想用好Excel?多人觉得Excel效率低下,很大一部分的原因,那就是没有养成良好的数据习惯,这也直接造成了,在处理数据、统计分析时,需要花费大量的时间来整理数据源! 如下职场中,小白常见的几个“不良”习惯: ① 把Excel当成记事本,录入随意; ② 缩写、简称、金额和单位,混着用; ③ 用空格来对齐名字; ④ 文档未经处理,直接发给客户,尤其是一些重要文件; ⑤ ... ... 此节,就整理10个好习惯,分享给大家!
不管是文件名、工作表名,还是标题名,最好都能规范命名。这样,不管是自己还是别人,打开工作表,一看,就能知道数据的含义。
一个单元格只有一个属性,比如,分离数字和单位,可别把Excel当成记事本来用。
经常看到,有些新手,总喜欢使用空格来调整文字位置对齐内容,或者,在数据行中插入一些空白行来分割数据,方便阅读。这,可不是什么好习惯。 可以用以下技巧来替代: ① 对齐文字,如名单,可用对齐方式中的“分散对齐”:<Ctrl>+1自定义格式 → 对齐 → 对齐方式中选择“分散对齐”; ② 分隔数据行,可以直接套用表格样式;
类似,一个单元格一个属性,每列数据,都统一数据格式,不要混着用。如,统一的日期格式、统一的数字格式等。 规范不统一的数据格式,可以用“分列”功能来实现。
职场中,在标题行中使用“合并单元格”很常见,只是,在复制粘贴统计分析数据时,合并单元格会比较麻烦,相信很多人都深受其扰。建议,可以使用“对齐方式”中的“跨列居中”来替代。 在输入时,为了省事,输入简称或者缩写,本来也无可厚非,只是,不规范的简称或者缩写,反而会带来很多麻烦。使用“下拉菜单”不仅可以规范数据输入,还可以提升录入效率。
这里的一维表格,指的是,一个数据列,就一个属性的数据。
在Excel中,将普通数据区域转为“超级表”,快捷键<Ctrl>+T,有如下好处: ① 一键美化表格,可以直接套用表格样式; ② 公式的自动填充,新增数据行时,公式会自动填充; ③ 动态的表格区域管理,在表格基础上做统计分析时,数据源区域会自动扩充;
对重要文件,顺手加密文档、保护工作表、保护表格中的公式等,可以有效地保护你的工作成果。
发给客户的Excel文件,可以使用PDF文件格式。 PDF文件,不仅小巧,还不容易被篡改,这也是很多公司首选的发布“白皮书”的文件格式。 小结此节,整理了10个Excel的好习惯,欢迎补充! |
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