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掌握这几个Excel技能，足以应付日常工作了。 初入职场的你，是不是听到用人单位“精通Excel”的要求时，心里就打鼓了？其实没必要害怕。Excel的功能虽然很多，但如果只是日常办公使用，只要学会以下几点，就足够应付了。 排序功能 最基础的排序操作，是对单列的排序。 操作：选中要排序的列，然后点击“排序与筛选”，在下拉列表中根据自己的需要，选择“升序”或者“降序”。 需要注意的是，如果表格中还有其他的列，Excel会提示“扩展选定区域”还是“以当前选定区域排序”。一定要选“扩展选定区域”，这样其他列都会跟着排序的列变动。如果选择“以当前选定区域排序”，就表示仅对当前列进行排序，这样操作完后，数据就不一致了。切记！ 错误示范： 可以看到，只有“工号”排了序，其他列的数据没有跟着变动，所以最后排完序的结果是错误的。 多列排序，日常很少用到，咱们以后再讲。 筛选功能 基本上所有的表格数据处理，都离不开筛选功能。掌握好筛选功能，对日后工作十分有帮助。 筛选可以对单列进行筛选，也可以多列筛选。不过小鱼建议，在做筛选前，最好将所有列全部启用筛选功能。 为什么要这么做？ 根据小鱼的经验，一般单列筛选的场景比较少了，现在数据处理大多会用到多列筛选。如果你先做了单列筛选，发现还需要进一步筛选其他列，才能得到自己想要的数据，这个时候你就要先把单列筛选取消掉，重新做多列筛选。相当于刚才的工作白做了。 操作： 开启筛选后，在表头点击需要筛选的列，这时会弹出下面的界面： 如果列中的数据不是很散的话，可以直接在下面直接勾选自己想要的数据。 如果列中的数据很散，结果集里面会出现上百甚至上千条数据，这种情况下一条条翻阅、手工勾选就比较费时费力了。 在这种情况下，可以使用关键字搜索，搜出来一条就勾选一条。 当然这种方法也比较笨。实际在处理表格的数据时，如果某一筛选列的数据很散的话，那么一般是需要用其他方法做预处理的，或者直接用其他列做筛选。 如果筛选列是数字的话，那么还可以使用“数字筛选”。 冻结窗口 有时候表格数据量比较多，行和列比较多。如果我们向下拉或者向右拉，把表头遮住了。这时就分不清数据是什么了。 这时候就凸显了冻结窗口的重要性。 窗口冻结，可以冻结首行或者首列。这样当你拖动滚动条浏览数据时，首行和首列永远固定不变，可以很直观地显示数据的表头。 那么有人问，如果我的表头有两行或者三行怎么办呢？ 这就是多行多列冻结了。 很好操作。 如果要冻结前4行和前3列，那么可以单击选中5行4列的单元格，然后点击“冻结拆分窗格”，这样就搞定了。 是不是很简单？ 重复项处理 这个功能用的到时候很少，但作为数据处理的必要功能，还是放到这里说一下。 首先是删除重复项。 假如你所在的公司有10人，但是有一天统计人员名单时，你发现Excel表格里有11行数据（不包含表头）。 那肯定是多了一个人的数据。 现在不能肯定多出来的一个人是重复填报了，还是有人填错了。 但首先使用“删除重复项”功能总之没错的。选中所有行，点击“数据”--“删除重复项”，Excel会提示删掉多少重复项，还剩多少项数据。 如果想看看到底是哪两个人的数据重复填报了，就需要使用到复合操作了。 首先选中要查重的数据，然后点“开始”--“条件格式”--“突出显示单元格规则”--“重复值”，然后将重复值标成自己想要的颜色。 标完之后，不要一条条去找带颜色的数据。你忘了上面刚讲过的“筛选”功能？ 启用筛选功能，你会看到筛选下拉表中有个选项“按颜色筛选”。 它会把表里所有的颜色全部列出来，你只要选择刚才你设置重复值的颜色就好了。 然后你就看到了重复数据。 下拉选项设置 Excel本来就是用来处理数据的，但在处理数据前，一定要保证数据格式的一致性，这样我们处理起来特别方便。 在收集数据时，可以针对某些有固定值的字段设置下拉选项，以防不同的人输入时，输入的值不统一。 举个例子，比方我们要统计每个人来自哪个省份。有的人可能写“四川省”，有的人可能写“四川”，还有的人可能不看填写要求，会填上“四川成都”，“四川省成都”，“四川省成都市”等等。 小鱼真的见识过不看填报要求，胡乱填报的。 怎么办？ 针对这种情况，干脆就设置个强制选择的下拉选项，这样他们的填报就不会出圈了。 具体操作： 选中需要设置下拉选项的列，点击“数据”--“数据验证”。 在“设置”页签里，“允许”选择“序列”，然后在来源那里选择数据源。 也可以手工输入序列，以英文逗号作为分隔符。 图表制作 看到图表制作，先不要打退堂鼓。 Excel作为数据统计分析的工具，其强大和多样性的功能，已经让数据分析和统计渐渐傻瓜化。 图表制作更是傻瓜化中的傻瓜化。 简单而言就两部操作：选择要转化成图表的数据，然后选择你想要的图表类型，over！ 简单吧？ 图表制作真正难的在于专业程度和图表美化。 比如，什么样的数据需要哪种类型的图表？ 如果想要对比分析图，那么柱状图是首选；如果想要比例图，那么饼状图再合适不过了；如果想要走势图，折线图肯定当仁不让。 再说美化。 Excel提供的基本样式已经很好看了，基本拿来就可以用。但是作为专业的统计分析人员，可以再根据实际情况做些调整。 比如饼状图，你觉得要平面的还是立体的好些？各块之间要严丝合缝还是要分开一些比较好？相邻两块的颜色是不是太接近了，不太凸显边界，是不是要调一下颜色？ 这就是进阶水平了。 总之，要学会Excel，基本没什么难度。但是要做好，还是要不断努力探索的。 数据比对 最后一个，是大杀招---VLOOKUP函数。 VLOOKUP函数一定要掌握。 这个函数，在学习Excel技巧的人眼里，怕只是个“弟弟”而已。但可能你身边的同事，都没怎么用过这个函数。 那你就是王者了。 想当年，小鱼就单凭着这一个函数，称霸部门一年之久。 说实话，拿这个函数出来炫耀，我也是很惭愧了。但真的架不住同事们都不会啊。 别被吓住，照着我的演示，自己操作一下就会了，真的很简单。 先教参数。 =VLOOKUP(查找值,查找区域,返回查找区域第N列,查找模式) 现在有A表和B表两个数据表，A表和B表之间有相同的数据列。 你想把B表的部分数据列，对应复制到A表上面。 那么A表的数据就是查找值，B表的数据就是查找区域，B表被复制的第几列就填几。 最后，第4个参数“查找模式”，有两个值，FALSE代表精确匹配，TRUE代表模糊匹配。 不用犹豫，选FALSE即可。我保证，模糊匹配（TRUE）你很难用的上。 看图： 看着复杂，上手操作一下，就全会了。 动图操作： 上面这些基础功能，如果不会的话，就打开Excel实操一下，花费不了几分钟时间。以后小鱼还会和大家分享更多的办公技能。 如果喜欢的话，就关注小鱼吧。 小鱼成长笔记 |
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