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在总承包企业工程商务活动中，写商务函件是每一个主办商务人员、商务经理少不了的经历，更是一项基本功，体现商务人员的专业素养、考验商务人员的写作能力、语言组织能力。 不论是在投标期间（签约前）、履约期间（签约后-结算报送前）、还是项目结算直至履约结束前（结算至付款完结合同自动失效），这三个重要的所谓的“三次经营”期间，都可能会发出或收到各种商务函件（甚至包括律师函）。 商务函件种类繁多，投标期间的澄清函、报价函、提醒履约函、催款函、议价函、索赔函等等，站在总承包人的角度，面对的对象可能是发包人、造价咨询公司、监理公司、管理公司、分包方、供应商、甚至当地行政管理管理部门等等。 有时候我们绞尽脑汁，写好一篇函件，发给领导审阅后，发现被改的面目全非发回重写，那种让人崩溃的心态，仍历历在目。 一份好的商务函件，应该是简练的、直达主题，让对方能直观的了解你的意图： 论点：表达的观点要清楚明了，用精炼的语言仔细推敲，少说“罗圈话”。
论据：应充分的引用合同条件、技术规范、图纸、变更、现场事实（照片）、询价函、清单、定额（如果合同条件许可情况下）、会议纪要等等支撑自己的论点。 论证：围绕论据，合理的表达自己的理解和观点，达成论点与论据之间的关联性。 情绪：表达自己的理解和观点时候要有足够的礼貌，合理的表达自己的情绪，即便是你因为收到对方的函件或对方的行为已经让你暴跳如雷火冒三丈。如果是酒后写信或电子邮件，最好不要当晚就发出，保存好，第二天也许你会对当晚的文字有大幅的修改（我是多么的了解工程人）。 写函件之前首先要搜集你表达观点的各种素材，如合同条件（含清单）、技术规范、图纸、变更、现场照片、分包报价书、计价规范、定额或定额解释说明等等各种素材，如果素材较多，可以就手头的素材先开始文字部分，需要的时候再去抽空找，尽量一次找全为好。
素材搜集好后便可以开始了，找一个安静不受打扰的空间，平心静气的书写。不要指望一次就能成稿，完成之后还需要多次的润色、修改，有些重要的函件还需要各级领导审阅无误之后才能发送。 大型的索赔函件（尤其是一揽子索赔）甚至是一项系统的工程，需要跨部门，多次会议、商讨、繁多的素材、证据，历经很长的时间才能最终完成。 下面的案例某项目的一份函件，同事们写好后我做了大幅的修改，加上了很多的附件，在此分享给大家，有不妥之处望指正。 【案例】某项目一体板综合单价核定异议的函件： 一、前提情要： 某项目外墙原设计为传统的岩棉保温+真石漆饰面，因为工期特别紧张，考虑到诸多因素，发包人将其修改为外墙装饰保温一体板。 就此项变更承包人报送了新的综合单价，在发包人的主持下，发包人聘请的造价咨询公司与承包人经过多轮的面谈，最后都达不成一致意见，双方差距较大，造价咨询公司出具综合单价审核意见交给发包人，发包人将其审核意见以附件形式转发给承包人。 为此，承包人提出异议。下图一是函件中造价咨询公司的主要观点： 
图一 该定额子目12-259子目全称：“粘贴并点锚装饰保温一体化板氟碳喷涂铝板承包人”，对此，承包人提出异议。 现场实际使用的是双面硅酸钙板中间复合岩棉材质的装饰保温一体板，当地定额中没有完全一样的子目，而造价咨询选用的当地定额子目材质为铝板复合岩棉的一体板，当地定额子目详情见图二：
两种工艺之间还是有很大的差异的，造价咨询选用金属一体板的子目，主材价格询的却是硅酸钙板装饰保温一体板1220*2440规格标准板的价格，却忽视了两种工艺最大的区别是：金属一体板主材已经包含了放样、工厂化定制加工等环节的人工、主材及主材损耗、机械的价格，而咨询公司直接向硅酸钙板装饰保温一体板厂家询的主材价格是不包含现场放样、加工、制作的人工、主材损耗、机械台班等价格的。为此，针对这些差异，项目部回函分析了两种工艺的差别，与造价咨询公司选择的子目从6个方面找不同，反驳造价咨询公司的意见。函件从六个方面指出对方选用子目与现场实际及技术文档是不相符的，提供个8份附件，从工艺流程的差距，分析了人工、主材消耗、辅材消耗、机械的不同、包括对对方询价方式的质疑，提交了我方的组价文件及组价依据等证据。函件的正文能看出函件正文的页数、附件的份数、附件的名称，每一份附件都随同主函件进行编号，每一份附件都有页码，能够相互印证，文末附上了附件清单及页数，防止传递过程中漏页丢页。附上了大量的现场照片及技术要求（经审批的深化设计图纸、技术规程）等等关键证据文件支撑每一个观点。 | | | | Ref.发文编号：xxxx-xxxx-0xx（总 0xx） | | | No. of Page Sent(Int. This One) | |
