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现代交流已进入屏读时代，PPT是屏读时代的结构化交流利器！这本书无法让你秒成PPT精英，但绝对能让你知道如何制作“秒懂、零失误、高效、无须说明”的PPT。 “本周二前，整理好一份PPT，内容是季度总结、下月计划、策划方案、分析报告……，邮件发给**。” 无论哪一层的“打工人”接到这类邮件，往往都有轻微血压升高，莫名焦虑和狂躁感涌起。 在茫然感、倾诉感、完美主义、细节控、理工文艺情节等多Buff加成下，我们开始PPT征服之旅。 爬雪山、越高岗、熬过春夏秋冬，然后……，被收到邮件的N+1级“打工人”击落山底——“这是什么啊，没有Get到要点、莫名其妙，重做”！ 工欲善其事，必先利其器，看看这本书吧，日本工匠风的PPT指南 做PPT实际是一个思考和总结的过程，良好的PPT能够创造一个让人产生变化、成长的契机。如同演讲对个人的提升，大的变化总是“始于小的变化，并由小的变化带来自信。 在快速变化的世界中，能快速、高效的制作无须说明、并能驱动他人行动的PPT，已经成为一个“打工人”的生存进阶技能。 制作PPT所需的技能、技巧非常广泛，包括：假说思考、逻辑思考、沟通技巧、信息收集技巧、图解技巧、图表运用技巧、条目编写技巧、设计技巧、PowerPoint使用技巧等。 其中最重要的三个能力：逻辑思考能力和沟通技巧在会议中是准确、简洁表达个人看法所必不可少的；图解的技巧对于简化、清晰地表达个人观点更是直观有效。 PPT按照用途可以分为演示资料和说明资料两种： - 演示资料是指在演示会上，演示者用来辅助自己演讲的资料。需要有演说者来解说，因此简洁、聚焦、清晰、冲击力大，用来提示演讲人逻辑、引导受众思路； - 说明资料是不需口头说明，对方自己就能读懂的资料。说明资料的文字比较多，字体比较小，而图片的用量应该控制在最低范围之内。另外，“易读”也是说明资料必备的一个特点。 PPT按照功能可以分为两类：提案型和说明型： - 策划书、提案书都属于提案型资料，主要是提出新的想法、方案。 - 计划书、说明书则属于说明型资料，主要用于对业务实施的流程、情况、结果进行说明。 实际项目中，我们的头脑要时刻意识到“资料的PDCA循环”，分清当前的工作阶段该使用什么类型的资料： - Plan（计划）阶段，需要提案型的策划书、提案书，决定之后则需要说明型的计划书； - Do（实施）阶段，需要制作说明型的说明书； - Check（验证）阶段，需要用说明型的报告书把问题点整理出来； - Action（改善）阶段，则需要提案型的改善提案书。 制作PPT有三个重要的因素：第一是“驱动他人”，第二是“无须说明”，第三是“快速制作”。 “驱动他人”的PPT，是指激发他人内心的动力，消除他们不想做的想法，然后提出具体行动方案，让他们自觉、自愿地去做。要想制作出真正能够“驱动他人”的PPT，必须在PPT制作之前对PPT的说明对象进行充分考察。 “无须说明”的特性，是指拿到我们制作的PPT后，不用我们再进行说明，读者自己就可以读懂，这样就可以更高效地向更多人传达思想。想制作出“无须说明”的PPT，以下五个要点是必须掌握的： （1）信息明确 （2）一目了然 （3）根据充分 （4）对信息加以整理 （5）对读者的要求要明确、具体。 “快速制作”PPT，是指通过工作流程的合理化，提高工作速度，才能挤出更多的思考时间，提高工作质量。要想提高工作的质量，充足的“思考量”是绝对必需的。提高工作速度，并不单单是为了缩短工作时间，而是要创造出更多的思考时间。思考时间增加了，思考量自然就增加了，于是，工作质量也会随之提高。 如同打游戏一样，制作PPT采用快捷键比单纯用鼠标要高效的多（也是高手和菜鸟的重要区别），以下是制作PPT的一些常用快捷方式： PPT的思考和制作流程图可以参考如下，针对每个环节的介绍和精益求精，是这本书的脉络所在： ——明确目的： 以终为始是制作PPT的一个重要原则，在着手制作一份PPT之前，首先要想明白“制作这份PPT的目的是什么”，明确目的之后，再对PPT进行整体设计。 一份PPT具有明确的目的，那这份PPT就已经完成80%了。有了明确的目的之后，我们还要对目的进行细分，将其“具体化”。所谓目的的具体化，是指：要向“谁”传达“什么”，想驱动对方做出什么“行动”，为此我们“应该传达哪些内容”。
