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文｜漫说职业 鲁迅先生说：节约时间，就是使一个人的有限的生命，更加有效，就等于延长了人的寿命 在这个信息技术飞速发展的时代，时间成为人们最宝贵的财富，如何高效的运用时间成为了职场人士必备的技能。前人给我们总结了“时间管理的四象限”法则，将工作的事件等级分为了 ●重要紧急事件 ●重要不紧急事件 ●不重要紧急事件 ●不重要不紧急事件 时间管理四象限法则 虽然有时间管理四象限法则，但是由于我们日常生活中经常会遇到一些突发性事件，例如：领导突然给你安排一个工作、前面完成的工作突然又要返工，家里孩子突然生病。这种突发性事件竟然会打乱我们的工作安排，导致工作无法顺利完成，进而造成我们的计划安排拖延，产生焦虑、紧张、愤怒等诸多不良情绪。面对这种情况，我们该如何解决呢？ 这样讲可能会有些抽象，我们结合一下张明的工作实际场景给大家讲解一下：
张明的工作场景是不是似曾相识，我们工作的时候经常会遇到种种突然想起的事情，而一想到这些事情，我们就会感觉到头疼，导致我们工作的效率的下降。 本文专门帮助大家建立基于GTD模型的事物处理器，结合张明所遇到的问题，帮助大家有条不紊的解决工作中我们遇到的突发性问题，建立一个有效的时间管理处理器，本文涵盖了一下内容： ●为什么时间管理四象限法则会失效？失效会对我们造成什么影响？ ●什么是GTD事物管理器？ ●如何应用GTD有条不紊的工作？ 时间管理四象限法则失效原因和影响时间管理四象限法则是时间管理的重要方法，将职场中事件分为了4种情况，告诉我们进行工作的时候应该按照这四个等级来完成事情： ●不重要、不紧急事情：比如看电视、唱歌、这些事情不做对人生没有影响，如果整天做这类事件，工作效率会降低，中年以后如果继续执著于此类事件，甚至会面临失业的风险。 ●不重要、紧急事情：比如订饭，订机票，这类事情做得太多会让人感觉很忙碌，但个人业绩却没有任何进步，这类事情尽量委托给别人做，或者少做。 ●重要、紧急事情：比如自己负责的项目，部门管理的事件，大多数人都在做重要紧急的事情，但是重要紧急的事情做多了会导致个人的压力突增，感觉焦虑，别忘了一句话“忙中出错”，越忙越容易出错。 ●重要、不紧急事情：比如学习、做职业规划，陪孩子。这类事情是虽然不紧急但是对个人非常重要，如果拖延去做，这类事件会上升成为重要、紧急事件。 时间管理四象限法则告诉我们：要优先做重要。紧急事情，给这类事件预留充足的时间安排，只有这样才能给其他事件留下时间，保证效率水平！ 虽然我们很多人接受和学习这种时间管理的方式，但到实际工作中往往发现做不到。为什么？因为可能你在做重要不紧急的事情时候，内心里总是在担忧重要紧急的事情。 比如你打算上午做个日程安排，下午有个重要的会议，你在做日程安排的时候，内心里总是在担忧下午会议的内容，自己准备的充不充分？自己的PPT是不是还有哪里没改？假如现场出现意外情况怎么办？这些问题导致你焦虑，导致你上午的日程安排不能很好的完成，同时下午的会议可能也无法完美的完成。 为什么会造成这种心不在焉的情况？ 1、现代技术的发达，导致个人负担变重。 随着科技技术的发展，人们的生活愈加便利，但同时也导致了个人的负担变重，比如：洗衣机的出现让我们避免了花费时间去洗衣服，但是却无形中增加了我们洗衣服的频率；高铁、飞机让我们出行变得方便，但是却导致我们出差的频率变多；手机、网络让我们沟通更方便，但人们要求处理信息的速度越来越快。事情变多了，负担变重了，自然而然的导致我们思考的事情变多，无法集中精神处理一件事。 2、对外在事情反映不足或者过度。 在金融理论中，一个经济体系对外在环境的变化反映不足或者过度都会造成经济体系面临压力，同样，个人在面临外在事物反映不足或者过度的时候，也会产生压力和焦虑。个人对外在事物反映不足，会导致对事情的不重视，产生拖延症，造成事件的等级上升，成为重要紧急事件。个人对外在事物反映过度会导致对事情的过度关心，时刻都在担心这件事情的发展，不能集中的去完成一件事。 