“请示”写作的八项注意

   　一、标题拟制要有完整三要素
　

   　标题是请示的“眉目”，必须写得明确规范，让人一看标题即知其里。根据公文法规的规定，请示标题必须完整载明发文机关名称、事由、文种3个要素，不可或缺。但实践中经常出现省略发文机关名称的现象，写为“关于××××的请示”，显欠完整，也不合规范，应为“××单位关于××××的请示”。还有相当多的请示标题写为“关于申请解决……的请示”“关于请求……的请示”之类的标题，因请示文种本身即已蕴涵“申请”之意，无需语意重赘。

  　　二、请示缘由角度准确
　

   　请示目的能否得以实现，关键取决于“请示理由”是否充分、有力、令人信服。例如××汽车修配厂所写的，请求拨款修建水泥地面一篇请示。
　　在陈述请示缘由时，列举出诸如刮风时尘土飞扬，雨天道路泥泞等方面的事实，结果请示呈送以后未获批复。
　　那么，问题症结出在哪里？我们认为，关键在于“角度”选得不准，缺乏应有的说服力。如果变换角度，着重突出“尘土飞扬”及“道路泥泞”等对该厂生产的影响，解决问题的紧迫性和必要性就显现出来。
　　

      三、行文有逻辑性
　　

      内容陈述先后顺序要缜密考虑，精心措置，不可信笔挥洒。例如有一篇题为《××厂关于扩建浴室的请示》，其“请示缘由”部分写道：
　　我厂原是街道厂，厂区狭窄，建筑物之间距离较近，而且近年来职工人数不断增加，原65平方米的男女浴室，现已远远不能满足广大职工洗澡的需要。为此，我们拟将原浴室改建成二层楼……
　　此段请示令人难得要领。实质上，这篇请示需要解决两个问题：一是扩建，二是改建成二层楼。这是前后相继的两道“工序”，亦即应是先行扩建，然后方可涉及改建成二层楼的问题。应先列摆扩建的理由，而后再讲改建成二层楼的理由。但“我厂原是街道厂，厂区狭窄，建筑物之间距离较近”是改成二层楼的理由，“近年来职工人数不断增加”才是扩建的理由。而这篇请示的缘由部分属于事理倒置，有悖逻辑。
　　

     四、结尾用语不合规范
　

   　请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否（可否，是否可行）、请批示。”这里涉及的问题是“请批示”之后究竟要不要加句号？实践中可以说莫衷一是。正确的做法是，因为“妥否，请批示”是一个完整的句子，置于请示的正文之后单独成段，因此应当加上句号。
　　

      五、格式项目完整
　　

     请示的写作要注意特定格式项目的完整性。实践中最常见的问题有两个方面：一是请示行文按规定应当标注签发人或会签人姓名，以明确责任，但很多行文却有所遗漏；二是要在附注处注明联系人的姓名及电话号码，这在实践中也往往被人们疏忽。对此，均应予以重视。
　　

       六、避免多头主送
　　

       请示的致送对象必须而且只能是一个，不得多头请示，以免因责任不清、互相推委，也可避免因上级机关答复意见不一致。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。如果是行政关系在中央、省市，而党的关系在省市、地县的，不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，请示上级。在实践中，有些机关或单位为了加快请示的运转速度，往往同时主送给两个或者两个以上的上级机关，例如“市委、市政府：”这是与公文法规的规定相悖的。
　　

      七、以组织为行文对象
　　

       请示行文，要以组织为行文对象，而不能针对个人。但实践中不少机关或单位为了顺利实现行文目的，往往直接主送给领导者个人，采用领导人的“姓”加“职务”的表述形式，例如“张市长”“马总经理”“周县长”“李局长”等等，都属于不规范的做法，应予纠正。但要注意，根据规定，如果是属于领导人授权交办的特别事项，不在此列。
　　

        八、勿与“报告”“申请函”或上行“意见”混淆使用
　　

       “请示”“报告”和上行“意见”行文方向一致，都是上行文，所涉及内容也是下级机关就工作中的有关事项向上级机关作出反映；“申请函”也具有向有关业务部门就某一事项申请批准的功能，因此在实践中往往被人们错用或混用。
　　“报告”和“请示”二者之间在行文目的、性质要求、行文时限以及内容含量等方面有着明显的差异。就本质而言，请示属于请求性公文，必然会引出上级机关的批复，而报告属于陈述性公文，上级机关对于收到的下级机关的报告可不作回复。因此如果将请示写成了报告，结果上级机关未予批复，就会延时误事。曾经有一个市公安局就办公大楼选址事宜给市人民政府递交了一份“报告”，结果发出去之后数月犹如“石沉大海”，后经询查才知道是因为错用了文种而未能引起领导重视所致。
　　“意见”文种具有行文方向的多向性，可以上行、下行和平行。“请示”与上行的“意见”容易混淆，在行文方向与目的上比较接近，但其所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是诸如机构设置、人员编制、资产购置、财政支出、出国出境等实质性事项，即通常所说的“硬件”；而“意见”则往往涉及的是有关政策性的问题，提出见解和处理办法，请上级机关定夺，即通常所说的“软件”。实践中，有些机关或单位将本来属于涉及政策性的“软件”问题却使用“请示”行文，属于错用文种。例如某市人力资源与社会保障局（简称“人社局”）制发了一篇《关于调整机关公务人员工资待遇问题的通知》，其下属单位××区人社局对其中一项规定把握不准，遂向市人社局提交了一份请示，这就属于错用了文种。因为涉及的关于政策界限性的问题属于“软件”，应以使用“意见”为宜。
　　“函”具有向有关主管部门请求批准的功能，在行文目的和内容上与请示具有一定的相似性。请示适用于具有隶属关系的上下级机关之间；而申请函则适用于不相隶属的机关之间。只要不存在直接的隶属关系，无论对方级别高低，均应以“函”行文。实践中，有些请示机关或单位认为是“请求对方”，于是不得已使用“请示”；还有些受文单位的业务主管部门，如果使用“函”行文，就设置种种障碍不予审批都是不合格的。××市公安局，拟购置50辆执法执勤警务用车，向市财政局行文，将标题写为《××市公安局关于拟购置50辆执法执勤警务专用车辆的请示》，市财政局给公安局的回文是《××市财政局关于同意购置50辆执法执勤警务专用车辆的批复》。这里，行文双方均系市政府的职能部门，相互之间是平级关系，按规定应当使用“函”。实践中此种现象非个例，应当引起重视并坚决加以纠正。