【原】采购管理办法（普源）

第一节 总则

第一条 为健全、稳定公司生产经营所需物品的供应渠道，控制物品的采购成本，规范与采购有关的申请、订货、审批及验收程序，明晰相关部门和人员的职责，制定本办法。

第二条 采购对象的分类：

1、 产品材料：运用于生产的产品当中，直接构成产品（含工程样板）实体组成部分的材料，包括原料、材料及辅料等。可以BOM清单作为产品材料范围的界定标准；

2、 生产物料：各车间在组织生产的过程中耗费的物料，包括生产部各生产车间和辅助车间耗费的、不构成固定资产的五金、电器、工具、模具、维修配件、油料、劳保用品（含生产工人制服）等；

3、 管理及后勤用品：公司管理部门或后勤服务部门所耗用的、与生产的产品和生产过程均没有直接关系的物品，包括不构成固定资产的办公设备、文具、图书报刊、饮用水、消防用品、制服、零星日常用品等；

4、 产品材料及模具的发外加工、工程维修及其他零星劳务；

5、 固定资产。

第三条 采购管理遵循“先申请、后采购，部门申请、集中采购”的原则。除本办法或公司另有规定外，本办法所指采购对象的对外采购统一由采购部负责实施。

    会计部对采购业务的全过程及本办法的实施进行监督。

第四条 采购业务的相关人员（含采购申请、审批、执行、验收及监督人员）履行采购或其相关职责，应遵循“诚信勤勉、廉洁奉公”的原则。

第二节 采购申请

第五条 本办法第二条各项物品采购申请的提出部门和方式：

1、 产品材料或产品材料的发外加工由物料控制部或工程部以《物料需求单》、《工程样板需求单》的方式提出；

2、 生产物料由生产部门以《申购单》的方式提出；

3、 管理及后勤用品和固定资产由各需求部门以《申购单》的方式提出；

4、 工程维修由行政部以《申购单》或其他书面报告的形式提出；

5、 固定资产由需求部门以《申购单》的方式提出。

第六条 公司确定由指定部门统一管理的物品如由行政部统一管理的文具、饮用水等，由指定部门统一申购、验收和收发保管，各部门按需向申购部门申领。

第七条 产品材料在生产过程中发生的损坏、报废，需要在《物料需求单》之外追加采购的，由生产部门以《申购单》的方式提出申请。

因产品设计或工艺流程的更改，需要变动原《物料需求单》的采购对象或采购量的，由物料控制部调整原需求单。采购部根据调整后的《物料需求单》进行采购。

生产部门需要将原《物料需求单》中计划自身加工的物品发外加工的，生产控制部以《发外加工申请单》（注明发外加工物品名称和数量）的形式通知物料控制部，由物料控制部出具《外发加工需求单》。外发加工需求单应注明发出的物料名称、数量，加工收回的物品名称、数量，有损耗的应注明耗损比例。采购部根据《外发加工需求单》出具《外发加工单》。

第八条 《物料需求单》、《工程样板需求单》、《发外加工需求单》、《申购单》或其他具有申购性质的书面报告（以下统称申购单）经部门经理审核后，由部门主管副总最终审批。采购固定资产还应由固定资产所属主管部门在申购单上审核。

第九条 申购单完成前条规定的审批程序之后，申购部门将其送采购部门。采购部在申购单上签收表示对采购内容、采购任务的全面理解和全面接受。采购部门对申购内容有疑义的，申购部门应负责给予采购部门认为足够的解释。

第十条 在不能保证采购单标的即为申购物品的情况下，采购人员在拟定采购单条款时，应保留有向供应商退货的足够权利。

第十一条 申购单一式四联，经采购人员签收后，第一联留采购部，作为采购货物的依据；第二联由申购部门分送仓储部，作为验收货物的依据；第三联为财务联；第四联为申购人存根联。

第三节 供应商

第十二条 供应商分特定供应商、定点供应商、指定供应商和普通供应商四类。

特定供应商是指考虑与公司的非常合作关系或其他特殊原因，经营运总监和财务总监联合批准的，某一项或数项物品只向其采购的供应商。

定点供应商是指按本办法规定的评价审议程序评选出来的供应商。

指定供应商是指不经评价审议而直接由本办法指定的供应商。

以上供应商以外的其他供应商统称为普通供应商。

第十三条 采购部应为每一项常购物品确定二至三家供应商作为定点供应商。

前款所称常购物品是指多数订单都会使用或上年累计采购额超过10,000元的物品。

常购物品的范围由采购部会同物料控制部确定。其中产品材料中常购物品成本占产品材料总成本的比例不应低于70%。

采购部应将常购物料清单送财务部备案。

第十四条 定点供应商由采购部负责供应商开发的人员提出备选名单。采购部的采购人员以及质检部、生产部等其他了解供应市场的人员也可推荐供应商备选。推荐的供应商未被采购部列入备选供应商名单的，采购部应说明理由并给予答复。