3、承诺或者承担义务的管理不当。 古人常说：“言必行行必果”，在职场中我们很轻易的对他人进行承诺，而过度的承诺会反过来造成自己事务性工作变多，产生压力和焦虑，同样，一个岗位对应了一个责任义务，过度的承担义务，会导致工作内容的细化，产生紧张不安的情绪。 那么，面对这种情况，我们该如何做呢？ 在这里不得不提明代著名的思想家、教育家王阳明的“知行合一”，所谓的知行合一就是你在做事情的时候，思想和行为要一致，一心一意的做一件事。但像王阳明的这种境界，需要我们普通人十几年甚至几十年才能修炼而成，并不适合职场人士的需求。 2010年，美国著名管理学家戴维·艾伦出版了《搞定》一书，在书中提出了GTD模型，应用GTD模型建立事物处理器，可以很好的解决我们现在面临的这种情况。 什么是GTD事物管理器？GTD模型的全称为Getting Things Done，翻译过来就是“把事情处理完”，是一个新型的管理时间方法。 GTD的核心理念：必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己去执行。 GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。 在进行GTD事物处理之前，我们需要做一个准备工作 ●确定时间 ●确定空间 ●确定工具 你需要准备一个工作区，这个工作区包含了舒适的环境（温度、家居舒适度）、顺手的工具（笔记本、打印机、垃圾桶）、干净整洁的桌面（避免过多的书本堆积、桌面颜色适当）。工作区的合理安排可以提高工作的效率、减少对处理工作事物的抵抗情绪，加快工作节奏，理想的时间安排是2个整天的时间。 在准备工作区的时候，有3点特别注意的事项： ●假如你经常性出差，你需要准备一个移动的工作区，包括笔记本电脑、水杯、wifi等内容，必要的办公设备可以帮助你有效利用碎片化时间进行事物处理。 ●保持工作区的独立性，不要和家人、同事共享你的工作区，这样会打扰你工作的节奏和安排 ●在家办公尽量不要穿睡衣等便装，人的大脑会根据环境做出相应的思维调整，穿一个你平时工作穿的衣服，简单的画个淡妆，可以有效的促进你进入工作状态，让工作行程一种仪式感。 在准备好GTD的工作区后，接下来就是最重要的事务处理阶段： 1、收集 在收集阶段，我们需要清空你的大脑，唤醒我们的模糊记忆，所谓模糊记忆就是一切能够引起我们注意的事物和信息，无论事物的大小、轻重、缓急，并将其存储在大脑以外的地方。 这里，我们就需要建立一个“事物篮”，事物篮是我们储存事物的地方，可以白纸、笔记本等纸质形式，也可使用工作便签、备忘录等信息化形式，这个“事物篮”必须是你经常使用的一样东西，在记录工作篮的时候我们可以从两个方面进行收集： ●外在收集 外在收集主要指搜索你的周围环境，从办公桌开始，逐渐扩展到你的抽屉、柜子、台子、书柜的表面和内部。 ●内在收集 内在收集主要指搜索你脑海中还记得的工作事项，可以利用头脑风暴法进行搜索，不论事物的大小和类别、正确或者错误，都清楚的记录下来。 2、整理 在这个阶段，我们需要对我们收集到的事件进行整理和处理。但这并不意味着你要彻底的清理你的“工作篮”，在这个阶段，你需要对收集的时间进行识别： ●这件事情是什么？ ●这件事情意味着什么？ ●这件事情需要采取怎么样的行动？ 确定是什么可以帮助你认识到这件事情是不是你需必须要做的事情，如果不是你必须要做的是不是可以扔出“工作篮”；意味着什么可以帮你确认这件事情对你的意义，如果你不能很好的把握，你可以反问一下自己是不是的价值观，从价值观的角度来评判，比如“金钱”、“名誉”、“友情”、“健康”；采取什么样的行动可以帮你探索解决事情的途径和方法，更加高效的解决好问题。 在确定好事情后，接下来就是要处理事情，处理事情遵循三个原则： ●首先处理“工作篮”最上面的事情 ●一次只做一件事情 ●永远不要把事情扔回到“工作篮” 在处理事情的时候，最难的问题就是“如何进行下一步的行动”，处理下一步的行动可以分为两种情况： ●清晰明了 如果一件事情，你可以想到具体的处理办法，那么你需要进行权衡：立即去做？