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一炜注： 在上一份工作里，我有一个习惯：以15分钟为最小单位，对每天的工作进行记录。 这份记录让我看到，自己每天有多少时间花在毫无意义的杂事上，而这些杂事又在多大程度上不受自己控制。我能够意识到这些时间投入缺乏意义，但发现自己还是得被迫继续这种投入。 这成了我最终选择辞职的一个重要原因。 ------- 你是否有过这样的情况：当回顾过去一周的时候，失落地发现自己没有完成原本希望完成的事情？在你发展一份成功的工作或者生意时，“时间”也许就是你最值钱的资产了，而“收入”则是你投入自己时间的直接产出。 你没法买到更多的时间，而时间永远在钟表的滴答声中流走。几年前，我发现了一种方法，可以让自己的工作效率几乎提升3倍。在这篇文章里，我就分享一些非常实用的点子。你马上就可以用它们来提升自己的效率，但并不需要工作得更加辛苦。 1、记录一份详细的时间日志 想要更好地管理时间，第一步就是看清自己当前在如何使用时间；而记录时间日志就是一种非常有效的方式。在尝试过1天之后，你就会获得很清晰的洞察，看见自己的时间都用在了哪里。 记录时间的这种做法，通常已经足够把你从以往被动的习惯中拉出来，让你得到清醒的认知；然后，你才有机会去检视那些旧习惯，进而改变它们。 下面就是记录时间日志的方法： 在一整天里，不管你什么时候开始或者结束一个活动，就把投入的时间记下来。也可以考虑用上一个秒表，记录活动之间的间隔。你可以只在工作时间做记录，也可以全天都记。 在这一天快结束时，把这些时间进行分类，看看你在每种类型的活动上花了多大比重的时间。如果你想更彻底一点，不妨坚持记上一个星期，计算一下在每一类活动上投入的时间比重。 请越详细越好，记下你在处理邮件、阅读新闻、浏览网页、打电话、吃饭、上卫生间……这些事情上都花了多少时间。每当你离开自己的椅子，可能就需要记上一笔了。我通常会在一天中记上50~100次。 你可能会非常吃惊，发现自己其实只花了一小点时间在真正的工作上。有研究表明，办公室工作者平均每天只有1.5个小时是真正在工作，剩下的时间都在社交、喝咖啡、吃东西、闲聊、来回乱翻文件，以及做其他跟工作无关的事情。 平均来看，全职的办公室工作者甚至在上午11点才开始真正的工作，然后在下午3:30就又松懈下来了。 2、分析你的结果 我第一次做时间日志时，发现自己一周在办公室待大约60个小时，却只有15个小时花在了真正的工作上。即使这样，我都已经是办公室工作者平均效率的2倍了。 这个结果让我很困扰：其他45个小时都哪去了？ 时间日志把它们全都展示给了我，让我看到所有那些在无意中流走的时间——太过频繁地看邮件，太过完美主义地做些根本没必要的事情，读太多的新闻，花太多的时间吃饭，被一些本可以避免的事情打断…… 3、计算你的个人效率比 当我看到自己在办公花了60个小时，但只有15个小时在真正工作时，就开始问自己一些有趣的问题了。 我的收入和工作成果仅仅取决于这15个小时，而不是在办公室花的所有时间。所以，我决定记录一下自己每天的“效率比”——用投入在真正工作上的时间，比上在办公室度过的全部时间。 结果很让我烦躁，我发现自己每天只有25%的时间真正在工作，我还发现仅仅延长工作时间是一件极度愚蠢的事情。 下面就是计算公式： 效率比 = 真正在工作上投入的时间 / 上班时间 4、减少工作时间以提升效率 如果你曾经尝试强迫自己，去做一件根本没动力的事情，那结果很可能是失败。这就是我在强迫自己“更辛苦地工作”时体验到的结果。 实际上，尝试“更辛苦地工作”，这让我的动力减弱，让我的效率甚至比之前更低。 所以，我不太情愿地决定尝试一下相反的策略。第二天，我只让自己在办公室待5个小时，剩下的时间不允许继续工作。 好吧，一件挺有趣的事情发生了，我估计你能想象得到。 我的大脑产生了一个想法——工作时间是一个稀缺资源。几乎5个小时里的全部时间我都在真正地工作，个人效率比超过了90%。 我在那一周剩下的时间里继续了这项尝试，完成了25个小时的工作量，而只在办公室里待了30个小时——也就是效率比超过了80%。 也就是说，我实际上能够每周砍掉30个小时的工作时间，同时还能比之前多完成10个小时真正的工作。 如果时间日志显示你的效率比很低，那就尝试一下，严格限制你一天中的工作时间，然后看看会发生什么。当你的大脑知道工作时间是稀缺的，你就会变得更有效率，因为你必须这样。 当有严格的时间限制时，你通常就会找到办法来把工作搞定。但如果你有大把时间，你就很容易变得没效率。 5、在保持最高效率的同时，逐步增加工作时间 几个星期后，我就能把效率比维持在80%以上了，同时逐渐增加每周待在办公室的时间。如今我已经这么做好多年了。我每周在办公室待45个小时，但通常可以完成40个小时真正的工作。我发现这种方法非常适合我。 如果我尝试延长在办公室的时间，就会发现工作效率将很快降低。有趣的是，这种让我优化了工作效率的方法，也让我在生活的很多其他方面获得了非常好的平衡。虽然能用这种方法3倍提升自己的工作效率，我依然得到了很多时间来追求其他个人爱好。 时间日志是一种聪明的选择，它让你得到最优的工作效率，同时又不需要增加工作时间。但是，时间日志只需要偶尔使用。 我自己每3~6个月会用一周来记录时间日志，这些年来，这个习惯给了我很大的影响，总是给我带来新的改变。如果太长时间不进行记录，我的工作效率就会逐渐降低，最终我又回到被动的、浪费时间的习惯中去。 你可能会跟我一样，发现自己对工作效率的直觉，和实际完成工作的情况非常接近。当你感觉效率低于理想状态时，请通过时间日志来唤起自己的清醒认知。衡量你的个人效率比，然后优化整体效率，把它拉回本该有的水平。 时间日志是一件收益很高的事情。它只需要付出很少的努力，但带来的长期回报是巨大的。 Steve Pavlina 2005.03.14 |
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