 01 材料写得狗屁不通 “公孙主任”是我单位有名的男高音。 音乐学院科班出身，从小有个金嗓子。而他的老爸思想传统，说“唱歌”是不务正业，父命难为，他毕业后就到集团办公室当一个小文员。多年以后，他老爸又认为小文员有失家族风范，没有档次，在“公孙主任”自己的努力下，他去年被单位任命为“办公室副主任（主持工作）”。 因为我负责分管办公室，对这样一位才高八斗“歌唱家式”的办公室主任，我是打不得也骂不得，还得哄着、供着。唉......
最让我头疼的是——公孙主任不会写材料，也不想写材料！ 而我，则是凭着写材料一步一步熬出来的，对材料的质量要求很高，办公室文字秘书也换了好几茬，培养来培养去，没人感兴趣。 所以，很多时候，大材料都是我亲自主笔。 其实，公孙主任的优点很多，唯独不会写材料。而办公室是单位的中枢机构，是上传下达、收文发文的要害部门，如果办公室主任不会写材料，巧妇也难为无米之炊。 话说回来，作为办公室主任，材料不光要写的好，还要写的快，更要写的全。 不光要会写领导的讲话、汇报、总结，还要会写单位里的大报表、大统计、经济分析报告、生产经营年度总结等等，还要能应对上级单位常常在周五下班时，催命式的“三年工作总结”“五年工作汇报”等，这些高站位、讲大局，又要统领全单位发展主线，又要贯穿全单位、大事记的变态材料，更要如数家珍。否则，周末加两天班，也完成不了上级的任务和要求。
有的领导是业务出身，技术出身，因为打算要提拔，所以安排到办公室来锻炼。 这样的干部，因为长时间从事技术和业务，久久为功自然成了“业务领域”里的行家里手，但对公文逻辑、技法、用词、布局等一脸茫然，有时候眉毛胡子一把抓，有时候自乱阵脚不知所措，有时候乱弹琴、瞎指挥、想当然。
对于这样的办公室主任，一定要谦虚，一定要“空杯心态”，就算你是“国家级的特级数学教师”，也不见得就一定会是 “国家级的特级化学老师”。隔行如隔山，一字之差，肯定是大不一样。
 02 事情办得拖泥带水 “司徒主任”曾经是我的老主任。 只见他瘦高个，鹰钩鼻，浓郁的眉毛下，有两双炯炯有神的大眼睛，身上自带威严光芒，自带强大气场，让人畏惧三分。 但是他有一个很不好的习惯，事情喜欢拖拖拉拉，有时候还瞎做主或拖泥带水，不干净利索。 我记得一把手曾经在大会上就点名了，原话是： 因为，司徒主任在一次办事中出了一个纰漏。大概是这样的： 单位要清查提前退休的员工，政策发布后，按照道理，就应该严格按照程序办理，结果有一位老同志还差几个月才符合条件，老同志就来请司徒主任帮忙出主意，主任就让这位老同志去医院开个病假条，一直休到可以退休的时候。 眼看事情就要办妥了，突然上级要来检查，正好抽查到我们单位，结果发现了这位老同志的提前退休有猫腻，就去顺藤摸瓜，去医院核实，结果这个病假条是伪造的！ 老同志的儿子把别人病假条的姓名给改了，扫描后，生成pdf在系统提交，后来上级要求处分这个老同志，这位老同志穷途末路，一直在闹，还供出了主意是司徒主任给出的，这下给各级领导造成了很大的麻烦。 办公室主任的事情本身就是既多又杂，按照规矩办、程序办、章程办都很容易出现疏漏，何况自作主张违规办，这是给自己挖坑。 办公室的主任办事情一定要遵循：
