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原创作者 | 李锐 微信公众号 | Excel函数与公式（ID：ExcelLiRui） 个人微信号 | （ID：ExcelLiRui520） 它是耽误工作效率的罪魁祸首，很多人还浑然不知！ 当下职场竞争日益激烈，大家的工作压力不断加重，很多人已经开始注重改善工作方法，提升工作效率，但绝大多数人都收效甚微...... 通过长期的观察沟通和问题答疑，我发现了一个耽误工作效率的罪魁祸首，很多人还浑然不知，任其肆虐！ 今天这篇文章，我会结合几个实例帮你揭开它的面目，并给出解决方案。 案例描述 某企业销售两种商品：苹果、白菜，领导要求你对每天的销量情况进行记录和统计。 由于目前还没有相关表格，所以从表格的结构设计到公式计算都靠你了。 这里请你思考10秒钟，应该如何创建表格呢？ ... ... ... 下图所示是绝大多数人的做法（你的做法可以在底部留言） 如上图所示，每一行记录每一天的销量，不同商品放置在不同字段。 OK，这种结构目前看起来没有任何问题，方便记录和查看。 那么这是否就是最合理的做法呢？继续往下看。 新增业务目的二 新增业务目的二： 一周过去了，领导要求你分别统计苹果和白菜的总销量。 如上图所示 每天的销量基础上，使用SUM求和就可以轻松得到领导要的结果了。 截止到现在，也没看出来任何问题，我们继续。 新增业务目的三 新增业务目的三： 随着需求增加，新增商品香蕉和豆角 领导要求除了统计每种商品销量，还要统计水果类别和蔬菜类别的总销量。 这时候你需要新增两列，分别放置香蕉和豆角的每日销量。 目前的表结构下，对每一种商品的销量求和很容易，用SUM函数就可以实现，正如上图中B13:E13汇总行黄色单元格就是公式计算结果。 但是，领导要求的按类别统计就要费点功夫了，你需要先把每个类别下的商品罗列出来，再分别统计，最后再按类别求和。 虽然上图中右侧已经按上述方法实现了领导要求的效果，但是这个过程需要大量的手动操作和重新编辑公式计算。 不仅如此，还有更严重的问题在后面等着你，继续看。 后续新增的业务目的 后续新增的业务目的： 1、新的商品不断增加； 2、新的类别不断增加； 3、日记录数据不断增加； 4、月汇总、季度汇总、年度汇总； 5、不定时要求你按指定时间段统计各类别各商品的销量 ...... 当前的表结构，面对不断升级的上述要求，你会不断增加列，增加公式计算，增加手动改表和公式编辑、核查的时间。 最要命的是当年底要求你综合分析的时候，所有数据你都要重新梳理，重新建表，重新计算和修改。 或许这时候，大多数人还在苦苦做表，被迫加班喘口气的间隙中扔出几句抱怨，然后继续埋头苦干。 也或许这时候，聪明的你才会朦胧意识到最初的表结构的问题，会想有没有一种办法，能一劳永逸的帮我们解决所有逐渐不断升级的问题。 一句话解析： 我想强调的是：表结构的设计和合理性是至关重要的。 不合理的表结构是造成繁琐工作的罪魁祸首！最可悲的人大多数人都浑然不知，即使不断学会新的函数公式，掌握新的工具和技能，还是在错误的表结构上盲目浪费时间和精力。 关于科学制表的思路和方法，我专门在Excel特训营一期里面精讲过，可以参看： 【超清视频】Excel特训营：提升10倍工作效率丨菜鸟也能起飞 解决方案及思路解析 此案例在最初第一步建表的时候，就应该选择一维表结构记录明细记录，然后利用数据透视表进行分类汇总，如下图所示。 数据透视表可以帮我们对百万级数据进行快速处理、统计、分类汇总以及分析计算，不同商品按类别统计也可以用数据透视表的组合功能轻松应对。 即使商品和类别再怎么新增，在透视表中也仅需要点下刷新即可。 一句话解析： 数据的记录要用一维表，数据的展示要用二维表。
至于数据透视表，堪称Excel最强利器，本例中用到的仅仅是透视表的一点皮毛技术，已经可以顺利解决所有问题了，如果想系统学习数据透视表，可以参看： 今天先讲到这里吧，希望大家重视表结构的设计，在合理的结构上架构表格和搭建数据，会让你事半功倍的！ 如果你有什么感受，或者心得，哪怕是教训，都欢迎留言分享。 希望这篇文章能帮到你！ 如果你喜欢这篇文章 欢迎点赞 |
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