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7个思维工具,助你做好时间和任务管理!

2020-01-20  长沙7喜
说到时间管理,我们更多想到的是效率,而很少去管效能,这往往就决定了你努力的效果。因为提升时间效率,往往是在减少完成一件事所付出的时间成本;而提高时间效能,则是增加完成一件事所创造的时间价值。
如果你努力提升着时间效率,看很多书、上很多课、参加着各种大大小小的活动,结果发现一年下来没有太大的成长与收获。
那么,你是不是该思考一下时间效能的问题?把时间用的很满、做事很有效率,把事做对了、却没有做对的事。
简单来说,这就是在瞎忙。
如果你坚持着慢工出细活,审慎评估着各种机会,然后一次又一次地错过;看着自己的想法在他人身上开花,看着别人越飞越高、离你越来越远。
那么,你是不是该思考一下时间效率的问题?慢工出细活不是问题,问题是在有些领域只有先行者红利,晚了就只能喝点汤,甚至汤都喝不到。你在做对的事、但没有把事做对。
那做对的事重要,还是把事做对重要?当然都很重要。只不过,在做对的事(时间效能)这个前提下,把事做对(时间效率)才有意义。
每个人的一天都是24小时,要怎么有效分配手上资源、做好时间管理,才能让自己事半功倍呢?这里为你整理了7个超有用的人生工具,让你在面对不同情况时,可以选用最适合地分析方法,轻松增加办事的效能与效率!
1、SWOT分析法
SWOT原则:Strengths优势,Weaknesses,劣势,Opportunities机会,Threats,威胁。
帮助你清晰的掌握全局,帮助你了解自己在资源方面的优劣势,把握环境所提供的机会,防范可能存在的风险与挑战。
2、PDCA循环原则
PDCA循环原则:Plan制定目标与计划;Do任务展开、组织实施;Check对过程中的关键点和最终结果进行检查;Action纠正偏差,对成果标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划。
每一项工作,都是一个PDCA循环,都需要计划、实施、检查结果、并进一步进行改进,进入下一个循环。一份成功的计划是许多周详规划的结果,也唯有经过不断的改进,才能完善自己的人生。
3、6W2H法
6W2H法:What工作的内容和达成的目标?Why做这项工作的原因 ?Who参加这项工作的具体人员,以及负责人 ?When在什么时间、什么时间段进行工作 ?Where工作发生的地点 ?Which哪一种方法或途径 ?How用什么方法进行 ?How Much需要多少成本?
每一项工作都应该遵循6W2H法,有助于我们思路条理化。在规划任务,做报告的时候也应该应用6W2H法。
4、SMART原则
SMART原则:Specific具体的,Measurable可测量的,Attainable可达成的,Time Based有截止期限的。
制定目标需要符合SMART原则,有利于员工更明确高效的工作,更为未来的绩效考核制定了目标和考核标准,使考核更加科学化、规范化,保证考核的公开、公平与公正。
5、时间管理:重要与紧急
时间管理法:重要且紧急,紧急状况、迫切的问题、期限完成的工作、你不做其他人也不能做;重要不紧急,准备工作、预防措施、价值观的澄清、计划、人际关系的建立、增进自己的能力;紧急不重要,造成干扰的事、电话、信件、报告、会议、迫在眉睫的急事;不重要不紧急,忙碌琐碎的事、广告函件、逃避性活动、等待时间。
对事情的处理要有前瞻性,重要的事情应该要先做。
6、WBS任务分解法
WBS即是Work Breakdown Structure,WBS分解:目标→任务→工作→日常活动。
WBS分解原则:将主体目标逐渐细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成。每个任务应该要求分解到不能再细分为止。
WBS分解方法:至上而下与至下而上的充分沟通,一对一个别交流、小组讨论。
将目标分解,从树根到树叶,一目了然,才能统整全局,安排人力和财力资源,把握项目的进度。
7、80/20法则
事情的准则是建立在〝重要的少数与琐碎的多数〞的原则基础上。
比如:80%的销售量是来自20%的顾客;80%的电话是来自20%的朋友;80%的总产量来自20%的产品;80%的财富集中在20%的人手中
做任何事情要想到二八原则,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

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