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怎样用思维导图梳理会议记录?

 职业生涯规划师 2020-10-16

写《怎样用思维导图理顺ppt思路》这篇文章的时间,有个网友在留言里问了我一个很实在的问题:

会议中怎么用思维导图及时记录呢?特别是讲座人没有给出明确框架下,可以写一篇文章说说吗?

我没有正面回答,因为很惭愧,我也没有一边听会议一边用思维导图做记录。

通常我的做法也是做那种常规的会议记录,在有横线的笔记本上,简单记录一下流程和要点。

觉得特别重要的会议,或者需要向领导或同事汇报的,我会重新梳理一下会议记录,这个时候,可能会用思维导图来整一下。

所以,这篇文章的会议记录,针对的是事后的梳理情况,而非现场记录。

一,这个会议记录需要梳理吗?

这个问题,是最重要的。

大部分会议,可能都需要简单记录,但是否需要重新梳理,则不一定。

按照内容,会议大致可以分为三类:

  • 1、布置工作、分配任务类;

  • 2、传达精神、学习类;

  • 3、座谈、研讨类。

与会人员,根据任务不同,又可以分为三类:

  • 1、会议记录人员;

  • 2、普通听众;

  • 3、回去要汇报的听众。

对于会议记录人员,职责所在,没有办法,所有的会议都要做好记录。

对于普通听众而言,这三种类型的会议,开会的时候,可能都会记录一下重点、跟自己相关的点、自己感兴趣的点。回去之后把事情落实,就可以了。

对他们而言,会议记录不太需要梳理。

对于回去要回报的听众,可能跟第一类人比较类似,不但要现场记录,回去之后还需要梳理一下,把会议记录更好地呈现出来,这个时候,思维导图是个不错的选择。

二,记录做了有啥用?

会议记录,大致有三种作用:

  • 1、依据作用。基层工作,通常都能够深刻领会会议纪要的作用。当然,会议纪要和记录,还是有区别的。

  • 2、素材作用。有些重要的会议,需要整理会议纪要、做会议简报,那么会议记录就是最好的素材。

  • 3、备忘作用。好记性不如烂笔头,会议记录,很多时候就是一个单位或部门的历史资料。看一个单位的会议记录,基本上就能够了解这个单位的历史进程和发展状况。

真正有用的会议,才值得我们认真去记录和梳理。

三,怎么样用思维导图梳理会议记录

1、原始记录


这是今年三月份,我们部门的例会记录,办公室的人画的,用的是mindmapper2008这个软件。

这个会议记录,基本上把原始的会议内容,原封不动地搬到思维导图上,其实不太符合思维导图的原则。比如:没有用关键词或短句、颜色也少、图形图像基本没有。

但即使是这样粗糙的会议记录,也有很多好处:

  • 1、了解会议内容。通常我们把会议记录做好后,就在部门的qq群里分享。这样,没有来参会的同事,也能够很清楚地知道会议内容。

  • 2、掌握工作全局。基层工作,容易陷入具体事务中,只见树木不见森林。通过回顾思维导图会议记录,会对部门整体工作,形成一个全局的认识,不但知道自己做了啥,要做啥,也清楚别人做了啥,要做啥。这一点特别重要,是形成团队合作的基础。

  • 3、呈现重点。这张图里面,重点呈现的并不明显。一般的思维导图会议记录,完全可以通过颜色、图标、字体等多种方式呈现重点内容。也可以单独拉出一个分支,总结前面重点,统揽后续要点。

  • 4、备忘记录。下次开例会的时候,部门负责人只需要拿着这张思维导图,有针对性地了解各项工作的进展,就很方便了。而且避免了挂一漏万,节省了时间,提高了效率。其他人,因为有会议记录在,也会常常回顾会议记录,关注自己负责的工作进展如何。

2、要点呈现


这是我整理的一个会议记录,用xmind画的。

因为要给部门领导汇报会议内容,所以专门整理了下,把工作要点和跟我们有关系的点,特别呈现了下:

重要的点,用绿色+红星标示:总支书记要及时换届,思想建设要做到两覆盖。

有两件事情,还标注了优先级:机关党务干部培训名单上报,是第一优先级;机关干部礼让斑马线活动,是第二优先级。

六个单位的工作汇报,值得学习的做法挺多,内容太占篇幅,没有全部展开

有几个点,内容是重复的,领导再次重点强调,用联系线一拉,就很醒目。

四个分支,分别用了不同颜色的外框,整体看起来,清爽一些。

因为领导出差了,微信上把思维导图发给他,然后语音简单介绍一下,他就很清楚地掌握整个会议的要点了。

当然,这张要点总结,如果从视觉传达的角度看,还是有很粗糙的。

四,总结

梳理会议记录前,先问问是否有必要,很多人很多会议,其实都不需要梳理的。

如果梳理,可以有两种方式:原始记录和要点呈现。

推荐要点呈现,呈现要点的时候,可以综合运用颜色、图像图标、连线、外框等要素。

注,两张会议记录图片内容稍有调整。

END.


我是阿钱。

希望对您有帮助。


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