我们的头脑中要始终有种意识：制作PPT是为了驱动他人行动的。明确了“期待对方采取什么行动”，为此要向他“传达什么内容”之后，再开始制作PPT，您会发现制作的过程也将变得顺利、流畅。 当我意识到自己还没弄清楚目的的时候，就会马上关闭PowerPoint。因为目的不明确，制作PPT总会遇到这样那样的问题。根据我以往的经验，只要停下来想一想PPT的目的，哪怕只花10分钟思考这个问题，接下来制作PPT的过程也会流畅很多，节省很多的时间。 四个步骤来思考“制作一份PPT的目的”： （1）分析“传达对象”：我们要把什么样的想法传达给谁？谁——传达对象是我们首先应该研究的。他想做的事情、不想做的事情、对我的提案的认识与兴趣度等，都要事先搞清楚。 （2）确定“希望对方采取的行动”：我们希望对方采取什么样的行动？这需要事先想好，并做到具体化。如果对方是一个抗拒心理比较强的人，我们最好准备多个方案供他选择。 （3）分析“对方对我的看法”：对方怎么看待我呢？尤其是我在知识、经验、可信度、性格等方面给对方的印象，最好提前调查清楚。 （4）确定“要传达的内容”：把自己想要传达的内容用不超过150个字概括出来。其中应该包含问题、解决办法、效果、行动等要素。
选定好传达对象之后，我会从以下三个角度出发分析他们： （1）“动机”，是激励一个人鼓足干劲的必要因素，例如升职、加薪、评先进等。通过分析一个人的动机，就可以找到能够激励他的“点”。 （2）“障碍”，是让人丧失干劲的要素，比如新增业务、变革工作方法、失败的风险等。通过分析一个人所面临的障碍，我们可以找出阻碍他前进的要素，这些要素一定不能出现在PPT里。 （3）“知识、兴趣”，是指一个人拥有的知识和他关心的事情，例如这个人具有统计学方面的知识，或者他对做策划有浓厚的兴趣。根据这些，我们可以确定PPT里应该加入哪些内容。另外，一个人的“性格、立场”，会对他看PPT的方式产生影响，比如一个急性子的人，我们为他制作的PPT应该尽量短小简洁。 为了从上述三个角度来分析传达对象，我们应该了解他过去的经历和未来的目标，因为过去的经历、未来的目标会对他现在的动机和障碍造成很大的影响。 建议大家在制作PPT的时候，一定要把希望对方采取的行动明确化、具体化，让对方只要看到PPT，即使不用思考也能明白该怎么做。 摸清楚自己在对方心目中的形象，在制作PPT的过程中，就可以扬长避短，制作出更有说服力的PPT。 在对方眼中，我们自己身上到底有哪些弱项、哪些强项？要想弄清楚这个问题，我们可以反思一下在工作中自己和对方的关系。尤其是以下三点，我们可以逐一写出来。 ·（对方眼中）我的知识、经验 ·（对方眼中）我的立场、信用度 ·（对方眼中）我的性格
PPT要传达的内容要能概括为150个字（电梯演讲），我们分两个步骤进行总结概括： （1）要包含课题、解决方案、效果、行动等要素 课题：在实现目标的道路上形成障碍的因素 解决方案：解决课题的具体方法 效果：实施解决方案带来的成果 行动：对方接受提案后，可能做出的行动
（2）根据“分析‘传达对象’”和“分析‘对方对我的看法’”，在要传达的内容中加入一些暗示性内容。 通过这一步，可以得到一些隐性的结论。我们要把这些隐性的结论，以暗示性的语言，写入“要传达的内容”。
——设计框架： 针对一个单独项目的PPT内容结构，可以分解成以下四要素。 （1）背景 （2）课题 （3）解决方案 （4）效果 背景：重要目的是让读者受众意识到这份PPT的重要性。尤其是当传达对象的地位比我们高的时候，就更需在短时间内让他们意识到这份PPT的重要性。显示PPT重要性的“背景”，包含以下三个要素： （1）现状 （2）想实现的目标 （3）现状与想实现的目标之间的差距 课题：要想在“背景”中找出“课题”，首先要深入挖掘现状与目标之间的差距。深入分析现状与目标之间出现差距的原因，我们可能发现问题点不止一个。在这个过程中，重要的是反复问“Why？” 解决方案：填补现状与目标之间的差距的方法。解决的办法就是“解决方案”。在制订解决方案的时候，要注意以下三个要点： （1）该方案是否能够正确解决问题？ （2）该方案是不是从多个方案中选择出来的？ （3）该方案是否具体可行？ 首先是逻辑上是不是合理，其次看所考虑的范围是不是全面，最后看是不是有实施和落地的基础。 效果：在阐述预期效果的时候，不能只说成果，还要把成本说清楚。只有当“性价比”最佳时，才是最好的方案。所以，我们要把效果、必要的资源、行动计划这三点讲明白。 背景、课题、解决方案、效果这四要素，说到底就是设计提案的四个流程。在MECE分析法中，不遗漏比不重复更加重要。如果有重复内容的话，无非是让内容变得复杂，思路比较混乱而已。但如果有内容遗漏的话，就是致命性的缺陷了。
