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时间管理的真正秘诀

2020-07-03  思维灯泡
很多人热衷于学习各种时间管理的方法和技巧,以成功人士为榜样,给自己安排详细周密的计划表,并运用各种各样的软件与工具……然后,过段时间多半就没有然后了。
这是为什么呢?
因为热衷于所谓的时间管理的人,主要有两种:一种是欲求不满,想要努力上进却毅力不足、不能持续,总是三天打鱼,两天晒网的人;另一种则是工作琐碎、任务繁忙,或是外在干扰过多,没法自我掌控,以至于力不从心的人。
换句话说,大多数人之所以无法有效地管理好时间:一是因为懒散、动力不足;二是因为干扰过多,无法自我掌控。
这两个问题其实都难以通过各种流行的时间管理技巧来真正解决。
要真正解决时间管理的问题,需从两个方面着手:一是动力问题;二是时间的自主权
动力的问题暂时略去不谈,今天谈谈时间自主权的问题。
时间管理的本质,其实是时间资源的合理分配。
可很多人的问题恰恰在于,时间是没法自由掌握和支配的。
  • 本想周末专心看书学习,好朋友却叫你去逛街或K 歌。
  • 本想着报个培训班考个证书,结果公司天天加班,累得你回家就瘫软在床。

  • 刚拟订一个工作计划,第一件事还没完成,不速之客就到访了。

  • 刚准备写个方案,客户投诉又来了。
一天下来,一大半时间都被他人占据了,真正可以自由支配的时间所剩无几。

怎样来解决这个问题呢?

01

减少任务事项

这方面科技界的两位大佬堪称表率:一位是Facebook 创始人扎克伯格,另一位是苹果的创始人乔布斯。
扎克伯格每天都穿同样款式的衣服,因为他觉得每天都有很多比着装更重要的事情去做,所以没必要在穿衣服这件事情上浪费时间;乔布斯基本上也是黑色T 恤加深色牛仔裤,理由是一样的。
我们不会像他们那样极端,但很有必要反思一下,我们的时间究竟是如何安排的。可以记录下最近每天你都做了些什么,其中哪些是可有可无的。
常见的低价值高消耗的事情包括:
  • 看电视剧,尤其是肥皂剧。
  • 频繁地刷微博、朋友圈或头条。

  • 因为某些社会热点,在网上与别人无谓地争执。

  • 漫无目的的社交、无意义的聚会。

  • 追星,娱乐八卦。
把过往的时间安排记录下来,而后进行分析和优化安排,这更加有利于我们充分利用时间,提升效率。比如,有一段时间,学霸马冬晗的计划表在网上流传,她把一天24 小时分为13 块,每一块都有对应的明确任务。

很多人以为这是她的时间计划表,后来有知情人士透露,其实这不是她对未来的时间规划,而是她对前一天时间的记录和分析,如图4- 5所示:

图4- 5 学霸马冬晗的时间记录表

02

学会拒绝

我们的时间很容易被别人“偷窃”,这其实是因为我们不敢或不善于拒绝。

怎样才能更好地进行拒绝呢?
1. 学会自我坚定的沟通方式
有一个与拒绝相关的概念叫“自我坚定”——冷静而正面地坚持自己的观点,为自己抗争,坦诚、清晰而坚定地表达自己的观点、看法和感受,既不威胁他人,也不被动服从。
首先,我们必须在观念上认识到:
  • 每个人都是平等的,每个人的利益都应当被考虑和照顾。
  • 坦诚表达自己的观点和感受,同时要求对方考虑和照顾自己的利益。

  •  除了必须履行的职责,我们对他人没有帮助的义务。

其次,态度一定要坚决,即便对方一再请求,也毫不犹豫地拒绝。

A 挺擅长做设计,B 请他帮忙,A 说:“我最近有点忙哦。”

B 说:“不会很麻烦的,要不了多少时间。”

A 拗不过,只好帮忙,结果发现其实相当麻烦,花了他好几天的时间。

如果A 能够明确拒绝:“抱歉啊,我最近很忙,事情也多,而且都挺费事的,没法帮你了。”那么,就不会有后面的麻烦和时间的损耗了。
2. 提出建议或解决方案

针对对方的请求,提出对方没法拒绝的建议或者解决方案。

A 挺擅长做设计,B 请他帮忙。

A 说:“我最近有点忙哦。”

