导语:每天工作一大堆,进办公室以后,连口水都来不及喝,忙的焦头烂额的工作状态,感觉身体也被压力压得衰竭。其实真正让自己忙的,不是工作,而是时间用不到位。
美国西北铁路的前CEO罗兰威廉姆斯,就曾经因为3张办公桌的工作量,每张桌子都有堆叠如山的要紧事,逼的他精神濒临崩溃,赶紧找心理医生求助。 医生教他这样做:搬走2张办公桌。调整以后,罗兰威廉姆斯居然慢慢恢复了健康,这难道是桌子的问题吗? 其实是:把所有工作都放在了“最急、最重要”的时间象限里,惹出的心里疾病。 一、首先,有人说时间管理四象限,不就是“轻重缓急”分个类,学他真的有用吗?每个人的身上,大概可以列举出99%不公平的事务,但是唯一1%全世界人人都公平的,就是时间,每个人都拥有一天24小时的【时间】。同样拥有24小时一样的起跑点,撇去其他外因下,如何脱颖而出,靠的就是:管理方法。 所以,学会并拥有管理时间的方法,你认为对工作效率有用吗?答案当然是,非常有用。 1.时间管理矩阵是什么?时间管理矩阵这个方法,出自美国管理大师:史蒂芬·柯维的一本著作——《高效能人士的七个习惯》。 我们每天都要面对、处理各种事件,每一种事件里,都有两大维度的共性,让我们可以进行判断。于是柯维把事情按照【紧急】、【重要】两个维度,分成四大类,分别是既重要也紧急、重要但不紧急、不重要但紧急以及既不重要也不紧急。也因此又被称为时间“四象限”法。 2.为什么可以帮助我们管理时间?我们来回忆一下,最常听到职场上,每个人嘴里说出的一句话是什么? “我太忙了,根本忙不过来”、“我需要助理或是秘书”、“我给忙的忘记了”、“我每天都好忙,可是感觉什么事都没做好”...... 甚至忙到把另外的身份义务,比如身为子女、为人父母、亲密伴侣的家庭身份,也给忙的挤出时间以外,无暇顾及。让工作琐碎大量的充斥在我们的时间中,却找不到突破出口。 忙到近乎“瞎忙”的原因只有一个,就是没有管理好时间,仅此而已。 3.如何运用“轻重缓急”四象限?我们先将所有的工作,按照两大维度【紧急】、【重要】进行综合打分,打分以后在根据顺序,一项一项有序进行完成。 建议完成顺序是:1)急:重要而紧急 →2)重: 重要不紧急 → 3)缓:不重要但紧急 → 4)轻:不重要不紧急。 按照象限上的位置,来让自己更妥善的分配时间,优先完成最着急的工作。 小结:工具模型帮助提升工作效率这个模型的好处主要有: (1)将时间集中优先完成重点工作,让重点工作产生高效益 (2)避免遗漏该做的非紧急工作,解决未做的隐患 (3)能做到心中有数,掌握已经完成、待完成、未完成进度 时间管理矩阵,不仅能给自己提高效能,还能减少工作上犯错的机会。但是很多人学了它,却还是做不好,其实就是因为踩了3种错误用法。 二、其次,使用工具时,最常见的3种错误用法,把宝藏工具变垃圾废品很多工具一眼望去,看着好像鸡肋,就像很多道理都懂,但就是用不好。时间管理矩阵就是其中一种,看起来非常简单的法则,实际上没有掌握核心,在使用的时候,踩了各种错误用法,于是把用不好这个结果,推给了工具来背锅。 其实是使用者犯了这几个毛病: 1.列出清单以后就开始分类,但是清单永远写不完、写不全、写不细,总觉得分类分的缺东缺西,压根没有用。其实分类可以这样分:(1)列出清单:练习时,先放下完美主义,想到什么写什么 有一回部门请时间讲师来培训,让大家学着列工作清单,结果小美第一次列清单,就列了三天三夜还没列完。她很着急的说,我工作太多了,还要列,但是问她要列多久,她说她也不知道,整个人陷入焦虑的状态。 很多在使用【时间管理矩阵】的时候,会抱持一步到位,求完美的心态,列工作清单列不完。 而第一步列清单,其实是一个日常循环的动作,也就是我们每天都可以固定来做“列清单”的动作,对内容进行删减。 正确方法:放下完美心态,给自己限定1个时间(如30分钟),想到什么列什么,思考方式可以以周为单位(从周一到周日)、以日为单位(从起床到睡前)、以月度、季度、年度为补充单位。列到时间到,就进入第二步,不在留恋在第一步。 (2)初步归类:将第一次想到的清单,先抓出第一级类别大项 进入分类环节,小甘就给每一个清单了一个类别,结果他的一级类别硬生生的生出了20个,不会归拢的情况下,就会给自己带来很多重复性工作。就像是一次生了20个孩子,每个孩子都要搓澡、泡奶一样,但是其实可以将这些“孩子”的相同习性进行合并,根据特定属性分成5大类,减少了15个重复性工作。 除此之外,分类里面最难的其实是,分了A、B两类,但是出现一个小ab清单,不知道该分在A还是B大类里,其实这时候就要评估,是否将AB直接合并成一个大类即可。 正确方法:大类并不是越多越好,每个人的管理半径是有限的,管理学虽然并没有明确出最佳半径的推荐数字,但是借鉴大多数管理架构来看,一级控制在9项以内合适,5-7项较佳,超出9个以上的一级项目,将会让自己精力无力顾及。 (3)完善清单:在每个一级大项里面,定一颗番茄钟完善二级分类 小蕾是一位客服部经理,在第一步列举清单里,她列出了将近200条待办事项,在第二步里分成了5大类(客诉案例、客户档案、专员训练、回访活动、结案整理),花了30分钟把200条清单塞进了5大类里面,最后又生出了第六类-其他(放不进前五类,但又需要完成的工作)。在分类的过程,又想起了回访活动中,需要做的工作内容,于是又新增了第201条清单。 也就是在(1)和(2)的融合过程中,将第一步想出的清单,整理到第二步中列出的各个1级类别里,会再反复生出里面的细节。 正确方法:将清单进行分类归纳的过程,其实会不断刺激我们思考,也会激发出有些我们忘记要做的工作,所以在这个步骤要有充分的耐心,来进行整合的动作,当这一步能够完成至少80%以上,就能发挥时间管理矩阵的重要作用。 2.分类以后就开始贴标签,但是怎么贴都是“最重要”、“重要”、“紧急”,哪有不紧急、不重要的事!其实重要和紧急的意义可以这样看:(1)何谓重要:
(2)何谓紧急:
(3)评估【重要】、【紧急】的三大认知:
3.光是做清单和分类,就要花很长时间,8小时感觉更不够用了,根本做不完这堆工作,哪能增加效率!其实效率可以这样理解:(1)找出影响效率KPI的关键:一直被打断、无法专注,影响工作完成率
小鲍是文案主编,今天有好多文案要审核和撰写,一进办公室,就开启邮箱,看了一圈客户的回复,右下角突然弹出一个喜欢的明星广告,没忍住按开看了一眼,电话突然进来,讲了半小时后,部门主管通知要开会,看完出来突然想不起自己今天要完成哪些工作,于是坐在桌前又翻了一圈对话记录,找到了需要着手写的文案,文案部的下属送来5篇稿件要审稿,不知不觉到了晚上,又是个要加班的日子.... 周而复始下,小鲍没完没了的加班,丝毫无法从忙碌中解脱,每天都有传说中做不完的工作。 其实我们要完成驾轻就熟的工作,大部分的人都是没什么难度的,最难的是常常无法专心、专一、专注只做一件事。于是效率被无限延伸,才能把这件工作给打钩完成。 如果整理好清单,做好轻重缓急标签分类,每天把必完成工作贴在桌面上提醒自己,就能减少被中途打断后的失忆比例,快速返回专注状态,完成工作。 (2)形成自己的惯性效率:前期就像荷花定律,养成习惯才能成为自己的时间定律
小芬小时候就喜欢买书、看书,书籍往往看完就堆放在一起了,有些甚至还没看,就淹没在书堆里,有一天去了书店,看到一本书,突然想不起自己到底有没有,想买、又不敢买,回到家翻箱倒柜了几个小时,还是没找到,于是她兴冲冲的买回家,过了几天,突然发现一本一模一样未拆封的书,就在她的床底下。 还记得每每去到图书馆,我们总是能够轻松找到想要的书,那是因为图书馆每天都有专门的工作人员,将新书编号上架、将归还的书按照编号送回相应的架上。 过去我们囤积了大量的工作,就像是未编号的书籍,没有善用工具好好分类,第一次进行编号分类的投入,就像是荷花慢慢开花一般,持之以恒保持这个习惯,我们就可以有序管理自己的时间,每天只要像图书馆员定时定量,将新、旧书籍编号上架,就可以轻松存取。 小结:效率=前置作业(学习)+中期执行(行动)+后期归档(总结)完成工作的核心比例分别是:40%+40%+20%≥100% 也就是事倍功半vs事半功倍的差异,当我们通过前期的优化整理,可以提升我们在执行期间的专注度,以及运作速度。 如果想到什么做什么,或是总是做短期计划,就很容易被临时性的工作打断,造成工作接续缓慢,或是工作遗失甚至断层的状况发生,相当于一直在运作的只有后端的40%+20%,勉强踩上效率的及格线。因此学会避开清单、分类、标签三大误区,虽然初期需要投入一定的时间比例来制作,但是却能为后期带来非常可观的行动效率。 三、最后,有效的分类,起到了40%的改善,真正加速作用的还有:后面40%的执行意识+20%定期总结四个象限,先做什么,后做什么?当轻重缓急划分出来以后,就可以很好地进行排列,才不会让自己随心所欲挑着、跳着做。 40%分类改善: 1.工作顺序是根据隔天的工作条件,进行清单排序。确认工作条件:
40%执行意识: 2.按照排序的工作清单,在时间内提醒自己执行工作。提高执行意识:
20%定期总结: 3.固定时间对“象限清单”进行排查与总结。排查总结内容:
小结:工具并不是只用一次就有效。
当时间管理矩阵的分类,变成一种习惯,就能发挥效率加速器的效果。如果分类得当,其实我们每天都在做当天必须完成的【紧急】且【重要】的工作,日复一日我们的效率也就高效运转了。 总结:高效率是职场工作的必杀技。
投入一样的工作时间,别人却短、快、优,自己却久、慢、拖,久而久之效率,就成为了同等职位的分水岭。 将现在的工作列出清单,分类,做上标签,并且避开三大执行误区,让时间管理矩阵帮助我们快速提高工作效率。 |
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来自: blackhappy > 《我的图书馆》