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1.0 目的 确保公司管理体系文件、有关法规、标准的审批、发布、保管、更改、收回和处理处于受控状态，防止误用失效或作废文件。 2.0 范围 质量、环境及职业健康管理体系实施中所涉及的有关文件和资料，包括管理体系文件、技术性文件、外来文件与顾客提供的文件等。 3.0 职责 3.1 公司主要负责：负责手册和程序文件的批准签发。 3.2 管理者代表：负责组织手册和程序文件的编写和审核。 3.3 体系管理部： 3.3.1 管理体系手册、程序文件、作业文件、记录的有效性控制； 3.3.2 其它有关文件和资料的归档保管工作； 3.3.3履行正常的借阅、归还文件、资料手续； 3.3.4对归档责任方的职责进行监督检查。 3.3.5负责组织作业指导书和记录表格的编制，各部门经理负责本部门相关作业指导书和记录表格的审核，管理者代表负责作业指导书和记录表格的批准。 4.0 工作程序 4.1 文件和资料的分类： 管理体系文件包括质量、环境、职业健康安全管理方针、目标、方案和管理手册等。 文件和资料分为三类，即管理体系文件、技术性文件和外来文件资料。 4.1.1 管理体系文件 4.1.1.1管理手册； 4.1.1.2程序文件； 4.1.1.3技术文件、作业文件； 4.1.1.4记录。 4.1.2外来文件、资料 4.1.2.1国家、行业、国际标准的最新版本，定期更新，在公司范围通报； 4.1.2.2顾客提供的文件资料。 4.2 外来文件、资料 综合管理部负责收集国家、行业、国际标准的最新版本，定期编制文件目录，在公司范围通报。电子 文档形式的文件，应及时上传公司内部网站供查阅。 4.3 文件和资料的管理 4.3.1 管理体系文件的编制 公司所有体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定制定：
4.3.1.1管理手册、程序文件受控版本由综合管理部加盖“受控”印章予以标识，发放时持有人在《文件分发 缴回记录》签字备查。非受控文件加盖“非受控”印章进行标识，经管理者代表同意，方可对外提供； 4.3.1.2作业文件按需要，由体系管理部登记发放； 4.3.1.3有关管理体系的公文函件由体系管理部转发。 4.3.2顾客提供的文件资料，归档前由市场部登记管理。 4.4 文件的标识与有效版本 4.4.1 所有管理体系文件均按规定审定，以《文件管制总览表》予以记录，体系管理部下发使用。 4.4.2 过期作废文件要隔离存放，加盖“作废”章予以标识。为修订备查的目的而保留的作废文件应加 盖“作废留存”章，无保留价值的作废文件填写《文件修订、废止申请表》，经审批后销毁。 4.5 管理体系文件的更改 4.5.1 更改 管理体系文件需要更改时，由申请部门填写《文件修订、废止申请表》，经文件原审批人批准后 进行更改，文件更改程序原则上按文件编制程序进行。 4.5.2 受控与标识 管理体系文件更改后，填写《文件修订、废止申请表》，由体系管理部发放，持有人将其添加在“受控” 版本中。 4.6 管理体系文件的编码 4.6.1 一层文件——管理手册编号方法： ZZ-SC — XXXX XXXX- 发布年份 SC -管理手册代 ZZ-公司 4.6.2 二层文件——程序文件编号方法： ZZ-CX - XX XX - 顺序号 CX-程序文件代号 ZZ-公司 4.6.3 三层文件——作业类文件编号方法： ZZ-ZY–XX —XXX XXX- 顺序号 XX-制定部门代码 ZY-作业文件代号 ZZ-公司 4.6.4 四层文件——记录编号方法： JL- XX — XX XX- 顺序号 XX-部门号 JL- 记录代号 5.0 相关记录： 6.1 《受控文件清单》 6.2 《文件收发登记表》 6.3 《法律法规清单》 6.4 《文件修改申请单》 |
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