同时，在给同事在出主意的时候，一定要深思熟虑，考虑全面，不能留后患、留隐患、留祸患，否则定时炸弹随时可以让你粉身碎骨。  03 会议整得丢三落四 我曾经被组织派到下级单位去挂职（担任某下属单位的办公室主任），这家单位的办公室一直没有正职，只有一个副职（非主持工作）。 正巧，我到的第二个月，行业高峰论坛会议就要在当地的某酒店召开了。该单位对这次会议十分重视，这位副主任是在年初的时候，就被党委会任命为该会议筹备组组长。而我是后来挂职后，才有幸参与其中。 距离开会还有48小时的时候，我突然问： 他回答： 哎呀！没有！ 我又问： 上午和下午有两次茶歇，歇息的时候干什么？有没有放我们单位的展板或者PPT？ 他回答： 没有！为什么放我们的展板和PPT？ 茶歇是宣传我们单位的大好时机，要不做几个海报，落地展；要不就集中在一个茶歇厅，同时放ppt！另外，茶歇处要多放几个烟灰缸！ 距离临开会还有1个小时的时候，我又问： 下午要用大屏幕，做分享交流，激光笔在哪里了？ 副主任信誓旦旦的回答： 放心，准备了两个，酒店提供！ 我问： 你见到激光笔了？能不能显示出来？有没有准备备用电池？ 他不说话。 我随即联系酒店经理，请他们提供激光笔。果然，因为屏幕是LED电子屏，细的激光笔不显示，需要换成激光灯才可以，酒店恰好没有。 而我曾经遇到过这样的问题，我的车里正好有两个。 “会议无小事”。
任何事情没有第二方案，没有预备计划，没有最坏假设，一旦在会场发生意外，只能干瞪眼，乱成一锅粥。 办公室主任办会要统领全局，要细致入微，要有条不紊，要精益求精，要万无一失，最忌讳丢三落四，手忙脚乱，没有重点，没有章法，没有逻辑。  04 团队带成一盘散沙 钟离主任是汉语言文学专业的科班出身。 他的材料写的很有水平，但是写了10多年材料，就真的只会写材料了。 该办公室有8个人，企划、文秘、后勤、行政、前台等多个岗位，但是该部门没有团结性，各人忙各人的，遇到大型会议，大型材料，大型活动等，或者有些突发急事，难事，常常是某一个人在具体干。
作为办公室主任，如果只顾一头，只关注一个领域，显然不行。 因为你是部门核心，是部门领头雁、领头羊，不能每天自顾自的埋头写材料或者干其他，应该动员起部门的所有人员，调动起大家的积极性一起共同完成一项工作。
人多力量大，人心齐，泰山也能移。 办公室主任如果没有协调能力、权衡能力、调度能力，不会分配任务，不会安排任务，分不清轻重缓急，没有侧重点，就很容易把部门搞的乌烟瘴气、乱七八糟，把团队带成一盘散沙，没有纪律性，没有规矩意识，导致工作推进不了，干不动、干不好！ 不管办公室在单位分管哪些领域和板块，作为主任，都要分辨权衡，都要学会集中火力，重拳出击。  05 部门地位鸢肩羔膝 申屠主任天生是好脾气。 他的处世哲学就是谁也不愿得罪，当然谁也不敢得罪。任何部门找他帮忙，或者找他部门的同志帮忙，他都十分“乐于助人”的献殷勤。有时候自己部门的事情不做，也要立刻停下来，去帮助他人。 有时候帮人家做事情，出现纰漏，人家告到一把手那里，或者找上门，申屠主任也是笑脸相迎，也是点头哈腰，连连认错。 有时候部门同志拒绝别人，不去做苦力，干累活，这位申屠主任还会批评下属——人家叫你做，你赶紧去啊！磨蹭啥子呢？ 久而久之，事情做多了，错多了，就形成了—— 办公室是打杂的，跑腿的，救火的，擦屁股的坏印象；大家有锅就往办公室甩，有责任就推给办公室；办公室永远都是干的最多，错的最多；出力不讨好，人见人烦，人见人笑的尴尬部门。 职场里，马善被人骑，人善被人欺。
部门如何提高地位？这要看是否掌握核心业务，是否控制权力和经济命脉，是否有主要领导撑腰。 如果办公室只一味的奉献，一味的“卖祖求荣、割地赔款”，没有底气，没有硬气，没有志气，就很难得到大家的尊重和认可。  06 酒后抱怨狂言失态 仲主任是一位快退休的办公室主任。 据说他是从40岁开始才当办公室主任，他的机遇其实很好，在那个年代是单位里唯一的大学生，有些文化水平，而且材料写的也很好，在工作上，处事冷静、办事稳重。 但他有一个致命的缺点： 酒后失态，还瞎抱怨，说胡话！ 据说是有一次，是喝完酒后当着一把手的面，给一把手吐口水，还破口大骂。 从此这个事情成了单位里的八卦美谈，每当有新一把手上任，都会有人在背后开这个玩笑。 单位里换了很多个一把手，领导班子们考虑仲主任年纪大了，就给他个面子，就让他一直在这个位置上呆到退休。 而仲主任本人不但不痛改前非，亡羊补牢，反而变本加厉，肆无忌惮，酒后抱怨、失态。
