设计师如何高效管理文件

kenu 2020-05-10

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一、秩序

1.1．秩序概述

秩序，顾名思义，就是文件的命名、分类、和归档。整个文件管理体系中，秩序一定占据了50%，容灾和同步占据另外50%。在正式构建文件管理体系的秩序之前，文件管理的思路：InBox → 归档，所有的未处理文件，都统一存放在 Inbox 里，文件处理完毕后，按照文件类型、文件重要性等规则，各归各家，移动到相应的归档目录中。我们可以把微信接收文件夹“Files”；QQ接收文件夹“FileRecv”和百度下载文件“BaiduNetdiskDownload”通通发送桌面快捷方式在InBox临时文件夹中。

设计师如何高效管理文件

InBox临时文件夹

1.2．高效统一的文件夹和文件命名规范

1.2.1文件夹命名:项目起始日期_项目名称_完成人_项目结束日期

文件夹的命名由四部分组成：开始日期+项目名称项目+完成人+项目结束日期。例如：20170101_xx项目_张三_20200401。

1.2.2文件命名:项目名_文件名_作者_当前文件的日期-版本号

文件的命名由五部分组成：1)项目名_2)文件名_3)作者_4)当前文件的日期-5)版本号.文件后缀。例如：箭牌_标准工艺培训_何飞_20200111-V1.0.doc。

1) 项目名：我们要完成的某个项目的名称，可以是企业名，学生人群可写班级等。

2) 文件名：阐述文件主题，观其名知大意，文件名。

3) 作者：第三部分为文件创建者。

4) 日期：日期格式为 YYYYMMDD。

5) 版本号：版本号在初步编写过程中，从V1.0至V1.X；正式交付用户审核过程中从V2.0至V2.X；文档定稿为V3.0，后续如再有变更，需走变更流程，文档版本从V3.0至V3.X

名称之间用下划线分隔，版本号前用-分隔。

规范命名的意义:

2.2.1沟通的需要,让接收方一眼明白文件的主题，这一点特别是在给同事发邮件的时候显得特别重要，对方可以在不下载文件并打开文件就能够知道文件大概内容，节约对方时间。

2.2.2索引的需要,方便快速检索到所需要的文件。

2.2.3回溯的需要,区分版本并随时回溯到以前的版本，错误示范：XX终稿、XX终稿最终版、XX终稿最终绝不修改版......

1.3．文件按格式分类

1.3.1文件类型

我们在处理文件时候，会使用各种软件，如3Dmax，CAD，office等等；各种软件在保存文件时候，都有其文件的格式；我们按照其保存格式，可以进行如下分类：

常见文档格式有：TXT、DOC、XLS、PPT、DOC等

常见图片格式有：JPG、PNG、PDF、TIFF、SWF等

常见视频格式有：FLV、RMVB、MP4、MVB等

常见声音格式有：WMA、MP3等

常见系统格式有：RAR、EXE等

1.3.2分类原则

区分大类，放弃小类:比如一般人划分到音乐这一类之后，就不需要再分类了。如果是音乐爱好者，则可以在音乐下再分出男歌手、女歌手，摇滚、乡村等等子类别。人的精力是有限的，刻意追求文件的细致分类，不仅提高了归档流程的复杂程度，也提高了查找文件流程的复杂程度，对于重要文件的容灾备份，在细致分类下也很难完成。

通用性：目录结构要符合大众的认知，自己能看懂，别人也要能看懂。

可扩展性：即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展，以适应新的需求。

相互独立ME，完全穷尽CE：也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够借此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。相互独立(ME),意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重迭的，完全穷尽(CE),则意味着全面、周密。

