体系专员工作内容及具体交接文件

岗位	工作内容	要求	人员	职务代理人
体系	1、合同章、检验室排班、考勤上报；	当日完成；	**	**
	2、三标一体，内审、外审联络、沟通；	不影响正常工作；
	3、文件、流程、体系的废、改、立；	3个工作日内完成；
	4、检验仪器、度量衡外部校准安排；	不影响正常工作；
	5、纸箱、EPS外部送检安排；	不影响正常工作；
	6、办公室6S；	1个小时内完成；
	7、出口商检办理	代理完成
	8、第二方审核工作	提前准备、现场沟通

备注：

1、 每人上交一份自己工作项目的要点，让职务交接人员一目了然，表格如下：

2、 在职务交接期间，如果忙不过来，要主动找部门其他人员帮忙，避免延误；

序号	项目	工作内容	工作要求	联络人/部门	备注
1	合同章、检验室排班、考勤上报	合同章登记；	销售务必有王总签字，其他合同必须有李总签字；盖好后登记； 带走合同章时见“部门事务—合同—合同章授权”，部门经理务必签字
		检验室排班、考勤上报；	每月月底排下个月的排班，一人常白班，三人倒班； 20号上报本月排班表至人事部； 22号上报工时报表，见“部门事务—检验员—月工时统计表”，白班夜班各按12小时计算,OA报安金梅		此项工作目前由赵利军完成，具体情况随机安排
2	三标一体，内审、外审联络、沟通；	外审	外审每年在12月-1月开展，需在11月提早与认证公司联系，地点：国检体检中心，宾悦往南，南二环以里，可咨询安老师，联系方式见附表 外审必准备材料：上一年度的不符合项及整改，本年度的顾客满意度调查（销售部），本年度内审资料（质量部），管理评审资料（质量部所有部门经理的CSA，需要替领导写评语），环境因素、危险源辨识与评价（陈奇军：消防演习及报告、职业病、体检），检查，垃圾处理物（物流部曹虎晓），首检、过程检验的单子（质量部），签字确认的岗位说明书（安金梅）、设备年检修资料（年度维修、日常维护、保养记录、验收记录）仪器年度检定（质量部）、目标指标完成情况等等（） 外审需与部门经理、总经理沟通，排车、午餐、晚餐		内审、管理评审必须具备通知、签到表、会议记录、跟踪、 “文件-体系工作检查与审核” 审核期间需接送外审核老师并提供早、中、晚餐，审核结束必须请吃饭，沟通审核内容。
		三标一体内审/管理评审	可参考历年内审资料，如内审、管理评审首次会议，签到，检查内容，整改，验证，末次会议的流程进行 内审的内容可参考“体系工作检查与审核—内部审核”	缺不符合项报告表	详细准备文件、记录
		三标一体日常审核	审核重点与资料详见“体系工作检查与审核—日常检查”文件夹，里面明确相应的检查要求
		第二方审核	TCL、创维、蓝威斯顿、伊利公司的第二方审核，需要提前跟客户要审核内容，没有的参考同类厂家，见“体系工作检查与审核—第二方审核”文件夹内的资料		自2015年以来，客户重点审核食品认证的一些相关内容（如虫鼠害、易碎物品等）
特别说明		三标体系审核，必须在年初制定相关的计划（此项自2015年以来，二方审核人员检查该内容）
3	文件、流程、体系的废、改、立；	体系文件中程序文件与管理手册	具备打印版和电子版，见“体系文件—程序文件管理手册”文件夹内的资料		每年随着组织架构的变动执行更新（此项外审将据此审核）
		三级文件	属于与质量部有关的，或者是质量部下发的三级文件与流程具备，见“体系文件—流程/公司文件”
		三级表格	所有的与体系有关的三级表格必须在质量部备案，日常将部分表格已经更新，具体见“体系文件—三级表格（各类全部）”		先在电脑中做修改，再替换服务器
		体系标准，公司法律法规识别，国家标准等	见“相关文件—法律宝典/法律法规”， “体系文件—14000和18000标准”	文件-体系文件-法律法规	每年必须有法律法规的识别，是否有新的或废的
		认证证书扫描件	见“文件—认证证书”		扫描放服务器
4	检验仪器、度量衡外部校准安排	仪器清单	相关文件都在“检验仪器”文件夹内		检验仪器的检定、校准、自校必须制定相关计划（此项至2015年以来二方审核检查该内容）
		四川长江	每年先发邀请函，也在“部门事务—计量仪器”文件夹内		合格证上有联系方式 联系方式见附录 此项必须在年度检验计划内完成，必须有李总及部门经理签字
		100吨地磅	土左旗检定		此项必须包含在年度检定计划之内
		计量院	见计量仪器文件夹内“计量测试研究院检验仪器”		此项必须包含在年度检定计划内
		自校	体系负责人自校、记录、提供
5	纸箱、EPS外部送检安排	纸箱	准备纸箱，并提供纸箱配套的用纸，尺寸 以前的检验在产检所--珠宝检定中心进行 产检报告需做年度计划，每年根据客户的要求完成，伊利每年要求做2次，公司只做一次，其它为PS。		联系人小付（内蒙产品质量检验局-金桥开发区）
		EPS	准备EPS，并提供上次检验的复印件，其中最后两项吸水率、弯曲变形检不了，我公司造假附加的，伊利没要求		地点与纸箱产检在同一楼内，联系霍主任办理
		改单子	最准的单子详见“产品检验报告”服务器（小杜知道）， 根据客户的要求制作最新的表格文件，依据其标准内容，完成后知会小杜放置在相关文件夹内，以备出厂使用。		随时完成
6	其他	岗位说明书	最新的岗位说明书，见“部门事务—质量部岗位说明书”，最新的应该在赵利军那里
		办公用品	见办公用品柜，还有一个价值一万多的低值易耗品也在办公用品柜，		色差仪
		出口商检	先由业务经理按照样表填写相关内容，并准备合同与订单 数量尽量写的是该品种预计的所有出口量 样表在“部门事务--出口商检—报检申请单样表及相关内容”，去办业务时需要用合同章，费用大概100元以内，带上样品		具体联系方式见附录
7	未完成事项	蓝威斯顿第三方产检	已交给内蒙古产品质量检验中心，大约9月15日左可联系小付即可		特别说明，检验过程中有时间也要联系小付，如果检验过程中有不合格项，及时重新送样，避免出现不合格报告。
		管理评审和外审	计划在10月完成管评，11月份完成外审		具体联系方式略