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关于有效使用进销存软件的建议

2021-04-23  数字人生6...

老板您好!

来后通过接触业务发现有两方面需要改进,改进后不仅能大大减少财务和仓库双方的工作量,还能很大程度提高软件进销存业务的登记质量。

一是现在进货多数厂家未给提供发货清单,财务只能依据仓库写的入库单(无法参照厂家发货清单)增记库存,往往习惯叫的名子给实际名子不一样,仓库写的入库单既使再细心在货名上往往给实际不太一致、规格型号往往有省略,即使不省略,自己写的规格型号也跟不上打印的发货清单(多少克*多少袋*多少盒/每件)那样清楚正规,这样给增记软件库存带来不少难度,多耗费很多精力,还会造成登入软件货名不规范和因对规格型号理解不准确导致金额计算错误。

同时厂家提供的发货清单也是仓库作为验收货物的主要依据。

建议以后进货必须让厂家给提供发货清单,厂家提供发货清单并不费事,这又不是让他们开税票,因他们在发货前已编制好发货清单,只要在发货时将发货清单装信封里让物流随货带来就可以了,如带丢了就联系厂家再要,主要是应该坚决给厂家要求提供发货清单,以前财务经理也经常给厂家们要,可厂家不太当事很少给,以后进货时应将要发货清单做为重要事项给厂家强调再强调,因咱们财务记帐很需要有货名规范内容齐全的发货清单。

再是,以前正规企业采用手工记帐时,凡是进销存数据财务和业务、仓库各记各的,三家帐相互制约,并且每月核对一次,数据不对时共同查找原因;这些年财务普遍使用软件记帐后别管国营还是民营单位软件记帐,仓库软件和财务软件都是一体的,两边数据相联系,有一方记载后两套帐同增同减余额一致,比如购进时财务登入了仓库数据也自然有,仓库只依据入库单核对看登入的是否一致就行,无需再登一遍;同样出库货物仓库在软件上记减少了财务帐软件也同时减少,财务无需再登记一次,财务只依据出库单核对看是否减的正确就行。

不过依据财务纪律规定管物的不能管帐这一制约原则,即使允许仓库登记正常入库、出库业务,也在财务软件预先设置好,禁止仓库调整库存数据,以防止仓库对软件进行非正常业务操作。各企业实行的不一样,也有的企业所有库存增减业务都由财务操作,仓库只能查看库存数据,不能对库存数据进行任何增减操作。

经了解咱们仓库用的是其他牌软件,同财务软件没连接,别管入库和出库财务和仓库各登各的帐。假设仓库和财务软件能够连接,可设置成仓库只查看库存情况禁止对软件进行任何增减操作,入库、出库只财务一家登帐就行,仓库可进行逐张核对,看登的是否对,但如这样连接软件还需向厂家支付两千多元购买客户端,既然仓库已经有软件了就按原来模式走吧,入库出库还是各登记个的,这样也行,能使财务、仓库两套帐形成对比和起到相互制约作用。

另外,需要给仓库添置一台针孔式打印机,出库单、入库单都改用针孔式打印机打印,打印时能同开税票一样直接从软件系统中提取需要的货物名称及规格型号,这样打印的入库单、出库单,货物名称规范、规格型号齐全准确,给软件中设置完全一致。

投资一台针孔式打印机(可试着买二手的,听说近年行政单位经费富裕,往往挺新的办公设备就淘汰换新的,淘汰的二手设备价格便宜不少也挺好用)平时再用些打印纸,花费不算多,能使办公提高一大档次,很大程度方便记帐,避免因品名叫法不一样误记、减少因规格型号理解不准确形成金额算错,也给会计及仓库人员减少很多很大工作量。

建议仅供领导参考。

2021.4.23

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