逐级请示。只有直接领导不在,而事情又比较紧急,必须尽快处理时,才可以越级请示。越级请示后,要及时把请示的内容和领导批示、处理结果报告直接领导,以便其了解和掌握情况。通常来说,机关干部在办理请示工作的顺序应依次为科室负责人——分管副职领导——正职领导。 
  但在实际工作中越级请示时有发生,这其中有的是因为机关干部不得要领,而有的则是有意为之。某部军训科一名李参谋因家中有急事想请两天假,但当时正值部队实兵演习临近,按理说是不能请假的,于是李参谋利用科长下基层检查工作的时机找到副参谋长请假,并欺骗领导说科长已答应了,于是副参谋长就直接批了假。当科长回来后召集人员开会才知道李参谋绕过自己请假的事,马上就向参谋长作了汇报,结果是李参谋被立即召回,不仅受了处分还被勒令在军人大会上做检查,副参谋长和科长也受到了批评。科长为什么受批评?因为他也越级了。请假是这样,请示其它工作也是如此,违反原则办事往往适得其反,还会造成工作上的被动。 
  二忌多头请示,应找准主办 
  不论是口头请示还是书面请示,都应只向一位领导请示,不管是得到肯定的答复还是否定的答复,都应坚决按批示意见办。如果多头请示,就容易造成多种答复意见,使承办人无法执行,另外多头请示还可能引起领导之间的矛盾。有的机关干部不注意这个问题,向一位领导请示未获批准,再向另一位领导请示,直至得到满意的答复,这种做法是十分错误的,必须坚决纠正! 
  有一次,上级机关准备在某部召开一个风险管理现场会,会议筹备事项由军务科负责,当时军务科长空缺暂由马参谋代理。在确定主会场的问题上,马参谋想把主会场定在第一会议室,原因是空间大、座位多,虽然设备老旧,但灯光、音响都是现成的,不用再重新布置,比较省事。于是,马参谋请示了李副参谋长,但李副参谋长却指定在第二会议室,因为第二会议室是重新装修的,虽然空间小,但是桌椅、灯光等条件好。马参谋为了达到自己目的,又趁李副参谋长出差时向张副参谋长汇报了此事,仍然力荐使用第一会议室,而张副参谋长刚从外单位调来不久,不知道两个会议室的差别,也不知道张参谋已经请示过了其它领导,于是就同意了。事实证明,李副参谋长的决定是正确的,第一会议室当主会场效果并不好,会议期间曾断过一次电,音响也多次出现问题。李副参谋长出差回来听说此事后非常不高兴,在很长一段时间与张副参谋长和马参谋的关系十分紧张。 
  三忌夸大困难,应实事求是 
  实事求是是我党始终坚持的思想路线和行动纲领,更是每一位机关干部必须遵循的基本原则与准绳,脱离了这一原则去开展工作,越有作为,对党的事业造成的危害就会越严重。以下场景对于很多“老机关”来说可能并不陌生: 
  李科长:“小张,这次会次上级答应给我们补贴一些经费,你尽快打个预算报告。”张参谋:“大概要申请多少钱?” 
  李科长:“上级也没有明确,我想2万左右就差不多了。”张参谋:“2万?差多了,要多写点,宽打窄用嘛!至少也要写4万,如果上级砍掉一半,钱也够用了。如果申请2万砍掉一半就剩1万了,工作就难搞啰。” 
  李科长:“言之有理,就按你说的办。” 
  张参谋之所以要将申请经费翻倍,主要是担心上级下拨时会减少,虽然他不是出于私利,但这一弄虚作假行为极大损害了部队风气建设。对于机关干部而言,实事求是最直接的体现就是要说实话、办实事、讲实情。不论是请示还是汇报,都不能为了求得上级同意而故意夸大或缩小事实,也不能为了求得上级帮助,故意夸大困难给上级施加压力。 
  四忌先斩后奏,应事先请示 
  任何一级机关,都是党委和领导的办事机关,机关干部的工作,绝大多数是依据党委的决定和领导的指示而进行的。对于机关干部而言,领导是上级,是决策者,居于主导地位,机关干部是执行者,必须要加强请示汇报,并将领导批示作为开展工作的基本依据,切忌不可先斩后奏,越俎代庖。 
  某部业务集训期间,安排集训人员参观两个试点单位,一个单位在城东,一个单位在城西。平时从城东直行到城西只要30分钟,但偶尔会堵车,而走绕城高速则要45分钟,原计划的行车路线是走绕城高速。但当天带队干部刘参谋接到电话,自己的女朋友突然来队。刘参谋为了尽早赶回部队见女友,在返回途中改变了原定路线,选择从城中直接穿行,当车队行至市中心时,因交通堵塞延误了近两小时,事后刘参谋也因此受到了处理。这件事看似偶然,但刘参谋这种作法是不可取的,事前请示,事后汇报,这是每一名机关干部都应认真恪守的程序与原则。作为机关干部,不论何时何地遇事都要先请示后行动,特别是一些必须要征得上级同意的事项,一定要在上级批准后才能付诸实施,只有在非常紧急情况下才可以边请示边处置。

