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管理效率提升小工具:时间四象限管理法则与4D法则!一次说透

2020-02-20  托尼虎

管理效率提升小工具:时间四象限管理法则与4D法则!一次说透

大家都知道,企业经营管理,首先要有计划,而目标、实现手段和时间是计划的三要素,管理计划中的时间该如何管理呢?另外,对个人而言,互联网时代的职场上,时间管理无论对普通员工还是管理者来说,都是非常重要的,那么什么是时间四象限管理法则呢?时间四象限管理法则和4D法则又是如何对应的,我们应该如何正确运用呢,给大家介绍如下:

管理效率提升小工具:时间四象限管理法则与4D法则!一次说透

一、什么是四象限法则

时间四象限法则,是由美国著名的管理学家史蒂芬·柯维提出,是职场上非常流行的旨在提高工作效率的时间管理理论。该法则可以帮助职场人正确区分工作事项类型,清晰事项的优先顺序,有效克服日常工作事项混乱。

时间四象限法则的核心,是按照工作事项的重要和紧急程度划分为四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。

二、如何对事项进行四象限归类

评估一项工作,重要程度的标准可以按照实际工作价值观来判断的,而紧急程度则是按照时间底限来确定的。当待办事项清单已经列好一堆事情时,大部分人并不知道如何对事项进行分类,为此,运联传媒给出“三步法”建议如下:

1. 给所有待办工作事项后面增加两列,分别是“重要程度”和“紧急程度”;

2. 对工作事项进行“轻重”区分;

主要判断标准:针对工作事项和已经设定的计划目标是否相吻合,吻合度越高就代表越重要。这个吻合度如何确定,就要靠个人按其工作价值观为标准来判断是非重要。

3. 对工作事项进行“缓急”区分。

主要判断标准:工作完成的时间要求,也就是,以时间截止期限为标准区分是紧急还是不紧急。需要提醒的是,一旦确定了时间截止点,最好不要轻易改动。

如此简单三步,就基本可以把所有待办工作事项分类归集到对应四象限中。

三、处理四象限工作事项的法则——4D原则

管理效率提升小工具:时间四象限管理法则与4D法则!一次说透

1. 第一象限:立即去做(DO it now)

重要且紧急的工作,立即去做,如重大项目谈判、客户投诉、即将到期的重大任务项目、财务危机、处理媒体对公司的负面报道等,属于第一优先级处理,否则后果可想而知。例如:仓库遇到山洪,发大水了,马上被淹了,必须马上去做,无法回避,也不能拖延,拖延就会有非常严重的后果,也就变成我们通常所说的“火烧眉毛”的事了。

因此,运联传媒建议大家,在立即去做的同时,认真思考这些工作是否真的属于重要且紧急的事情吗?事实上,我们工作中的主要压力就来自于第一象限的任务,但第一象限中80%的任务都又来自于第二象限中没有被很好处理的事务。

2. 第二象限:稍后做(Do it later)

重要但不紧急的工作,稍后做,如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等;也可以理解为有计划的去做,例如:编写下个季度的工作计划、指定家庭投资理财策略。

运联传媒认为,这些工作虽然看起来不紧急,但如果不处理,随时都会发展成为重要而且紧急的事情。因此,运联传媒建议,对于这类工作,也要制定一份时间计划表,持续推进,避免进入第一象限。

3. 第三象限:授权给别人去做!(Delegate)

不重要但紧急的工作,符合别人期待的事情,但对自己来说不一定是最重要的,可以交给他人去做。如无谓的电话,各种应酬,不速之客、临时的部门会议等。

运联传媒认为,这部分的精力开销是不可避免的,但是不能认为紧急的就是重要的,需要评估这件事情相对于手头其他事情的重要程度再做决定。其实,大部分人发现时间不够的主要原因是将太多不属于自己的工作揽在自己身上。运联传媒建议,一方面不要做老好人,另一方面可以应用与在团队协作时不要让工作进度停留在自己身上。当你手上碰到的事情需要其他同事协助处理时,就需要在知道事情时尽早将事情转交给其他同事,你只是负责跟进进度,而不是一直将事项放在自己这边,等到最后时刻才想起转交给同事。

4. 第四象限:尽量别去做

不重要而且不紧急,没什么特别意义的事情,仅仅打发无聊时间的,比如闲谈、刷手机、追剧,侃大山,逃避性活动等。

运联传媒认为,这个象限的事情可以用来当做前三个象限的调剂,可以通过做一些不重要且不紧急的事情来调整自己的心态和身体,但如果一直沉迷于第四象限,那工作产出就会打折扣。

四、普通人VS高效能人士的时间四象限分配对照

1.普通人的时间安排大致是这样的:

  • 危机,花25%-30%的时间

  • 自己打算做的事情,花15%的时间

  • 符合别人期待的事情,花50%-60%的时间

  • 打发无聊时间的事情,花2%-3%的时间

2.高效能人士的时间安排

  • 危机,花20%-25%的时间

  • 自己打算做的事情,花65%-80%的时间

  • 符合别人期待的事情,花15%的时间

  • 打发无聊时间的事情,花<1%的时间


五、时间四象限法则结语

一千个人心目中有一千个哈姆雷特一样,一千个人也会对重要和紧急有一千个答案。每一个人、每一个岗位、每一个角色、,每一个阶段,可能对重要和紧急的理解都会有所差异。所以四象限法则不是教会大家找到重要和紧急事务的结果,而是灌输一个理念、传达一个信息---面对任何事务,我们心目中都要坚持这样一个原则,就是不管什么时候我们都要坚持对准备接受的事务作出一个快速而准确的判断,把事项分类然后放入四象限中,然后针对不同象限各个击破,就可以立刻看到效率和效能的提升!,

大道至简,试试看吧!

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