幻灯片主标题：一般设置在一页幻灯片的最上端，将本页幻灯片的内容以最简洁的语言传达给读者。在编写标题的时候，我们要把握以下四个要点： （1）简短。 （2）不谈主张和倾向性。 （3）尽量以名词结尾。 （4）主语要明确。 幻灯片主标题尽量以名词结尾。因为以名词结尾，可以让标题显得简洁、易懂。 幻灯片副标题：配置在标题之下，是对本页幻灯片的内容进行简要概括的文字。把一页幻灯片的内容以一句话副标题的形式概括出来，对方就能清晰地理解了。主标题多用词语或词组，但副标题应该用完整的句子进行表达。因为句子可以把时态、准确性等表达出。
——收集信息： 在开始收集“幻灯片信息”之前，我们应该首先设定一个假说，即收集哪些信息。在这个假说的基础上收集信息，效率高，省时间，建议可以采用“框架分析”方法。 什么是“框架分析”呢？就是“思维方式的框架”，有名的商业框架分析有“3C分析”、“市场营销的4P”、“波特五力分析”、“PEST分析”、“价值链分析”、“购买行为分析”、“QCD”等。举两个例子如下： - PEST分析模型，是市场营销领域非常著名的科特勒提出的，主要从政治（Politics）、经济（Economy）、社会（Society）、技术（Technology）四个方面来分析行业的外部宏观环境。在PPT的“背景”页，收集影响行业的外部环境信息时，非常适合使用PEST分析模型。 - 波特五力分析，是在战略论研究方面颇有建树的哈佛商学院的迈克尔·波特提出的，是一种梳理行业特征的框架分析模型，主要从“购买者的议价能力”“供应商的议价能力”“新进入者的威胁”“替代品的威胁”“同业竞争者的竞争程度”五个方面来分析行业情况。在PPT的“背景”中，收集行业内部环境的信息时，特别适合使用波特五力分析模型。 幻灯片信息可以分为“详细型”和“根据型”，两种类型的信息都可以用逻辑树进行分析。 （1）“详细型”幻灯片信息：是为了详细说明幻灯片副标题而收集的信息。在详细型信息中，幻灯片副标题并不包含在逻辑树内，逻辑树只对信息进行整理。 （2）“根据型”幻灯片信息：是为幻灯片副标题提供根据而收集的信息。在根据型信息中，幻灯片副标题包含在逻辑树中。幻灯片副标题位于逻辑树的第一层，第二层的信息都是副标题的根据。 像计划书、报告书这种用于说明的PPT，多使用“详细型”信息。 像策划书、提案书之类的用于提案的PPT，多使用“根据型”信息。 利用搜索引擎搜索信息，如果加上文件类型，就可以过滤掉大量垃圾信息，例如：想搜索PDF文件，只需在关键词前面键入“filetype: pdf”；如果想搜索PPT文件，只需键入“filetype: pptx”；如果想搜索Excel文件，只需键入“filetype: xlsx”。 ——设定规则： 为PPT设定规则，从个人角度来说，是因为这样能让自己制作的PPT保持格式、排版的前后统一。对部门、公司等来说，就更应该设定统一的规则了，因为有了统一的规则，大家协同制作PPT的时候，风格才会更加一致、兼容。 读者在读一页幻灯片的时候，通常情况下，眼睛移动的路线是从左上至右上，再由右上转至左下，然后由左下至右下，即Z字形路线。 读者一般先看左边的图表，再看右边的图表。于是，根据内容的重要性，以及最想传达给读者的信息，我们应该把最重要的图表配置在左侧，次重要的安排在右侧。
字体样式：在制作PPT的时候，我建议大家尽量选择微软雅黑。因为不管制作什么类型的PPT，也不管对象是谁，微软雅黑都可以算是一种万能字体。 也有不少朋友喜欢用宋体字，但我觉得宋体字更适合长篇文章，所以更适合用在Word中，而不是PPT中。 字体颜色：对外演示的PPT，想展现公司谦逊、柔和的一面，那我建议文字颜色选用深灰色。深灰色文字不仅能让读者感受到沉稳大气又谦逊柔和的氛围，还不会给读者的眼睛造成负担。 金融机构、公共团体等需要营造正式、严谨氛围的行业，制作PPT的时候最好选用黑色文字，深灰色并不合适。 字体大小：用于演示的PPT正文字号要大一点。当然，具体的字号还要根据会议室和幕布的大小来定。假设会议室比较大，又没给与会者分发PPT打印件，正文字号最小也要在20磅左右。 图形形式：矩形适合用来表示“具体的内容、有实体的事物” 。圆形、椭圆形，这两种形状适合用来表示“抽象的内容、概念性的事物”，例如愿景、问题、创意等。 常规矩形和圆角矩形给人的印象差异很大，所以，在同一份PPT中，最好不要混用两种形状。常规矩形适用于制作“严肃、正式的资料”。比较“柔和、缓和”的圆角矩形则比较适合“休闲、时尚”的行业制作PPT。 颜色使用：为防止“用色过度”和“选色不当”，我们应该先确定两种颜色。一种是资料中从头到尾、一以贯之使用的“基础色”，另一种是强调某个内容时使用的“重点色”。基础色和重点色得通过色相环来确定。
