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最近手头上的任务其实挺多的，既有新产品的开发，也有老产品的装调。一开始我的计划是分成两个组，两项工作同时或者至少能交叉着进行。但在排计划的过程中，想想这样做并不一定会提高效率。事情总得有一个优先级，必须保证最重要的任务能够按时完成，其他的任务只能往后排了。 在日常工作中，类似的情况也很多。任务A和B都来了，到底先做A还是B？今天列出了10个待办事项，感觉一天做了不少事，但产出却很少；刚想投入思考一个问题，一个电话接完不知道该从什么地方开始了；工作没几分钟来了一个微信，看完顺手看了会朋友圈，这一刷半个多小时过去了…… “多任务并行”听起来不错，但实际上对我们造成了很大的干扰。这也提醒着我，一是尽量避免“多任务同时操作”，另外在排工作计划的时候，也要考虑这一点。有一个研究显示，人们用在项目上的时间只有25%，而不是他们假定的80%，对知识型工作者来说——他们不会被“拴”在工作岗位上，你也不可能获得这样高的配置水平，通常可能只有50%或60%左右。如果我们假定完成任务的人把80%的时间用在这个项目上，那结果肯定是过于乐观而无法完成。 项目的一再延期让我反思，导致时间分配不足的原因。很可能是他们同时做着太多的项目；或者我们给做项目的人安排了太多工作。当人们同时身兼多个项目时，就要不断地在项目之间转来转去。这种复合任务的问题在于，每次转换时人们都需要时间调整适应。在制造业中，产线有一个说法叫“启动时间”，在其他工作中也存在类似现象。 有研究表明，你每被打断一次，一般要损失10-15分钟的时间，所以，如果你在1小时内接到4个电话，这个小时可能就轻易地全部损失掉了。 假设每次你从一个项目转移到另外一个项目都需要增加15分钟的启动时间，假设你计划用一整天来做某个项目，如果连续工作，可以在这8个小时工作日内完成任务。 然而，如果你同时做几个项目，你将不得不把时间分配在几个项目上。如果你每次连续工作时间不超过1小时，这个8小时的任务将至少要花费你9小时45分钟的时间。 那么，该如何处理启动时间呢？ 从管理的角度来说，有一个做法是：通过项目优先级考虑，减少启动时间。 总的原则是，任何人都不应当同时做2个或3个以上的项目，理想的情况是，一个人制作一个项目直到完成它，然后转入下一个项目。 为项目进行优先排序，是能采取的唯一经济可行的办法，而“把所有的球扔出去”只会造成混乱。 对于个人来说，我们还可以采取一些其他的办法，比如：给自己设置问题，用问题指引自己会进入到深度工作的节奏；比如把琐事集中在一个时间段来处理，可以把会议时间安排在早上或下午刚上班，这时候没有什么认知负担；再比如隔离干扰，给自己安排固定的处理问题大块时间，在此时间段内，坚决对干扰说不，然后待处理完毕后再去处理插进来的事项。 |
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