    备选供应商的数量不得少于拟确定定点供应商数量的二倍。

第十五条 定点供应商资格由采购部、物料控制部、质检部、生产部及财务部在采购部提交的定点供应商备选名单中综合考虑供应商的供货品质、供货价格、发票开具、信用期限及往年的合作关系等因素审议评定。审议评定结果最终报营运总监、财务总监批准。

定点供应商资格的有效期一年。定点供应商一经选定，规定范围内的物品不得再向其他供应商采购。

第十六条 采购部采购员、品管部、财务部以及物品的使用部门随时有权对定点供应商的资格提出质疑，采购部应就质疑内容同供应商妥善交涉，并将结果回复质疑部门。

    采购部采购员、品管部、财务部以及物品的使用部门以合理原因书面要求终止同一定点供应商定点资格的，经提出部门的主管副总及营运总监或财务总监批准，采购部应撤销其定点供应商资格并按本办法规定的供应商评选程序评选新的定点供应商。

第十七条 易初莲花、好又多、百安居、国美电器、苏宁电器是公司百货、家具建材、五金、电器及固定资产等物品的指定供应商。以上范围内的物品只有在已有定点供应商，或指定供应商没有货源供应，或采购人员有证据显示相同品质的货物在其他正规供应商的购买成本更低的情况下，才可以向其他供应商采购。

前款所称正规普通供应商是指按“明码实价”的原则销售货物且能开具合法发票的供应商。

第十八条 经采购部提议并与财务部协商一致，指定供应商的名单可以增加或减少。

第十九条 供应商因与公司的采购业务往来而奖励、返还、赠送的各种实物、资金，给予的各种购物优惠等其他利益一律由公司享有。

采购人员不得接受供应商或其相关人员的资金、实物或其他利益的馈赠。参加供应商或其相关人员邀请并付费的宴请或娱乐活动，应事先请示上一级领导并获同意。

第四节 采购订单或合同

第二十条 采购部凭已批准的申购单按特定、定点、指定和普通供应商的优先顺序联系供应商洽谈采购事项。

第二十一条 以下物品或服务的采购可不由采购部办理：

1、 行政后勤部门为履行其工作职责需要向外采购的、且金额在500元以下的物品或零星劳务，可由行政后勤部门自行采购；

2、 拟购物品或服务专业特点突出，采购部难以凭借自身的知识或经验经济、快速、有效的独自完成采购任务的，采购部在申购单上说明理由并签名后，可由申购部门自行购买；

3、 需求部门与采购部门协商一致且经运营总监和财务总监同意的物品或服务；

4、 运营总监和财务总监批准的其他事项。

第二十二条 采购部应按供应商的报价，综合货物品质、供货期、信用期、发票开具、货物提交地点等因素择优选定供应商。

    采购部应保证每一个定点供应商都有平等参与货物供应的机会。

第二十三条 采购约定：

（一） 采购单中供应商名称应填写供应商在工商机关登记的全称，结算时对方必须以该名义开具发票。至少要在形式上杜绝供货单位与结算单位不一致的情形。

（二） 采购单及供应商的送货单、发票上货物的名称均应为物品的规范名称。采购单、货物标牌、送货单、发票上的货物名称、规格型号应保持一致。

（三） 供应商必须按我方的实际入库数量（且不超过我方采购量）和采购单中约定的单价开具发票，不得对入库数量或单价变通处理。

第二十四条 产品材料以及采购金额超过人民币500元的非产品材料或劳务，必须凭审批的《采购单》、《发外加工单》或其他合同协议（以下统称采购单）方能采购。

前款所称“采购金额超过人民币500元”是指一次交易的金额超过人民币500元。同一时间、同一地点发生的交易视为一次交易。同一时间、同一地点发生的交易即使通过不同结算凭证记载，也视为一次交易。

第二十五条 采购部选定供应商洽谈过后，由采购主办人员草拟采购单。

第二十六条 采购单的基本审批程序为：采购部审核---会计部审核—-营运总监（或财务总监）批准的顺序办理。公司另有授权规定的，从其规定。

第二十七条 采购部审核采购单普件的时间一般不应超过一天；会计部审核不应超过半天。对于采购单急件，采购部及会计部均应“随到随审”。

第二十八条 会计部对采购单审核的内容包括：采购标的的名称、规格和数量是否与需求单一致；结算条款是否符合公司的结算政策；采购单其他条款的合理性；供应商的选定是否符合本办法的规定等方面。