仲主任其实有着很高的起点，可以在企业做总监，做副总，甚至做一把手，就是因为酒后误事。 酒品如人品。办公室迎来送往，接待、陪同是家常便饭，如果喝点酒就当众失态，胡言乱语，任何一个一把手都会提防、戒备。 这样的办公室主任就好比一个定时的原子弹，不知道下一个酒场以后，会爆出来什么“惊天大雷”。  07 定性不足朝三暮四 一般单位里优秀的人在提拔之前，都会被组织有意安排到办公室，担任一下“办公室主任”进行历练和磨练。 一是学习统筹协调的能力；二是为了接触更多的人，更多的事，扩大更多的人脉，积累更多的资源。 如果能一直做办公室主任，必然是领导最信任的人，最倚重的人。说白了，就是领导的心腹了。 柴主任，是我们单位行政副总提拔起来的。 据说是这位副总在班子会上极力推荐柴主任，费了好大的劲才帮助这位柴主任走马上任。 刚上任那几天，柴主任和副总每天中午一起吃饭，平时的大事小事，柴主任都会主动和副总当面汇报，两人还拼车上下班...... 跪舔的不要不要的！ 好景不长，一把手调走了，单位变天了！ 新来的一把手和这位行政副总是曾经的老同事，也是死对头。 柴主任，听说新来的一把手和副总还有很多精彩渊源和故事，开始坐不住了。 从此他也不和副总一起吃饭，也不一起拼车上下班，有事情也不和副总汇报，直接和一把手汇报...... 明白人都知道为什么！ 有人就在副总面前说： 是啊！一般来说，办公室主任都是一把手最信任的人。 千金难买信任，不管是站队，还是不站队，不管是站对队还是站错队，一定不能吃里爬外，朝三暮四。 任何领导都喜欢忠诚的人，忠厚的人，忠实的人！办公室主任必须要比别人“更忠诚、更忠厚、更忠实”。  08 自以为是站位不高 慕容主任是清华大学毕业的。 按道理是有很广阔的前途，只因为一次质量事故，被上级警告处分，后来没有地方安置，就由质量部主任平调到办公室当主任。 慕容主任来到办公室以后，并没有认识到自己的不足和错误，也没有反思自己的过去和失误。 反而是好了伤疤忘了疼，在业余时间偷偷帮一些小企业干私活，例如审核图纸、远程技术指导等。 而办公室工作，对于业务出身的他来说，并不是强项，他非但不虚心学习，反而瞎指挥——
办公室是单位的前哨后院，办公室人员也要成为多面手。 一个合格的办公室主任也是如此，如果不认可下属，不疼爱下属，不讲究领导艺术和手段，全靠打骂、批评、训斥，下属在高压之下本来已经心力憔悴，如果自己的领导也不为自己站台，不为底层人们发声，容易让大家心痛、心凉、心塞，丧失斗志和激情，没有动力和获得感。 失民心就是失天下。 办公室主任最过人的技能就是要会识人用人，就是要团结能人干大事，团结好人干乐事，团结庸人做成事，团结小人不坏事。 办公室主任一定要胸怀天下，着眼全局，立足当下。要有较高的政治站位，有较强的统领能力，有迫切的危机意识，有灵活的思辨能力，有锐利的视觉维度，有刚毅的执行风格。 本着一颗敬畏之心、感恩之心、谦卑之心，好学之心，做人做事，行稳致远。 在单位里，办公室主任是一个举足轻重的关键岗位，时常伴随领导左右，对做人做事都有较高的要求和标准！ 秘叔写这篇文章的目的不是为了吐槽、讽刺，而是希望大家能够回头看，对照镜子补齐短板，吸取别人的教训，树起办公室从业者的标杆，成为服务者、管理者的楷模，做一个优秀的办公室主任。 —— END —— |
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