手账本工具：如何建立一个极简的时间管理系统

先来看看这个模板吧：

这张模板，是笔者总结了大量的时间管理方案，结合自己的实践，不断优化后形成的，虽然它看起来好像很复杂，但如果你能认真看完这篇文章，相信你一定会明白明白其中的“极简”在何处。

这样的手账本你在便利店或文具店轻松购买到，翻开第一页，在左上角写上今天的日期，然后在左右两页页面下方三分之二处，画一个标记或者虚线，你就能开始自己的日程规划了。

接下来，让我们看看这些工具都应该如何运用吧。

『 今日安排 』区：如何规划一天的日程

原则1：明确具体的任务

早上醒来第一件事，就应该给自己制定一个具体的，能够立即行动的计划，不然即使能够自然醒早起，也会把时间消耗过去。

某天早上，笔者自然醒了过来，看看手机，7点。我有点懵，今天状态这么好？突然，8点了。我居然在床上看了一个小时的手机。

但是如果能有一个能够马上让自己下床并着手去做的任务，你便能迅速开始行动起来，开始读一本书，是个不错的选择。不过要记住，任务需要具体，看什么书，看多少页（或者百分之多少）都要提前规划好。

Ps.在自己写的时候，应该把“今日安排”和“时间开销”写得尽量靠顶，为记录留下空间，而“批处理”和“小提醒”等标题就不必写出来了，因为空间本来就不多，笔者这些图仅是为了便于演示。

但是你不必一早上起来就一定马上把一天的任务都规划好，刚刚起床，大脑还没有被完全的调动起来，很难规划迅速的规划好一天的任务，笔者一般是起床后先开始做第一件事情，比如看书，或者整理昨日的手写笔记到电脑中的时候，大脑慢慢启动，便在这个时候写上午应该完成的计划，到快吃中午饭的时候，我才会完全规划好一天的任务。

这样的规划，能给你一个充分的思考和计划的时间，上午完成了些什么，状态怎么样，都能为你制定下午和晚上的计划提供参照。

如果你想到了一些可以激励自己的话，或者今天在完成任务时应该注意的事情，可以直接写在手账本的右下角。

如果你想到了一个需要延后完成的大任务，或者重要的需要提醒的事件（开始考试复习，距离某个项目的截止日期），就是把手账本往后翻，依次标上日期，然后在上面写就行了，这也是用来安排周任务的一个不错的方法。

原则2：按照时间段而非时间点安排

如果你做过那种密密麻麻的，精确到几点几分至几点几分干什么的所谓日程安排，你便能明白笔者为何会提倡这样的安排方式。时间点卡得太死，很难执行，只会给自己造成压力，这和我们进行时间管理的初衷是相悖的。

如果能按照时间段进行安排，留出部分的“冗余”，便能游刃有余的进行操作了。比如，你可以这样安排：上午 9:00 到中午 12:00 这三个小时，70分钟用来看书做笔记，80分钟用来整理部分笔记并写作，剩余30分钟留作休息和冗余

这30分钟，就能给你提供一个缓冲时间，看书状态不错，就多看一会儿，反正有半个小时冗余；感觉状态不是太好，就提前结束，做点家务或者聊聊天放松一会儿，反正有半个小时冗余……你看，有冗余，可操作的空间会大很多。

但是，利用这个方法来安排时间，很容易陷入一种“时间很充足，可以自由闲散的完成任务”的误区，这回让你很难集中精力。

所以笔者的建议是，不管你安排了多长的时间来一件事，你都需要给自己设置一个二十五分钟或者半个小时的倒计时，让自己知道：“我正在不断的接近这个倒计时的结束”，这样，就能刺激你在接下来的时间保持专注。