举个例子，比如音乐分类，按歌手性别分为男歌手和女歌手，是 MECE分类；

按音乐类别分为摇滚、爵士、民谣等等，也是 MECE分类；

按语言分为外语、粤语、闽南语等等，也是MECE分类；

按地理位置分为欧美、日本、港澳、台湾、内陆也是 MECE分类。

但如果你分为流行、经典、网络、KTV、汽车这样的，分类即会有遗漏，也会有重复，就非 MECE了。所以，目录，一定要在相同的维度上分类，有时候，我们的分类可能无法做到完全穷尽，也一定要保证做到相互独立。否则，随着时间的推移，你一定会陷入一个文件不知归类到哪个目录合适的窘境。按照一些文件不同的属性构建不同的目录树,上文对文件进行的分类，经过分析，会发现每种文件都有自己相对更突出的属性。比如文档、照片、财报，有更强的时间属性，那么我们就可以构建一棵以时间为父目录的目录树，存放这类文件；比如素材、媒体文件，有更强的类目属性，那么我们就可以构建一棵以类目为父目录的目录树，用以存放这类文件。这样做的好处是，具备比较好的可扩展性。照片、文档我们就按年为单位不断扩展下去，保留最新3年，旧的存档就可以了。素材和媒体文件，则是属于任何时间都可能需要用到，且无所谓创建时间的文件，就按类别不断积累就可以了。目录结构分类的其他原则,目录层数尽可能少，一般来说，父子孙三级目录就够用了。层级越多，检索文件时需要遍历的文件夹就越多，花费的时间也越多。某个类别的常用目录应该适当提高目录层级的权重。

二、容灾

容灾，就是文件的存档和资料数据的保存、备份，并且通过部署，在「意外」出现后，能迅速恢复。在文件管理体系中，引入「容灾」的概念，似乎有些沉重了。但对于无价的数据来说，再沉重也远远好过丢失。对文件资料进行重要性分类在部署文件系统的容灾备份前，首先要做的是本文第一部分的内容。你的文件，首先是要有秩序的。然后，再对文件数据进行一次「重要性分类」。

2.1 ！！重要独有：

个人照片及视频，文章及素材；笔记及日记；财务报表……这类属于个人的核心资料，是必须确保万无一失的。

2.2 @!不重要独有：

一些稀奇古怪不知是否重要的个人资料。(按照资源论来说，越稀缺越重要，所以，独有的通常是重要的。但就个人经验来看，每个人都或多或少会有一些这类文件。所以，虽然这样分类可能有待商榷，但姑且还是分一类。

2.3 !@重要非独有：

主要是工作文档，比如工作中和同事协同创作的文章、代码等等。你有一份，同事也有一份。这类资料，虽然丢失后花费一定代价可以找回，但也应做好同步备份。

2.4 @@不重要非独有：

一切网上能下载到的音乐、电影、图片、软件……这类属于可有可无的资料，即时丢失，也能重新找回。

2.5 文件保存：

异地冷盘：可靠性：☆☆☆☆☆，代价高，极不方便使用；（冷盘指的是，磁盘插电存储好数据后，断电妥善保存。冷盘不是指的移动硬盘；但移动硬盘可以充当冷盘。）

本地冷盘：可靠性：☆☆☆☆，代价较高，不方便使用；

家庭NAS：Network Attached Storage：网络附属存储，可靠性：☆☆☆，代价一般高，极方便使用。（NAS 是多块热盘的阵列。根据阵列的不同，可靠性和代价成正比。）

热盘：可靠性：☆，代价低，极方便使用。（热盘指的是，长期插电使用的磁盘。比如电脑中的磁盘，长期插电使用的硬盘。）

移动硬U盘：可靠性：☆，代价低，方便使用。

云存储：可靠性：☆，代价极低，方便使用。

三、同步

同步，就是利用网络云存储，对文件实现不同电脑间的同步更新，使其一致化、统一化。文件的同步，对于提高工作效率有着十分重要的意义。需要同步的文件，大多数是使用频次高的文件。哪些文件适合同步？需要即时更新的文件。例如正在处理中的文档、写作到一半的文章、处理到一半的 .PSD 文件……某些应用的数据库文件。例如 KeePass 的数据库文件，通过同步，可以实现多台电脑密码管理的统一、一致。需要分享的文件。例如家庭生活照片、朋友聚会照片……需要协同处理的文件。例如家庭财务报表、团队协作的代码、头脑风暴的纪录、会议纪要、思维导图……

涉及隐私的文件一定要引入加密：同步文件，自然是存储在第三方云里。既然是第三方，则必须遵循不可信原则。不可信并非完全不相信，而是保持审慎的态度、有保留地相信。那么，对于一些涉及隐私，但又有同步需求的文件，比如家庭财务报表、生活照片等。对于同步的文件，类似于 Verarypt 这样创建虚拟盘符的加密应用是不太合适了。同步的云有：第三方云百度同步；坚果云；微软的 OneDrive；使用 Encrypto 对文件进行加密；使用 7-Zip 对文件进行加密