——编写制作： 根据PPT制作的不同目的和类型要求，可以选择不同的编写方法：逐条编写、图解、图表。
逐条编写时，分层这个步骤最难，实际上，分层也有一些规则，只要按照规则来其实也挺简单。分层主要有三种类型：因果型、详解型和举例型。 图解是一种有力的表达方式，六种基本图解类型分别是“列举型”“背景型”“扩散型”“合成型”“流程型”“循环型 ”。如何用图解的形式来表现信息： - 首先，我们要观察逻辑树中各个信息之间的关系。找关系的时候，我们可以从“时间流”和“因果关系”两个方面着眼。 - 确定关系后，再从六种基本图解类型中选择合适的类型。其中列举型图解，制作简单、使用方便，所以，我制作PPT的时候，一旦遇到时间紧张的情况，就常用列举型图解。
图表的选择方式和表现方式在很大程度上可以左右我们的提案能否得到客户的认可。使用图表的要点在于图表的“选择方法”和“表现方法”。
——资料分发、演示： PPT在制作好、演示分发之前，一定要经过检查，以避免疏漏和错误： PPT检查清单包括如下10项： - 标题幻灯片中客户的名称是否正确 - 报价金额是否正确 - 标题幻灯片的日期是否正确 - 幻灯片标题、副标题有没有遗漏 - 图表的单位是否正确 - 图表中的图例说明是否正确 - 文字的字体是否一致 - 出处是否有误，是否遗漏 - 幻灯片编号是否遗漏 - 是否残留公司内部意见
在打印PPT文件时，如果不用彩墨打印PPT的话，请选用“灰阶”打印。颜色的浓淡可以通过不同浓度的灰色表现出来，达到接近彩色打印的效果。 使用自定义打印之前，先要把PPT保存为PDF格式。然后进行自定义打印。在PDF文件打印页面可以打印多张： （1）在“缩放类型”中选择“每张纸多个页面”； （2）在“每张纸页数”中选择“自定义”，填入“1”ד2”。 这时如果双面打印的话，还要（3）勾选“双面打印”，（4）“长边翻转”。 演示放映：放映幻灯片的快捷键是F5。但是，不管当前位于PPT的哪一页，只要按下F5，就会从PPT的第一页开始放映。按Shift+F5，不仅可以快速切换到放映模式，屏幕显示的还是您刚才讲的那一页。 在对PPT进行演示的过程中，有时需要让听众的视线暂时离开屏幕，把注意力都集中到演示者的身上来。这个时候，我们可以按B键，屏幕变成一片漆黑（Black Out）。如果会场使用投影仪播放PPT，那么室内环境会比较暗，再通过B键让屏幕变黑，室内就会显得更暗。这种情况下，可以按W键，显示白画面（White Out）。再按一次W，又会返回原来的画面。演示讲解中，可以通过G键让画面显示所有幻灯片的一览，然后在其中选择想要演示的页面。这种方法也不错。 熟练使用这些快捷键，不仅可以在演示的时候更好地引导听众，还能让听众感觉演示者是一个PPT高手，从而产生更加信赖甚至佩服的感受。
——读后所感： 非常实用的一本PPT的工具书，其中印象深刻的是将PPT区分成了汇报类和演示类两种，针对不同的类型，有不同的写法，而且其中又对PPT内部的内容格式以及书写方法做了演示，并提供了很多技巧，颇有启发性。 日本人写的书非常注重细节，写PPT同样如此，这其中也体现了日本人的工匠精神，很值得钦佩。 PPT，不仅是一种文档，更是对思路的体现，以及对个人归纳整理能力的展示，使用PPT可以有效的让受众理解我们的思路、从而影响受众的行为，是现代公司沟通中最重要的工具之一。 PPT需要大量的思考，这才是制作PPT的核心。如果没有基于准确信息的大量思考，而只把时间放在了PPT的形式上，就是舍本逐末了。 工欲善其事，必先利其器，对内容的详细思考和对PPT技术的精益求精并不矛盾，把握这整个流程是对自己归纳、整理、总结、沟通、演讲综合素质的提升；也是团队协作、激励领导、愿景构建的必备技能！
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