指派他人？延迟处理？ ●模糊不清 如果有的事情你无法判别下一步应该怎么做，那么你需要对这些事情进行分辨：如果是垃圾就扔掉；如果是不着急事情需要进行备注。 3、组织 在上一阶段，我们对事情进行了分类识别，确定了目前需要做的事情，接下来，我们需要对事情进行分类，事物的分类可以分为以下几个类目： ●下一步行动计划类别 ●项目类别 ●等待类别 ●将来类别 下一步行动计划行动类别是指，我们针对事情需要采取的下一步行动，如果一件事情需要很多步骤需要完成，在这里仅仅需要标注下一步的事项，标注你认为最重要的行动，比如你组织下周开例会，那么下一步的行动就是给手下发信息，如果你可以细化项目，可以把下一步行动写得更加清晰，比如用微信群通知下周开会。 项目类别是指一项工作需要多个步骤才能完成，这个时候就需要对接下来的行动进行时间的标注，确定好时间和日期，持续的跟踪好项目的进展，确保每个项目类别都有下一步的行动计划。 等待类别是指你已经把事情分派给别人活着等待事情的回复，你需要设置一个提醒日期和时间，定期检查和追踪这件事情的发展。 将来类别是指你未来需要去做，但是不需要立马去做的事情，比如学习 在这里需要强调两点： ●2分钟原则：如果你的下一步行动是在两分钟以内完成的，那么不要把它列入到计划中，直接去做！ ●准备一个日历：你可以用纸质或者电子的日历，将你刚才标注的事情需要的时间标注其中，方便你进行回归和追踪。 4、回顾 如果你的时间和精力足够，你可以每天进行回顾，如果你没有时间，至少要以星期为单位进行回顾，你要确保你面临的新问题都要进入到你的系统中。当你回顾的时候，主要去回顾“下一步行动类别”、“项目类别”、“等待类别”这三个类别的事情，及时的更新你的系统信息。 5、执行 如果你永远停留在前4步，而不进行下一步的行动，那么这个GTD模型将毫无意义！ 如何应用GTD有条不紊的工作？在前文中，我们讲述了GTD模型的应用步骤，下面我们就结合张明的现状，帮帮他梳理现在的困境，让他更好的工作吧！
1、收集 我们建立一个“工作篮”，收集一下张明目前需要做的事情，进行整理后，用表格的形式进行整理：
2、整理 现在我们要判断对张明来说，哪些事情可以做，哪些事情不能做，将不能做的事情扔出“工作篮”，扔不扔出去的核心就是价值观！
你可能会问为什么这里打球不能去做，这里只是我根据个人的情况进行一个判别，具体情况你需要根据你的情况进行划定，是不是要去做？删除完成后，张明的“工作篮”就少了一件事，如下：
3、组织 这个阶段我们需要考虑一下下一步的行动是什么，确定好可以行动的项目类别和具体的行动方案。
这个时候张明的工作就被划分为几个类别： 2分钟行动：安排周五例会、差快递、给家里打个电话、冲个话费、查看小王的工作情况 项目：端午节出去旅游 等待：买CBA球票 下一步行动：明天去买牙膏 经过GTD模型，张明的工作思路被理顺了，他接下来就要按照工作项目的类别依次进行工作，在日历上标注工作的内容和项目。 总结我们回顾一下GTD模型的五个步骤 ●收集 ●整理 ●组织 ●回顾 ●行动 我举的例子只是我个人的应用GTD的一个方法，你可能对里面的内容划分有异议，没关系，掌握这几个核心的原则才是最重要的！ 人的大脑是用来思考，而不是用来记忆，将事情放在脑外有助于大脑的思考，打个比方：我们的大脑应该像一个CPU，主要处理事情的运算，而事情就该像一个存储区，每当我们需要想的时候，把事情从存储区调出来。这个方法刚开始使用可能会有些生疏，熟能生巧！ 最后，用书中的一句话：希望你一直保持虽然整日事务缠身，但头脑清晰，轻松自如的控制和处理一切！ 参考书目； 1、戴维·艾伦，《搞定》；中信出版社，2010 2、乔·卡巴金，《正念》；海南出版社，2009 |
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来自： blackhappy > 《我的图书馆》