[职场]当领导的秘诀

要学会自视清高,认定自己是高高在上的。

要有俯瞰群雄的霸气,因为站在你脚下的都是你的属下。

要在下属对你提出疑意时,微笑地抚摸他的肩膀。

要在下属接受你的意见时,淡然地一笑。

要在愤怒时,找个没人的地方发飙。

要在开心时,带领下属大醉一场。

要在下属的心目中,竖立你领导的地位。

要在同行面前,告诉他们没你不行。

要在小事上,睁一眼闭一眼。

要在大事上,果绝睿智。

要在难事上,勇于搅和。

要在愧心事上,当做什么也没发生。

要在谈论陌生话题时,以诙谐带步。

要在得理时,放他人一马。

要让自己的话,成为圣旨。

要让下属知道,他的话永远只是参考。

要让自己的振臂一挥,有万人响应。

要让自己的一举一动,对下属产生心理上的障碍。

要让自己走在最前,没有人敢越过乃至并行。

要让自己面对美女时,假装正经。

要让想争夺领导之位的人,知道什么可能都会变为不可能。

要在自己可以晋升却没有得到晋升时,告诉他人是你让着他。

要在你打盹时,睁着双眼。

要在你累了时,让同行觉得你随时都会反扑。

要在有压力时,表现大胆的倔强。

要在有动力时,告诉下属什么是王者之风。

当领导,难乎?不难也。

当领导,宜乎?不易也。

当领导,异乎?不异也。

把秘书工作做得更加艺术
一、尊重而不奉承吹捧

理顺与领导的关系,是秘书工作者事事碰到,需时时注意、处处谨慎的事情,也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重,从工作出发,从领导与被领导的地位出发,对正职和副职领导的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、协助。

  如果某项工作,正职(或常委会)决定由某一副职负责去抓,秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作,就直接对这位副职,不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报,或向其他副职沟通情况,那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报,就是多余,会把事情弄乱。

  实践证明,多位领导者,就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处,逆着来往往会出问题。如内向性格的领导,喜欢独自思考问题与办理事务;外向性格的领导,善于人际交往,喜欢同别人一起商量工作。对待前者,秘书最好是在事前当参谋,事后做助手,当领导在独立思考的时候,就不?quot;参谋了,否则,就会干扰他的思考。对待后者,要及时协助他组织人员共同商量工作,秘书要有分寸地参与其中,发挥参谋和助手作用。

  在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结和威信,不能从感情出发、看人行事;不能表现出靠近谁、疏远谁,听从谁、不听从谁的行为;更不能当甲领导面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

  二、主动而不越位脱轨

  秘书工作是以领导工作为轴心,要紧紧围绕这一轴心,进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动,要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作,能够分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路,分析领导的意图,并加以理解、完善和落实,四是积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。有了这四个方面的基础,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商量工作时,补充和修正的意见,才能提到点子上。

  日常工作中,要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按计划列出个明细运行图。

  三、服从而不盲从附和

  秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置,就得和领导拉一套马车,按领导者的意图前进。但是,服从并不等于盲从和不加分析的附和。分析有两层意思:一是从分析中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺,起进一步完善的作用。按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵制和反对。

  四、补台而不挖角拆台

  秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调?首先,心里要有一杆平衡秤,要一视同仁,不论哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前,不论是在思想感情上,还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次,领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰、弥合、消除,不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和,或者保持沉默。本着工作上的支持,关系上的爱护,感情上的友谊去做,这比什么都重要。不能站在一边,冷落一边,更不能为某一边提供反对另一边的材料,对某领导进行挖角、拆台,扩大分歧,加深矛盾。

  五、沟通而不封闭堵塞

  秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性,就是调换角度的艺术。在下达的时候,要站在上级角度,把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情不贪地说得明明白白。

  现实工作中,上下级领导不论是在看问题的观点和方法上,还是在解决问题的战略和战术上面,都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的,可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点,与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异,才能去做协调上下级的差异的工作,缩小或化解上下级的差异,取得认识一致。

  六、挡驾而不阻拦干涉

  挡驾的对象是找上门来的同志,其层次有别,事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度,它是秘书协助领导理顺工作,帮助下级或群众解决问题的机会,也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术,对来者都要热情接待,给予关照协助。来者是办事的,不是走亲访友。因此,挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准,将来者要办的事情弄清楚,然后进行分析归类,属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况:一是属于领导审批和需要急办的事项,要立即协助来者找主管领导办理;如果领导不在一时又找不着,可将事留下,抽空再找领导,有了结果马上转告;二是属于职能部门管理的事项,协助来者找职能部门办理;三是涉及多方面的事项,应以开会方式解决为好,就建议领导主持开会,召集有关方面人员参加,统一安排布置,妥善处理。

  挡驾工作是代表领导机关进行的,应该注意机关的良好形象,克服那种门难进、脸难看、话难听、事难办的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚,要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火,以火对暴,把事情弄僵了。挡驾过程中,应注意语言艺术和应变能力,应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循,对平级或下级的同志,其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气;但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气,且不可不懂装懂。

  七、分工而不分家自立

  办公室的工作是个整体,有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工,这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出,各映各的号、各唱各的调的现象,不利于办公室发挥合力作用。因此,必须明确,分工是各有侧重,不是分家自立。办公室是个不管部,许多交不到具体部门承办的事情,都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管,管了之后再沟通、协调、解决。

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