贵司xx-LXD-20xx-042号函件我项目部已经收悉。对于函件中外墙装饰保温一体板选用定额12-259子目的意见我司不能同意。根据贵司以及设计院确认的外墙装饰保温一体板深化图纸，选用的主材为双面硅酸钙板保温装饰板，该板的施工工艺为：放线→现场裁切安装→填缝打胶→撕膜清洁→验收。而造价咨询公司选用的定额子目为12-259：粘贴并点锚装饰保温一体化板氟碳喷涂铝板，经了解，该板的施工工艺为：现场检查→量尺下单→生产→现场安装→填缝打胶→撕膜清洁→验收。1.金属一体板需现场量好尺寸后，放样下单，在工厂完成裁切、折边、加工到现场直接安装。而硅酸钙板保温装饰板，需要现场裁切、安装，因此人工消耗量相比金属一体板高。2.金属一体板在工厂加工时已经折边，因此安装时直接拼缝，几乎不用密封膏，而硅酸钙板保温一体板缝隙在8-12mm，需要大量密封膏填缝，因此选用定额中密封膏消耗量偏小。虽然完成后的成品除了面板材质不一，构造较为相近，但上述施工工艺的差异，导致现场人工、材料、机械消耗量有较大的差异，金属一体板工厂化成型，不需要现场裁切，这部分人工、材料、机械消耗都在工厂，因此其主材单价较高，只需考虑现场安装费及部分辅料。因此选用该子目时，需要做实际情况做合理的调整和换算，不能简单的套用该子目的消耗量，我方意见如下：金属板一体板是在工厂完成的裁切放样工作，现场直接拼装，而硅酸钙板保温装饰板需要现场放样、现场裁切并安装，因此需要考虑板材卸车后的二次搬运费、现场裁切的人工费，因此现场人工费比金属一体板消耗量多出40%左右，而金属一体板这部分人工是在工厂发生的，综合进了主材单价中。因为金属一体板工厂化加工，因此损耗较小，本定额子目给的损耗仅为5%。硅酸钙板保温装饰板标准板尺寸为1220mm*2440mm【详见附件1，出厂合格证及现场标准板照片】，本项目采用的板的规格主要为800*600，整板裁切成800*600规格，损耗为3.25%。加之本项目有较多的挑檐、造型等异型构件，以及为考虑窗洞口对缝、建筑物边角等造成大量的非模数的板型，因此本项目的一体板损耗在10%以上【详见附件2，详见部分非模数板现场照片】。另外产生的废料需要外运消纳，还会发生垃圾清运及消纳费【详见附件3，切割损耗导致大量的废料及垃圾】。现场裁切需要使用裁切机械、铣床、叉车等工程机械。本项目配备了1台大型数控裁板机，6台精密裁板机，3台木工铣床，叉车一台。除了机械费，还需要消耗电能及油料。而金属一体板这部分费用也是在工厂发生的。【详见附件4，现场主要机械照片】金属一体板因为折边后，安装是拼缝，而硅酸钙板保温装饰板缝隙为8-12mm，因此定额12-259中密封膏含量偏低仅为0.0003kg，几乎不用密封膏。经过现场了解，硅酸钙板保温装饰板一体板每平米消耗密封胶0.5只(每只密封胶590ml，容重1.2g/ml)，折合每平米密封胶消耗量为0.354kg。【详见附件5，详图及现场照片】12-259定额中双组份砂浆含量仅为每平米消耗量0.003m3，折合5.1kg。查看技术方案粘接砂浆厚度5-7mm，经厂家提供数据，双组份砂浆平米使用量达到8-11kg。外墙一体板的安装需要专业化比较强专业分包，咨询公司仅仅只询主材价格并只做简单主材替换，并未考虑专业分包的管理费用、利润等，专业分包的管理费利润在10%左右。【附件是6是厂家提供的主材报价单、附件7是我方与厂家提供的签约价格的综合单价分析及平米人、材、机消耗量表】综合上述因素，导致贵方核定的价格偏离市场行情，我方不能接受。随函件我方提交一体板的费用申请表【详见附件8】，均按实际消耗量计算，请贵司据实审核。附件1：一体板检验合格证（规格为1220*2440）（1页）附件7：xx品牌与我司签约提供的综合单价分析表（2页）
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