改了 Excel 中的数据以为我不知道？我有修改跟踪记录

对于不能随意让人更改的重要数据，通常可以保护工作表不让人修改。但是工作中很多情形是：数据表由多人维护更新，数据量又非常庞大，每次收到更新的表格后需要准确知道哪些地方有改动。

Word 中可以追踪修改记录，Excel 中有没有类似的替代功能呢？

其实一点也不难，只要稍微设置一下，就能在 Excel 中达到近似的效果。

案例：

下图的数据表，出于工作需要由多人维护，为了方便知道其他人每次修改记录，需要在原始表格上高亮显示新表格的不同之处，要求如下：

1) 人员奖金如有变动，整行高亮显示；

2) 查找不到某人的记录，整行高亮显示；

3) 新增奖金记录，全表高亮显示。

解决方案：

1. 将整个数据表复制粘贴到 Sheet2 中，Sheet2 作为原始版本仅供自己查看，用于核对新版本的差异之处。

2. 选中 Sheet2 中的 A2: B24 区域 --> 选择菜单栏的“开始”-->“条件格式”-->“新建规则”

3. 在弹出的对话框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”--> 在公示栏中输入以下公式 --> 点击“格式”按钮设置背景色 --> 点击“确定”：

=OR(COUNTA($B:$B)<COUNTA(Sheet1!$B:$B),IFERROR(VLOOKUP($A2,Sheet1!$A:$B,2,0),'')<>$B2)

公式释义：

• COUNTA($B:$B)<COUNTA(Sheet1!$B:$B)：当 B 列的非空单元格数小于 Sheet1 中的 B 列非空单元格数，即表示其他人新增了奖金记录
• IFERROR(VLOOKUP($A2,Sheet1!$A:$B,2,0),'')：用 Sheet2 的姓名在 Sheet1 中查找对应的奖金数，如果找到就返回奖金数，找不到则留空
• ...<>$B2：将返回的记录与 Sheet2 中的奖金数做对比，如果不同，就高亮显示整行
• OR(...)：上述两个条件满足其一就高亮显示

* 请注意：为什么不直接用 vlookup 的结果与 $B2 比较，而是外面还要套用一个 iferror 函数呢？

因为如果某个人名没有查找到的话，vlookup 会返回一个错误值 #N/A，而这个错误值是无法与数据进行比较的，这就会导致姓名查找不到的情况无法高亮显示。

现在已经完全设置好了，从以下动图演示可以看到，只要在 Sheet1 中修改任何记录，Sheet2 中的对应行都会高亮显示；如果在 Sheet1 中新增了奖金，Sheet2 中因为没有对应的记录，所以就会全数据表高亮显示。

最后，把 Sheet2 隐藏起来只给自己看就可以了。

有关隐藏工作表的多种方法，请参阅 Excel实用tips(12) – 批量隐藏工作表。

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