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不同性质的企业，不同的单位，不同的组织机构，不同的环境，尤其是民营企业取决于主要领导人的思想理念，其行政管理所辖的具体工作内容是不同的，通常包括：日常办公事务管理、人事行政管理、文书档案管理、会议管理、财产管理、生活福利管理及安全、后勤保障管理等，具体包括：相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理、生活、福利、车辆、安全、保卫、卫生等。 但实际上，许多的企业行政管理人员都是从其他岗位上调过来的，或者是从社会及高校毕业生中招聘过来的，专业性不强，缺乏专业的行政管理工作经验，甚至是固化的传统的管理办法，管理效率低，成本高。行政管理的工作性质决定了，日常工作中，流程固化程度较高，存在大量重复作业，绝大多数是事务型的工作，相对来说比较琐碎和繁杂。所以必须实行传统的行政管理模式与信息化的行政管理和办公模式相结合方式，使行政管理人员更简单明确的清晰流程，实现精确管理和科学规划，按照标准化的要求，用现代化的方法，不断改善和提升行政管理工作职能，更好地服务于企业发展大局。 传统的行政管理模式想必大家都比较熟悉，在这里不作阐述，下面着重阐述一下企业信息化行政管理的设想。 一、企业开展信息化行政管理的必然趋势 经济效益是企业一切活动的根本出发点，采用现代管理方法、提高经营管理水平是提高企业经济效益的主要办法，科学管理也是现代企业制度的主要内容。新时代企业之间的竞争，不仅仅是战略格局、科学技术、人才发展方面的竞争，更是行政管理工作的竞争。企业只有重视行政管理的基础架构作用，利用科学技术，变革传统的管理思维模式，创新管理方法，逐步提高企业行政管理水平，才能提升企业在市场经济体制下的影响力与竞争力。 二、企业信息化管理的实施方案 （一）档案管理档案收集整编作为行政办公档案管理的核心业务，人工整理存在大量重复工作，且由于数量较多、类型繁杂，后期查找多有不便。此时可充分发挥电子档案和档案信息化优势，在档案整理、利用、存储过程中通过技术手段，例如通过在公文系统流转中加入二维码信息，建设公文二维码系统，每份发文生成唯一二维码，二维码包含ID、文号、标题、文种、发文单位、拟稿人、印章等信息。达到简化归档信息，减少档案重复录入工作，并优化简化整编流程的目的，实现档案排序、编号、组卷、装盒等基础过程自动化，提升档案收集整编的核心业务功能。 （二）公文管理 根据公文管理流程，提炼可精简、可自动化处理的场景及步骤，分类别建立流程审批工作流，实现公文管理流程智能化，建设文件智能关联、推荐、智能辅助引导、收文辅助拟办，规范公文办理流程，实现公文超时提醒，以及超期文件自动办毕，通过线上程序流转，提升发文、核稿及收文拟办效率。 （三）督办管理 线上实现督察督办，通过信息化管理平台提供督办立项、督办通知下发、督办修订、督办计划、督办反馈、督办变更、督办结束申请、督办报告、会议材料管理、月度计划等功能，实现督办任务的全景展示和任务交办、计划制定、督办反馈、督办结束（变更）的全过程网上流转和闭环管理。 （四）会议管理 实现智能化组织会议，会议系统根据会议人员、时间等需求实现会场和会标自定义、会议座位区域自定义、列排容量自定义、排列优先级自定义、列号排号自定义、参会人员自定义、个体群体排列自由选择，并根据指定的排序条件进行会场座次方案自动生成，可灵活应对会场临时性调整，并进行相关人员会议电子工作流通知提醒。 （五）后勤管理 通过信息化平台搜集整合一线班组、各业务部室的生产、工作需求，匹配开展物资购置及后续分配下发工作。线上需求反馈渠道简明快捷，按需分配，财、物数据流向明确，减少人力核算成本，切实做到服务生产，保障生产工作顺利开展，保障生产所需的都能及时配给到位，系统做好库存登记并自动提醒需要补给的物资，如劳保、资产用品等，避免因配备不全或不及时而影响到一线生产。 （六）值班管理 信息化值班管理通过线上实现重大事项请示报告、重要会议和活动的参会组织、节假日和重要时段值班安排、领导公务活动安排、外出请假报告办理、通讯录网上更新和查询、值班体系内部工作交流等，线上工作流自动提示相关人员日程安排，工作过程中即完成了系统录入归档，大大减少了后期相关归档备案工作。 三、企业信息化行政管理的效益分析 在新时代下的企业行政管理中，各企业单位工作标准不断提高、节奏不断加快，对信息化支撑现代化办公提出了知识化、智能化要求。通过企业信息化行政管理，建成智能的一体化行政办公平台，在原有高效、整合的基础上，有以下几个方面效益： （一）工作强度降低，成果质量提升 行政工作具有较大的重复性，工作人员在实际工作中不仅需要花费大量的时间，还很难维持持续性的工作热情，且由于工作范围广、任务量大，在行政传达、文件执行上也容易出现失误。 行政管理信息化办公系统，重点提升流程办理的时间。通过智能办公系统，将重点降低员工办理业务过程中信息处理的复杂度，提高业务办理效率和质量，并进行流程跟踪、监督，缩短业务申请材料准备时间、提高工作成果审核一次通过率。此外，系统还可以通过更广泛的数据感知能力，提供自动化的数据采集，减少员工日常办公中的，手工处理业务领域，尤其是手工数据录入工作量。并实时在线统计分析业务流转过程数据、业务应用质量数据、业务办理效率数据及用户行为数据，建立监控指标体系，按多个维度统计分析公文、签报运转效率、质量，监控关键流转环节及指标包括办理时长（超期统计）、发文数量、办理意见等情况，实现收文、发文、签报流程环节监控和数据的提取，并按照需求导出分析报告。通过对统计数据的应用分析和可视化展现，向管理者提供决策的支撑数据。 （二）电子文件管理系统，增加既有资源价值 1.避免数据资产流失，降低管理成本 通过信息化构建图书、文献等数据资产的专业管理平台，对图书文献类数据进行集约化管理，实现对整个公司的图书、文献数据资产分类、梳理、加工、存储、分析，达到全面整合业务知识的目的，避免数据资产零散分布及隐形资产流失，使公司图书、文献数据资产作用发挥最大化。同时图书、文献类数据资产的集中管理可以大大降低整体数据的管理费用，可以节约软硬件设备和人员管理的费用。 2.提升图书文献类数据价值 （三）员工线上交互，降低沟通成本 在激烈的市场竞争环境下，利用信息化平台，降低沟通成本不失为增加利润的好方法。 随着企业的发展壮大，不可避免的会创建分公司，各分公司之间沟通协调、开会研讨是基本的决策需求，如果让所有人都到总公司，不仅会产生大量的差旅费用，而且效率还低。通过构建一个信息化行政办公互联互通的企业沟通平台，将员工的联系方式在系统中分门别类自动更新信息，增强企业内部的认同与交流，通过文字信息、音视频、文件传输等即时通讯功能，使企业的有效信息可以快速共享，直接降低了异地的沟通成本，也提升企业的工作效率，保障企业经营策略的有效落实。 四、企业信息化行政管理保障措施（一）进一步明确和完善行政管理组织机构与岗位职责。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。 （二）加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。 （三）注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。 （四）加强业务学习和培训，并传播企业文化。 （五）踏踏实实地去执行。 （六）督查督办，对行政管理人员实行即时性考核，能者上庸者下。 |
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