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采购管理制度及操作流程

2012-02-28  杜铭源

采购管理制度及操作流程

一、 目的
为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。
二、 工作程序
(一) 采购原则
1.
采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。
2.
采购必须坚持秉公办事、维护公司利益的原则,并综合考虑质量、价格的竞争,择优选取。
3.
一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购

4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

(二)采购申请
1.
采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2.紧急采购时,由采购部门在物品申请单上注明紧急采购字样,以便及时处理。
3.
若撤销采购,应立即通知总务后勤人员或采购部人员,以免造成不必要的损失。
(三)采购流程
1.
采购经办人在物品申请单或采购定单内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。
2.
采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能进行采购

3. 采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。
(
)采购经办人职责
1.
建立供应商资料与价格记录。
2.
做好采内参市场行情的经常性调查。
3.
询价、比价、议价及定购作业。
4.
所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。
5.
做好平时的采购记录及对帐工作。
(五)采购方式
1.
集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中计划购买。
2.
长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3.
每年第一个月重新审定上年度供应商,与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审,且作出相关评审记录。
(六)采购实施
1.“
物品申请表批准签字且到财务部备案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。
2.
采购人员按核准的采购定单或物料申请表向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
3.
所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。
(七)采购付款方式
1.
物品采购无论金额多少,一律由经办人签字,财务经理审核,总经理核准签字后方可报销。

2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
(八)采购经办人行为规范
1.
采购人员应本着质优价廉的基本原则,经过多方询价、议价、比价后填写定采购定单或物品采购申请单
2.
采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者,给予辞退,情节严重者提交公安机关处理。
三、 附则
1.
各部门需要采购时,凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的,财务部将拒绝付款。
四、本制度经总经理核准后实施。

五、附生产物料采购流程图:

 

 

 

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