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朋友说，周二的工作会上，一向温文尔雅的领导雷霆大怒。起因是市场开发部门在一次投标过程中没有提供公司的业绩支撑资料，不满足投标要求。由于是个很重要的指标，因此被一票否决。这个项目是公司已经跟踪并运作了一年的项目，公司上下志在必得。就连市场开发部自己也认为拿到项目，几乎是铁板钉钉的事情。遗憾的是，这份投标文件，是经过层层审核和决策审批的。仅仅在部门内部，就设置了四道关卡，只有顺利通关，文件才能被提交至决策机构。虽然标书在部门内部设置了三个检查环节，但三次审核都没有发现致命的错误。经过公司的调查才发现，原来三次审核，都没有审核清单。也就是说，审核过程大家并不十分明确自己要负责审核的重点，最后所有人都认为不会有问题的地方，出现了重大失误。朋友的公司需要的不仅仅是发怒，追责，更要紧的是如何设置一份真正意义上的“审核清单”，避免在后期投标过程中，发生类似不可挽回的错误。如果你看过电影《中国机长》，应该对里面的几张清单印象很深：第一张清单是在飞行前的准备会议上，机长刘传健带领机组全体人员根据“起飞前清单”来做起飞前的准备。包括介绍每个人自己、航路的天气状态、紧急情况时的应急处置等。第二张清单是起飞前，刘传健和副机长根据“起飞清单”将飞机推出升空。第三张清单是在前风挡爆裂后，刘传健和副机长根据“风挡爆裂处置清单”来做紧急处理。《清单革命》里，也举了《萨利机长》的例子来说明“清单”对于航空业的重要性。意外清单，如风挡爆裂处置清单，用以应对紧急事件的处理。对于飞行员来说，如果不能做正确的事，把事情做正确，可能会让乘客丧生。对于医生来说，如果不能做正确的事，把事情做正确，可能会害病人丧命。对于职场人来说，如果不能做正确的事，把事情做正确，可能会害自己失去加薪晋升的机会，甚至失业。第一类错误是“无知之错”，我们犯错是因为没有掌握相关知识，科学只让我们部分理解了世界的运行规律。第二类错误是“无能之错”，我们犯错并非因为没有掌握相关知识，而是因为没有正确使用这些知识。最遗憾的事情就在于，我们原本可以避免无能之错的发生，而避免遗憾的途径，则是使用清单。清单，是将重要的事情，收集、整理、排序，逐个执行或检查，最终达成目标的方法。《清单革命》一书，将清单按照使用情境，分为三大类：执行清单、检查清单、沟通清单。如果市场部门，能够对三次审核要点进行分类，每次审核只需要按照清单进行核查，而业绩资料恰好在清单上，恐怕就不会出现失误。幸好，只是失去了一单生意。而有些失误的代价是惨痛的，比如航空方面。1935年，在美国俄亥俄州的莱特机场发生了一起严重的飞机坠落事件。坠落的这架飞机是美国波音公司的新型轰炸机，当时飞行员希尔（美国陆军航空首席试飞员）正驾驶着它进行试飞工作。调查结果显示，这起事故并不是机械故障引起的，而是人为失误造成的。由于希尔要忙着执行各种复杂的操作，在起飞之前，他忘记对飞机的升降舱和方向舱实施解锁了。这就造成飞机在爬升过程中失速坠地，发生了巨大的爆炸。后来，波音公司的研究专家们想出了一个非常巧妙的办法，就是编制一份飞行员检查清单。自从这张清单投入使用以来，波音公司的新型轰炸机无事故安全飞行的里程得到快速提升。所以，列明清单，可以帮助我们进行要点的记忆，不会遗漏重要信息，减少失误。你有没有这样的感觉，当一件事情很难推进的时候，我们往往更容易产生拖延。拖延症，其实就是不想面对当前的困难，进而采取的一种逃避策略。但其实，我们越拖延，心理压力越大。压力越大，我们越是无法开始这项工作。虽然理性上我们觉得应该尽早启动工作，但我们心里有只大象却迟迟迈不开双脚。这只大象被感性的烦恼击退了，而我们大多数时候很难让这只大象迎难而上。比如，如果想要三年以后出一本书，现在就开始写作精进，甚至逼着自己天天写。在储备不足的情况下，很难每天输出高质量的文章，越写越糟糕。坚持了一个月发现，太难了，放弃？坚持？开始挣扎了。三年出一本书意味着要写将近100万字，一年写33万字，一个月写2.8万字，一周写7000字，差不多就是三篇文章。飞行员正好处在人生的低潮，他感到很沮丧，觉得自己没能做好自己想做的事情。