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领导说图表乱糟糟,跟没做一样?高手都是这样做数据汇报的!

 宋洋sy 2019-09-24

不管是日常工作,还是向领导做汇报,我们少不了和数据打交道。

比起一堆数字,让人看得头晕的表格,图表可以更清晰地呈现数据。
直接选择数据,插入图表,可以轻松做出下面这样的图表。
柱形图↑ ↑ ↑
但是,如果在工作中交出这样的表,肯定会被领导说!
没写标题?配色太丑?数据太简单?……
这些都是问题,但还不是关键,真正的问题是——这样的图表不够直观。

01

做图表,重点在直观


假如让你拿着这份表格,给领导汇报数据,你会怎么说呢?
相信不少人可能会这么汇报:

1 组实际销量是 2269,比上月增长了 69;

2 组实际销量是 2326,比上个月减少了 28;
3 组实际销量是 2281,比上个月减少了 157;
……


没等念完,领导就要打断你,直接来一句——说重点!
而聪明的人,会这样汇报:

这个月的产量,基本与上个月持平。

具体来看的话,8 个小组中,有 2 个小组是比上个月有进步的,分别是 1 组和 4 组。

另外,3 组这个月表现最差,下降了 6.4%。


这样讲,是不是就清晰多了?

其实,直接贴表格,或者把表格中的数据做成图表,都只是完成了信息呈现,只是原始的第一步。
而高手则更进一步,他们会去总结结论、提炼关键指标,然后做出相应的图表。
而且你注意到没,高手汇报也有技巧,先整体结论,再细节支撑。
这个方法叫做结构化思考,由上而下,逐步拆解问题,表达清晰。

02 

做表格,高手有一套!


不止汇报,高手在做表格的时候,也有他们的思考结构。最近有一位朋友求助,就是吃了这个亏。
她是做销售的,需要合并近几年的数据,然后按消费次数和金额,找出最有价值的用户,做重点关系维护。
可是,因为这几年的表格结构和数据不一致,需要做大量的数据整理工作。
所以缺乏表格设计思维,真的很可怕。
原本只要点一点鼠标就可以几秒钟完成的工作,因为没有提前规划,最后只能人工一点点合并。
工作不累才怪呢!
而且不管你是做销售、运营、还是 HR,只要工作中会碰到数据,就很可能遇到数据分析的问题:
怎么按年、按月、按季度等不同周期来统计?怎么按年龄段、分数段来统计分布情况?怎么统计数据增长的趋势?……



如果你只会一行一行手工制作表格,靠一个又一个的函数公式来统计,离熬夜加班就不远了。
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一份数据报告,如果看不到数据规律和结论,它就只是表格而已。毕竟老板想要的,是会用数据报告结果的高手。
如果你掌握真正的可视化表达思维,并能做出合适的图表,你就能脱颖而出,让身边的人眼前一亮。
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