B 说:“不会很麻烦的,要不了多少时间。”

A 说:“这个还是有点复杂哦,我最近也忙,没法帮你了,不过我有个朋友专门做这块的,收费也很便宜,我推荐给你吧。”

很多人担心这样会不会没有朋友,在职场上寸步难行。
告诉你一个残酷的真相吧!
在美国康奈尔大学劳资关系学院的一项调查中,分析了职场人员的“随和度”特征后发现:性格随和的员工的薪酬比“带刺儿的”员工低18% !
不少人有个误解,老觉得要做个老好人才能在职场中混得好。
可实际上,宜人性太低固然会招致很多人的反对和敌意,但宜人性太高也未必是好事,因为那从另一个层面说明——你这个人太没立场,真的很好摆布啊。越是往上走,就越会涉及各种复杂的利益和争斗,如果你没有自己的主见,凡事任人摆布,自然是走不远的。

所以,不用担心拒绝别人会导致自己寸步难行,要敢于且善于拒绝别人,减少他们对自己时间的消耗和拖累。

03

任务分析:长短兼顾、大小区分

时间管理的真正精髓其实不在于规划和管理时间,而在于分析、从事和完成不同的任务与活动。

如表4- 5 所示,我们可以对自己从事不同活动的时间进行分类(核心观点援引自知乎用户朝露):
  •  消费性时间:换取生活所需的时间。

  •  投资性时间:投资那些能给我们带来长远价值的活动的时间。

  •  损耗性时间:花费在意义不大却又不得不去做的活动的时间。

  • 享乐性时间:从事给我们带来即时身心愉悦的活动的时间。

我们再把一些具体的时间填充进去就会更直观了,如表4- 6 所示:

这样一来,时间管理就变成了任务分析与待办事项管理。而时间管理的奥秘,其实就在于时间的分配。
我们把时间投入不同的象限里,就会有不同的收益。
  • 投入消费性时间:意味着我们要花费大量的时间来应对外界的琐事,会有很多忙不完的工作做不完的事,当然,我们会得到相应的补偿和报酬。

  • 投入损耗性时间:耗费时间在做一些没有价值的事情,比如上下班交通、约会等人的时间,短期和长期收益都无法获得,但似乎也没法彻底回避。

  • 投入享乐性时间:能够获得即时的瞬间收益,但过度享受会让我们沉沦于此,甚至上瘾,变得越发懒散堕落,而且会让我们未来的时间慢慢贬值。

  • 投入投资性时间:能够给我们带来长期的收益和价值,让未来的时间增值,但是回报的时间较长,当前很可能没法立即见效,而且往往需要耗费很多脑力。

四种时间是一种组合,我们可以以一天16 小时计算(除了8 小时睡觉)计算自己分配在这些时间上的比例。

如图4- 6 所示,大多数人在消费性时间上就占据了一半多,享乐性时间又占据了四分之一,还有15% 的时间则被各种事情损耗了,真正帮助自己未来增值的投资性时间估计至多只有5%。

这也是为什么很多人“数十年如一日”,辛劳一生还处在社会最底层,过着捉襟见肘的生活的重要原因之一。因为他们往往都不投资时间,只注重消费性时间和享受性时间,只做眼前重要和紧急的事。
凡事有因必有果,一个人现在处于什么样的位置,有怎样的生活或状态,是由他过去时间里的活动与决策所造成的。反之,一个人现在从事什么样的活动又会决定将来他处于什么样的位置,以及有怎样的生活和状态。

如果我们能达到下面这个图的分配方式或者更好,也就是说,每天投入25% 的时间(约4 小时)以上,我们未来的时间就可以得到增值。

如图4- 7 所示,我们稍微控制一下消费性时间和损耗性时间,比一般人分别降低5 个百分点,同时在人生早期大幅增加投资性时间占比,力图达到25% 或更多,享乐性时间降低10 个百分点,那么,随着未来我们时间的不断增值,我们只需要花费少部分的“消费性时间”就可以获得更多的收益。这样,我们就会有更多的时间来投入“投资性时间”和“享乐性时间”,最终就会慢慢进入时间管理的良性循环
这才是时间管理的真正秘诀!

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