【原】excel批处理技巧：如何制作文件档案管理系统

在工作中，人事、财务和库管经常需要管理很多表格档案。如果不去整理的话，急需使用时会大半天找不到文件。其实只需几个步骤，就可以用Excel制作出属于自己的文件档案管理系统。主要的思路是新建一个excel批量生成文件名称来管理这些文件，然后批量创建超链接，点击超链接即可打开相应的文件，主要效果如下图：

一、快速添加分类名称

下面是一份文件清单，其中包括了Excel文件，PPT文件和PDF文件。我们现在需要给每一份文件添加分类名称：Excel/PPT/电子书。

1.添加标题行，打开筛选器

在第一行之前插入新的一行作为标题行，分别起名为“文件名”和“备注”。单击右键打开筛选器。

2.筛选出所有的excel文件，输入分类名称

按照不同的文件类型，在筛选弹窗中输入字符进行筛选。例如excel文件的名称包括“.xlsx”和‘.xls’字符，分别输入对应的字符搜索即可。筛选完成后全选备注列，输入分类名称,下面以excel作为示范，按住”ctrl+enter”，填充所有选中的单元格。

3.重复步骤2，分别对ppt文件和pdf文件进行筛选

二、按照类别查看文件列表

有时需要按照文件的类别分类查看文件，这时备注列就有大作用啦。点击备注下方的三角形，弹出筛选弹窗。这里可以查看我们前面设置好的分类名称，勾选需要查看的文件类型，点击确定即可。如果需要查看全部文件，选中“全选”即可。

三、批量创建超链接

在C列创建超链接，有了超链接，点击即可查看对应的图片、excel文件或者其他文件。主要用到的函数是HYPERLINK函数。

1、在C2单元格中输入公式

我们分析一下C2的公式，就是两个参数：

=HYPERLINK("文件所处的文件夹路径/","点击打开")

那么我们如何获得自己文件所处的路径呢？

找到自己文件所处的文件夹，单击右键，在弹窗中选择“属性”，在属性弹窗中，复制“位置”后面的字符。

将复制到的路径，粘贴到excel的一个单元格中，并且在路径最后加上“/”，作为备用。我得到的路径如下图，红框中“/”一定要加上：

2、的含义

&的作用是连接字符，因为我们经过第一步已经得到了文件所处文件夹的路径，但是超链接必须要精确到哪个文件，所以最后要连接上文件名。A列有对应的文件名称，所以直接连接对应单元格的值就行。

3、“点击打开”的含义

超链接会显示成“点击打开”这四个字，这是自定义的，如果你设置成“超链接”，在表格中，就会显示成“超链接”，如下图

4、按住自动填充手柄，往下拉动，就可以自动创建超链接

注意点：

1、所有的文件都必须要在同一个文件夹中，不然就不能用自动填充功能；

2、如果点击超链接之后，弹出安全提示弹窗，请点击确认授权，因为不同软件进行了链接，所以会出现这个弹窗。

操作是不是非常简单，但是效果非常震撼？

当然，如果你需要按照前面的步骤在Excel表格中管理文档，首先需要一份文件清单。公司里有成百上千的文件，难道需要一个个输入吗？这样的效率超低而且非常容易出错，如果名字错误，那链接就会失效。

最后，告诉大家一个快速提取文件名到excel的方法，不管有多少文件，一键获得所有文件名。

四、批量获得文件名清单

在桌面新建一个文本文档，写入“DIR *.*  /B >文件名列表.CSV”代码。如下所示：

点击“文件”-另存为“获得文件名.bat”文件。

把这个文件移动到需要获取文件名的文件所在文件夹中，双击运行，就会生成一个名为“文件名列表.CSV”的文件，打开该文件，把“文件名列表.CSV”和“获得文件名.bat”删掉，就是文件夹所有的文件名清单。

注意点：

1、必须把“获得文件名.bat”文件放到需要获取文件名的文件所在文件夹中；

2、如果想获得文件夹A中所有文件名，但是文件夹A中又有文件夹B,必须将“获得文件名.bat”再复制到文件夹B下，双击运行，这样才可以获得所有文件名。

3、这个只适合windows系统

五、小结

非常简单实用的一个文件管理系统，几乎每个人在工作中都需要用到。这个系统实现了批量获得文件名、分类查看文件以及创建超链接的功能。同时可以根据自己公司的需求，添加新的功能，完善这个文件管理系统。

知道了原理，赶紧动手试试，不要让自己的文件管理混乱哦，不然查找真的不方便