倒计时结束时，如果你想要起身休息几分钟，就起来休息一会儿，如果你觉得自己还能继续的话，可以喝口水，活动一下颈椎，然后继续下一个倒计时。

如果你想要使用倒计时工具的话，最好还是购买一个倒计时小钟，不要在手机上使用各种计时 APP ，手机不碰就行了，没必要搞这种掩耳盗铃的事情。

在这里笔者不得不吐槽一下诸如forest这样的中途暂停需要付出代价，或者一旦开始就不能停的强制倒计时软件，它们让我想起了自己小时候在家开着电视做作业，骗自己说我根本不在乎看不看电视的智障行为，你要真的想控制自己不玩手机，把它关机放抽屉就完事儿了嘛。明明就想吃那颗糖，但是理智告诉自己不能再吃了，于是就把它放在手里反复把玩，悄悄的嗅闻……大家不觉得这真的很搞笑吗？

所以，在笔者看来，这些需要付费免广告的“帮助你管理手机”的 APP ，就是鼓励大家不要把糖放回去，然后卖给你一个铁口罩，“你看哦~ 它是如此的坚固~ 以及美观~ 肯定能帮助你控制住不吃的”……eww

原则3：按照优先级而非四象限安排

在对任务进行优先级取舍的时候，很多人可能会运用所谓的“四象限法则”，通过重要程度和紧急程度把任务分成：重要且紧急、不重要但紧急、重要但不紧急、不重要且不紧急，四个类别，然后按照这个优先级去完成。

在笔者看来，这个方法不过是为了吸引人眼球无中生有空造的一个所谓“方法”，实际上，在对任务进行轻重缓急的区分的时候，只要用我们一直都有的“优先级”对任务进行排序就行了，根据这件事的重要程度和紧急程度，我们很容易就能线性的排列出自己应该先做什么，后做什么，根本没有必要画一个二维的图进行分类，然后再进行优先级排序。

为什么笔者对这一点这么敏感？因为人是懒惰的，我们在建立个人管理系统时，一定要秉承“如无必要，勿增实体”的奥卡姆剃刀原则，使用的工具一定要少，要精简，太多虚头八脑的工具只会增加你进行任务管理的心理成本，笔者所谈的“极简”的手账管理，正是说个这个道理。

小结

到现在，我们学习到的三个原则，其实可以用一句话来概括：明确一个个具体的任务，按照时间段和优先级进行排序，依次去完成，在执行的过程中，注意设置倒计时。

嗯，看起来不是很复杂，笔者算是没有偏离标题中的“极简”，不过，接下来，笔者会为你介绍这个方法体系的核心部分，真正达到用一个方法启动起整个日程管理体系。

『 时间开销记录 』区：一个启动一切自律的马达

反馈的力量

在手账本的右侧，这块巨大的时间开销记录区，才是这整个时间管理系统最核心的地方。

如果你能坚持一两天，在持续的记录自己的时间都花在了哪些地方，你会发现很多有趣的事情，你可能不敢相信，自己每天居然花了好几个小时刷手机，磨磨蹭蹭，真正用在学习和工作上的时间少之又少。

对自身行为的保持这种“觉察”，你便能一直提醒自己你的时间的开销状态，不断反思自己可以怎样减少手机的使用，减少花在各种琐事上的时间，割除掉那些不必要的事情。

笔者曾今尝试过一个方法，把一天当中的一个时间点，比如午休后，吃完下午饭作为自我检查的一个节点，回顾一下自己之前做了什么，有哪些时间花得不对，以便在接下来的时间里调整。但是经过一段时间我发现自己老是忘记，而且有的时候发现真的没有什么可“回顾总结”的，所以这个方法实际上很难真正的有所作用。

回过头，突然才发现自己一直都有这个时间开销的工具，其实就是我一直在寻找的，能够“时时提供给我反馈，及时帮助我止损”的工具。

也就是说，这个方法就像是我的一切个人管理方法的一根筋骨，只要抓住了它，我整个人，我的整个时间管理都能运作起来。

如果你想要保持自律，如果你在时间管理这件事上总是觉得自己“听了很多道理，却总是缺乏行动力”，最好的方法，并不是每天复习各种方法，要求自己怎样坚持，而是非常简单的，坚持这一件小事 —— 记录自己的时间开销，由此，你便能自然而然的启动一整天的，持续的自律。

这，其实就是复盘的力量。

记录时间开销一些细则

在记录时间开销的时候，你可能会遇到这样的情况：明明已经开始了，但是却忘记记录，学习了一段时间，想起来应该记录一下，拿起手账本，不知道从哪里下手；或者是结束的时候忘记了记录，也不知道该写什么上去