    会计部对采购单审核的程序包括：核对采购单与申购单；审阅采购单的条款；查阅采购部转送的供应商报价；直接向供应商电话查询报价等其他协议内事项；经财务副总同意的其他程序。

第二十九条 管理及后勤物品、产品材料的采购单及发外加工单由营运总监批准；生产物料、固定资产的采购由财务总监批准。

第三十条 未按规定执行审批程序的采购单一律无效。无效采购单不得发送供应商；采购部不予认可；仓储部不得据此收货（发外加工的，仓储部凭批准的发外加工单发货。无论是否需要支付加工费，均需出具发外加工单）；会计部不得据此付款。

第三十一条 采购单一式四联，第一联为采购部存根联；第二联为供应商联；第三联为财务联；第四联为仓库收货联。

第三十二条 采购单经本办法规定的审批程序审批后，采购部应将供应商联传真或寄送供应商；其他联次分送会计部、仓储部。

不得将无效采购单发送供应商。

第三十三条 采购单一经批准，任何人均不得自行对采购单的内容作任何删除、更改或增加。

第三十四条 需要变更采购单内容的，应在新采购单中注明“原200*年**月**日号码为BY*****的采购单作废”等类似内容的字样，按修改后的内容注明修订版次重新打印，并按原审批程完成审批后分发有关各方以代替原采购单。原采购单已经发送给供应商的，修改内容需同供应充分沟通、协商一致并取得对方对新采购单的书面确认。

第三十五条 供应商的送货时间在办结变更有效采购单修改程序之前的，仓储部可办理暂收货手续，待收到有效采购单之后，再办理正式进仓手续。

第三十六条 需要在原单基础上追加采购量的，最好按追加数量另行出具采购单，不宜采取修改原采购单采购量的方式。

第五节 物品的验收

第三十七条 采购部采购的产品材料、生产物料以及发外加工的产品材料均须交由质检部门检验，向仓储部办理进仓手续。

第三十八条 各部门根据《申购单》采购的管理及后勤用品，除另有规定外，一次采购金额不超过500元的，可由申购部门的收货人员和部门经理在确认货物的品质及数量无误后，在采购发票或收据的背面签名的方式代替仓库验收程序；一次采购金额超过500元的，应通过仓储部办理进仓手续。

按有关规定需要进行登记的物品（如应由人力资源部负责登记的外购书籍），由登记部门办理的登记手续可视同进仓手续。

第三十九条 发外加工以外的、金额不超过500元的外购零星劳务，由劳务申请部门经办人员和部门经理在结算单据上签名的方式负责验收。

第四十条 外购的固定资产、工程维修劳务及超过500元的其他劳务，得由行政部动力设备科会同申购部门以《固定资产验收单》等方式办理验收手续。

第四十一条 仓储部在办理产品材料的收货手续时，应将实物、供应商的送货单与采购单核对；收进货物为非产品材料的，应将实物、送货单与采购单或申购单核对。

第四十二条 仓储部在办理成套物品的进仓或退仓手续时可分部件开单、入账，但均应成套。部分部件不良，应整套拒收或退货。

第四十三条 供应商不愿意将不配套的良品部件带回，希望能暂存我公司，同时声明遗失不需我公司负赔偿责任的，仓库可暂时代管，与公司自有物料区别堆放，但不得为其办理进仓手续，也不出具其他可能带来保管责任的书面收货凭据。

第四十四条 代管的良品部件经供应商补齐成套后，可按规定为其办理验收入库手续。

第四十五条 仓储部在办理收货手续后，应将物品的到货、结存信息以适当方式反馈物料控制部。采购部门需要知道某项或某批货物的到货信息的，仓储部也应给予可能的支持。

第六节 罚则

第四十六条 违反“先申请、后采购，部门申请、集中采购” 的原则规定，未办理申请、审批手续直接采购或未通过采购部门自行采购的，经查实采购的物品不属公司必须购买的，公司不认可该采购行为；确属公司必须购买的，责令采购当事人补办有关申购、审批手续，并对其每次处于100元的罚款。为应对突发事件或处理紧急情况除外。

第四十七条 采购有关人员违反“廉洁奉公”的原则规定，接受供应商的或其有关人员的资金、实物或其他利益馈赠的，对接受人处于开除处分。

    采购有关人员未请示上级领导同意，自行参加供应商或其有关人员邀请并付费的宴请或娱乐活动的，对当事人处于200元的罚款并通报。

第四十八条 有关人员将无效采购单发给供应商，给公司造成损失或不良影响的，追究当事人的责任。

第七节 附则

第四十九条 本办法由财务部负责解释。

第五十条 本办法自二零零四年十月一日起开始实施。