其次，从这个清单里，再圈出来最重要的5个，这5个就是你的最优先级事项。于是，这个清单相当于变成了两个清单，一个是你的5个最高目标，另一个是其余的20个目标。至于其他的20个目标，在你实现5个最高目标之前，看都不要看它们。“幸福行动家”张永锡曾经说过，高效的人，并不是每天做很多事情，而是他把时间花在了最重要的几件事情上。无论是哪种类型的清单，在制作过程中，都需要明确核心要点，否则清单就会冗长、繁杂、不易执行。清单所列内容，是非常重要却又容易被忽略的内容，不易超过7项，减少不重要信息对工作记忆的挤占。想想，每次看到密密麻麻的说明书，几十项操作指引，是不是很快就想要放弃？每一条用语都需准确、精炼，不易超过1分钟，减少额外信息对清单执行的干扰。清单排版要干净、统一、整齐，如有必要突出关键字，便于操作时快速找到重要信息。不是列了清单就万事大吉了，清单的每个要点都要在实际操作中接受现实的考验。如果有新问题出现需要对清单进行更新，同时多问问自己，这件事情还能不能做到更好？通过头脑风暴式的排查，梳理出所有你认为符合主题的信息。画一个九方格，中间的格子上写上要解决的问题，然后在周围的九个格子上填上你认为相关的所有事项。通过发散思维，将与主题相关的所有要素梳理罗列出来。合并所有相同类别的要素，并且按照smart原则，对要素进行归类。最后我们会得到一张分类清晰、条目繁多、没有重点的清单。很显然，这项工作还没有完成，我们还需要筛选出最重要的要素，并对要点表述进行完善，确保表述清晰。将清单用于工作或生活中，并将过程中遇到的新问题记录在案。这就回到了清单的分类，因为不同的问题，需要不同的清单。《清单革命》的作者，将我们所遇到的问题分为三大类，分别是简单问题、复杂问题、极端复杂问题。简单的问题，是指那些具有明确解决方案的问题，我们需要做的就是拿着清单按照步骤操作就好啦。比如编制一份投标文件，涉及的内容有十几个大项，几十个子项，因此，需要两份清单。清单二：检查清单。步骤多，所以很容易忘记其中某个步骤，因此要用检查清单来作提醒，避免工作出现遗漏。比如，朋友单位的市场开发部门，忘记在投标文件里附上业绩支撑资料，而如果在审核环节，能够设置检查清单，或许这个问题就会被发现，并纠正。如果问题极端复杂，比如盖一栋大楼、建一座水电站、修一个地铁站，需要的环节，涉及的人员，会相当庞杂，这个时候我们就需要三个清单。清单一：执行清单。确保建设的每个流程能够按照规程操作。清单二：检查清单。确保关键路线、关键部位、关键环节的进度、安全和质量，避免出错或遗漏，确保各个环节能够顺利完成。清单三：沟通清单。极端复杂问题，往往存在着无法预测的不确定性，需要制作沟通清单，及时发现问题，进行专业联动，快速形成共识，来应对过程中的不确定性。复杂问题需要检查清单，极端复杂问题需要检查清单和沟通清单，正如有效性的经济学案例：“一群人对某个东西的报价，其平均数非常接近于实际结果，而单个个人的报价总是偏差很大。”想要更好的执行清单，最好在清单的使用过程中，设置关键点，完成一项就打勾。如果你是一个清单控，会知道打勾的感觉实在是太棒啦。木匠缺少一份清单，可以再造。医生缺少一份清单，却不可以重来。清单不是一种行为，而是一种习惯，是对生命的敬畏，对职业的敬畏。《中国机长》原型刘传建机长，是一个清单思维的刻意练习者。他的卧室床头，摆着一本厚厚的《飞行机组操作手册》，每天睡前都会翻一翻。刘传建的妻子曾经调侃他说：“你都是教员了，还需要看这个吗？”刘传建回答：“当然需要，飞行员必须要不断学习。 ”川航3U8633生死迫降绝对不是奇迹，而是源于机长对于清单思维的长期搭建。每次遇到问题，在脑子里梳理出逻辑和重点，然后列出清单。做1次、做10次、做100次，养成这样的习惯后，你就拥有了清单思维。美国著名的政治家和作家本杰明·富兰克林，他的笔记本上就详细地罗列着每天要做的事情。我自己常用的工具非常简单，就是手机自带的“提醒事项”和“备忘录”，以及办公桌上的便签。从现在开始，运用清单，做正确的事情，把事情做正确。一旦清单思维出现在我们的人生里，我们的工作更规范、生活更清晰、人生更有序。
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