曾经，笔者遇到这样的情况往往就是破罐破摔，算了，干脆今天就不记录了吧，反正只要我学习了就行，这个不过就是提供一下仪式感而已。

但是，没有再记录这个东西，那个“仪式感”也就没有了，而且笔者在总结一天的任务的时候，往往会觉得自己啥都没做，但是就是想不起来时间都花在哪里了。

于是笔者还是决定继续使用这个工具，不过这次，我会主动把那些缺少记录的部分给填补上：

如果我忘记记录开始，我会先在时间开销记录上写下“~学习~”或者“~吉他~”这样一个符号，告诉我自己这里有一段不长不短的时间，我花在了学习或者吉他上，然后，从我想起要记录的时间节点开始我的记录；

如果你忘记了记录结束，我会在想起来的时候，在本应该写结束时间的地方写上在结束的时候我做的事情，然后标记上记录的时候的时间点。

像是这样：

这样，便能最大程度的弥补记录的损失。

一定要记录，它是你的自我管理的唯一一根稻草。

『 批处理 』区：一个省时间的大招

这个笔记的最后一个分区，批处理区，也是一个省时间的好工具。

你可以在这里记录各种各样的小事情，比如回复QQ和微信，网购个什么东西，完成学校或者公司的形式化的任务……我们自己的学习和工作中，也有一些诸如整理文件、标注书本和电影、找书之类的小任务……

这些事情本身不需要花费多少时间，但是我们往往是想起来就做，最终在做这些小事的过程中把自己的大任务打乱，导致任务管理混乱。

所以，把这样的小任务留到合适的碎片时间时段解决（比如排队的时候），或者安排一个专门的时间段来做（比如已经学习得有点累了，可以做点其他的事情的时候）。

用好这个“批处理”工具，就像是给自己配了一个秘书，它能帮你记下那些琐碎但是不得不做的事情，然后让你在恰当的时候去完成，你的大块时间会被很好的利用起来。

批处理工具还有一个更为强大的作用，那就是有了这个清单之后，你就可以把手机电脑断网，在需要的时候才联网，这样能为你省下大量的时间。（如果你按照笔者所说记录过自己的时间开销的话，你会发现你每天花在网络上无意义的浏览网站，刷各种东西的时间是巨大的）

有的时候，笔者正在使用电脑整理笔记或者看书，突然想到要联网才能做的事情，虽然我知道只要把右下角的飞行模式关掉，我马上就能去做了，但是我还是会掏出手账本，在批处理一栏记录下要做的事情，然后集中时间去完成，因为我知道，一旦联网，我就会“滑坡”，滑到哪里，是我所不能控制的。

说实话，使用这个工具，笔者自己也不是坚持得很好，所以也经常花很多不必要的时间刷网站。

这就是笔者一直坚持使用这个日程规划模板的原因，因为它包含了我自律的最核心的两个工具：时间开销提醒自己时常对自己的状态保持觉察，批处理工具提醒我不要花太多时间做意义不大的小任务。

正像笔者前面所讲的，个人的时间管理系统，我们需要坚持的东西其实不多，只要能有一两个核心的工具把你的状态调动起来，你自然便会开始使用其他工具了。

延伸：周任务，选择性的写

笔者前面讲到，你可以把手账本上的日期往后写，进行周任务规划。但是如果你觉得有必要进行专门的周任务规划，也可以每周留一页用于周任务规划。

就笔者个人来说，我更习惯在心中存一个“近期任务”，完成这些任务可能需要一周或者两周，而我一般会把这几个任务放在电脑桌面的便签，或者写在纸质便签上，时时提醒自己这几天最重要的任务。

最后，再来回顾一下这张图吧：

在标题中，笔者承诺给你一个极简的时间管理方案，但是你也能看到，笔者这篇文章本身谈到的东西，并不“极简”。可这才是所谓的“极简”的本质：只有你把大量的工具和知识真正理解透了，找到其中的共性，再做个性化的加工，你才能做到极简。

把这个模板装在心里，每天都记得去写，自律，需要的就是这些了。