办公用品管理规范

第一章  总则

第1条 为加强公司办公用品管理，提高效率，规范流程，使办公用品的采购、使用和保管标准化、制度化，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

第2条 办公用品由综合办公室集中管理，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。

第3条  本制度办公用品包括：固定资产（A类）、非消耗性办公用品（B类）、消耗性办公用品（C类）、其他物资（D类）、虚拟办公用品（E类）

第4条  办公用品的采购、保管、发放、领取、使用需严格履行相关手续，遵守审批程序。

具体审批程序如下：

4.1.固定资产（A类）(含报价审批)

需求人→部门负责人→综合办公室→分管领导

4.2非消耗性和消耗性办公用品（B类和C类）

需求人→部门负责人→综合办公室

4.3其他物资和虚拟办公用品（D类和E类）

需求人→部门负责人→综合办公室(价格≤**元)→分管领导（价格>**元）

第二章 详细内容

第5条 办公用品的分类

5.1 固定资产（A类）:各类价值较高的办公设备，如:电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、办公桌、椅、文件柜等。

5.2非消耗性办公用品（B类）：文件夹、拉杆夹、档案框、文件袋、订书器、剪刀、计算器、裁纸刀、插座、U盘等。

5.3消耗性办公用品（C类）：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。

5.4其他物资（D类）:.广告类，如宣传单页、宣传册等；节日礼品、购物礼券等;其他。

5.5虚拟办公用品（E类）：电脑应用软件、各种数据、各类报表、设计图等

第6条 办公用品的采购   

6.1 每月1--3号（节假日顺延），各部门根据本部门办公用品需求计划填写《办公用品领用表》（需部门负责人签字）提交综合办公室。

6.1.1若有特殊情况，如公司举办重大活动等，相关部门应及早做好预算，提前向综合办公室提交办公用品需求，以保证办公用品及时采购到位，供应充足。

6.1.2特殊办公用品可以经行政管理部门同意授权各部门自行采购。

6.1.3各部门若临时急需采购办公用品，按程序获批后，采购人员实施采购任务。

6.2.综合办公室根据各部门的需求计划，再参考办公用品库存制定采购计划，填写《办公用品采购申请单》，按审批程序审批后报财务划转采购经费后进行

采购。原则上每月6日前采购到位。

6.3 采购人员需对用品的价格、质量负责，每一项支出必须有发票凭证（或采购小票）。采购完成后，将凭证交财务部。

6.4  E类办公用品的制作，本着优质、节俭、实用的原则，由各部门按照制作要求，同承制方谈妥价格后，填写《部门办公用品需求表》，根据涉及金额按审批程序审批后制作。

6.5 采购A类、批量办公用品等，需有两至三人同往，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁受贿索贿。

6.6 综合办公室应做好常用供应商的建档，编制出常用办公用品价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商甄选工作，控制采购成本。

第7条  办公用品的发放和领用

7.1.部门办公用品：

每月10日前（节假日顺延），采购专员根据各部门提交的《办公用品领用表》发放办公用品，并让部门负责人在《办公用品领用登记表》上签字确认。

B类办公用品如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

A类办公用品领取后，列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。

7.2个人办公用品：

7.2.1个人领用办公用品应填写《办公用品领用表》，经部门负责人审核签字后，向综合办公室申领，并在《办公用品领用登记表》上签字。

 7.2.2入职与离职：

新员工入职根据职位配备办公用品，并填写《办公用品领用表》。

员工离职时填写《个人办公用品交接单》（特别要注意虚拟办公用品E类的交接），并交回领用的A类和B类办公用品，由办公室予以重新分配。

部门负责人需根据交接单仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品价值大小，是否追究移交人的职责，另行处理。

7.3 各部门每年12月汇总办公用品使用情况，填写《部门办公用品资产汇总表》，部门负责人审核签字后交综合办公室存档。

7.4综合办公室根据领用情况即时更新《办公用品库存表》。

月底、年底填写《办公用品使用情况汇总表》，一式两份。一份存档用于年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门负责人，使其了解本部门办公用品的消耗情况。

第8条 办公用品的保管

8.1办公用品应指定专人负责，建立库存办台账《办公用品库存表》，明确掌握办公用品的各部门使用情况、库存情况。避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

8.2负责人须经常清扫、整理办公用品仓库，定期盘点。如发现账物不符，应及时查明原因，做到账物相符。

8.3离职人员交回的办公用品由办公室安排重新发放，申领人不得以其新旧为由拒绝领用。

8.4各部门要树立节约意识，控制和合理使用办公用品，杜绝浪费；提倡无纸化办公，尽量使用网络资源，降低消耗。

8.5工作岗位人员有更替的，办公用品库存作为移交资料之一。

第9条 办公用品的使用

9.1 精心使用办公设备特别是电脑，各部门需每天对电脑进行杀毒维护，根据自己的工作特征、工作内容等即时进行数据备份，文件归类整理。

部门负责人有义务监督本部门员工对虚拟办公用品的管理、应用、保存和更新。若因个人原因致使数据丢失导致公司蒙受重大损失（**元以上），将追究责任人的主要责任及部门负责人的连带责任。

9.2办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。

9.3使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。

第10条 报废处理

A类办公用品报废应当是在经过维修但无法修好的状况下，或者是无法维修时，方可填写《办公用品报废申请单》，经部门负责人签字确认后，提交综合办公室审核，报废品原购买价值单件超过5000元的，综合办公室须报请分管领导的审批，报废事项方可成立。

报废品在得到报废审批后应当由采购部门进行回收，统一处理。

报废后，办公用品台账负责人需及时核销《办公用品使用情况汇总表》。

第三章  附则

第11条 本制度适用于公司全体员工。

第12条 行政部根据实际情况，定期对本制度进行修订并报总经理批准后执行。

第13条 本制度由发布之日起生效。

附：办公用品领用表          办公用品领用登记表

个人办公用品交接单              办公用品采购申请表

部门办公用品资产汇总表             办公用品使用情况汇总表

 办公用品报废申请单                 办公用品库存表