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第1招 批量输入求和公式 如图1，有多个项目要汇总数据，如何批量将需要求和的单元格输入公式呢？如果一行行输入公式，当需要求和的行数很多时，效率就比较低了，这里介绍快捷键【alt+=】批量输入求和公式。 图1 操作方法：先选中要求和的第一个区域，按住ctrl键，再选中其他要求和的区域，按【alt+=】就可以实现。 如果要求和的数据没有空值，如图2： 图2 全部选中数据，按F5快捷键，定位条件选择空值，这样可以快速选中要求和的单元格，再按【alt+=】。 第2招 删除重复项 删除重复项可以选择一个或多个包含重复值的列，例如，如果把部门和姓名打勾，则只要这2个字段内容完全相同就视为重复项，如果全选，则每个字段都要相同才视为重复项。如图3： 图3 第3招 筛选不重复的记录 当工作表有重复记录，需要筛选出不重复的记录，只要把选择不重复的记录打勾即可。如图4： 图4 第4招 怎样将表格首行和首列同时固定不动 如果把表格首行固定，点击菜单视图→冻结窗格→冻结首行，如果把表格首列固定，点击菜单视图→冻结窗格→冻结首列，如果首行和首列同时固定，点击菜单视图→冻结窗格→冻结拆分窗格。如图5。 图5 第5招 怎样在多张工作表录入相同的数据——创建工作组 一个工作簿有多张工作表，需要在多张工作表相同区域输入相同的数据，或者删除数据，如果一张张工作表操作，很费时间，我们可以把这些工作表创建一个工作组，在其中一个工作表做某个操作，在其他工作表也做同样的操作。怎样创建工作组呢？如果多个工作表是连续在一起的，选中第一张工作表，按Shift键，再用鼠标选中其他工作表，这些工作表就成了一个工作组。如果工作表不是连续的，选中其中一张工作表，按Ctrl键，再用鼠标选中其他工作表。比如，工作簿有sheet1,sheet2,sheet3,想在3张工作表同样的单元格区域输入相同的数据，用鼠标左键选中sheet1, 按Shift键，再选中sheet2和sheet3,在工作簿名称旁边看到字样。如果要撤销工作组，操作方法同创建工作组一样。大家记住，Excel有个特点，怎么来就怎么回去。 第6招 怎样快速输入几十万相同数据 以20万行为例，要在空白工作表中批量输入20万行相同的数据，先在名称框输入单元格地址A1:A200000,如图6，按Enter键，在任意单元格输入数据，再按【Ctrl + Enter】，就可以批量填充A1到A200000为相同的数据。 图6 如果工作表中A列有数据，需要在B列输入同样行数的相同数据，只需在B1单元格输入数据，点击单元格右下角的黑色+双击就可以。 第7招 利用数据验证防止重复录入相同的内容 比如，要在A列输入数据，为了防止数据重复录入，可以用数据验证定义，如图7： 图7 这样，如果数据重复录入了就会提示图8错误： 图8 第8招 将单元格数字变成条形图 用数据条可以清晰看到数据的大小，不需要通过制作图表就能看出来，如图9： 图9 如果只想显示数据条，不显示数字，在编辑格式规则时在“仅显示数据条”前面方框内打勾，如图10。 图10 第9招 Excel不同版本的转换 Excel 2003文件后缀为*.xls, Excel 2007以及以上版本文件后缀为*.xlsx,如果要保存带有宏的文件格式为*.xlsm,如果在2013版本编辑文件，想要保存为2003版本的格式，只需要在文件→选项，保存格式为Excel97-2003工作簿（*.xls），如图11。
图11 如果2003版本文件要转换为2013版本文件，点击“文件”下面的“信息”，点击“转换”，如图12，即可把2003版本文件转换为更高级版本。
图12 2003版本的文件转换为2013版本，文件会大大缩小。例如，如图13的2003版本的文件大小是107K,转换为2013版本后，文件只有47K,文件缩小了56%。
图13 第10招 隐藏数据更好的方法——创建组 使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示、列的分级显示或者行和列的分级显示。通过单击代表分级显示级别的加号、减号和数字 1、2、3 或 4，可以显示或隐藏明细数据。创建组及分级显示功能可以实现数据的隐藏或显示，比隐藏功能要好用。当对行或列做了隐藏，有时候又需要打开明细数据，还要取消隐藏，而创建组及分级显示只要点击数字1、2、3、4就可以显示。 注意：创建组之前要先排序。排序后选中要创建组的行或列，点击“数据”菜单下的“创建组”，选中行或列，点击“确认”即可创建组。图14是做了组及分级显示，点击左边的2可以看到明细数据，点击1可以看到汇总数据。
图14 点击当个月份上面的+可以看到明细数据。如图15：
图15 |
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