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只要了解“程序文件”的出身，就比较容易理解这种文件的特点了。 大家都知道ISO质量管理体系认证吧？“程序文件”的说法就是从那里来的。质量管理体系有一套对质量管理过程进行控制的文件体系，这个文件体系的顶级文件就是质量手册。质量手册中规定了数个质量管理活动，每个活动制订一个控制文件，就是“程序文件”。程序文件的关注点在“工作过程（流）”，所以有“动态性”特点。它更多涉及到工作步骤，希望通过对过程的同一约定，实现质量活动的可控。它就是告诉你，请按我这个规定的动作去照做，别的你不要管。 在质量体系文件中，《文件、记录控制程序》《采购控制程序》《不合格品控制程序》等，从名称就大致可以猜到它控制的是哪一项管理活动。 企业管理活动当然不只一个质量管理体系了，还有很多工作流，需要加以控制，程序文件就有了更宽阔的生存空间，所以我们就经常见到诸如《车辆管理程序》《培训生管理程序》这样的管理文件了。 制度文件可以说是“土生土长”的管理文件。“制度”两个字可以理解为“标准、规范”这样的意思。有人望文生义，把“制度”的“制”理解为“控制”，“制度”的“度”理解为“标准”，我觉得这样理解也行吧。 制度有个特点，就是以人的行为为关注点，也就是说，那些“标准、规范”是冲着“人”来的，是对人的行为加以约束、规范的。我们注意观察，会发现制度具有突出的“静态”特征。而且它要表达的意思跟程序文件也不一样，它那意思是说，随便你怎么干，我给你画了红线，整过线了看我怎么“收拾“你！ 我有时候想，到底是西方式管理思维合乎人性，还是中国管理思维更关注人性？比较两种文件就可以发现，程序文件把人看作机器，制度文件把人当作人，而且是头脑活跃会干坏事的人。哈哈，有意思吧！ 在没有建立质量管理体系的公司，更习惯于用制度文件来规范公司管理。最常见的制度有《考勤制度》《出差管理制度》《车辆管理制度》等等。 为了说明二者的区别，我编了个半截程序文件，然后从网上找了一截制度文件，都是车辆管理的，你可以对照着看，二者的区别就清楚了。不过呢，受程序文件的影响，现在有很多人编写“制度”时，文件标题是“制度”，其实是编制程序文件的路子。这个要靠你自己判断了。限于篇幅，这两个文件都只显示部分内容，其他如版本、签批、修订表啥的，全部不在里边出现。由于内容只是点到为止，所以不好拿到公司实际使用的。如果你真想用，还是要根据公司的实际情况自己编写一个比较好。 《车辆管理程序》 1.目的：规范公司公务车辆的日常管理，以降低消耗，提高效率，保障公司生产、工作的正常进行。（写管理程序的人都知道这句话很难写啊！所以很多非质量体系的程序文件在这里基本上是“胡写”。） 2.范围：公司购置、借用的所有上路行驶的机动车辆。不包括《车间工具车辆管理程序》、《公司高管配属车辆管理程序》中规定的车辆。（这个范围如果写得不当，会造成公司文件之间打架。也可能造成公司有些车辆失控。） 3.责任：（从管理角度来谈的。就是说，列进去的都是车辆管理涉及的主要人员和部门。） 3.1驾驶员：负责车辆的日常维护，按驾驶规程安全驾驶车辆。 3.2车辆管理员（简称车管）：处理车辆的手续、年检、保险、事故相关事项，编制事故处理报告，编制月度车辆运行情况报表，填写驾驶员月度里程表及加班表。 3.3后勤部经理：填写购置新车、处置旧车相关报告，审核车辆事故报告，编制车辆使用计划，驾驶人员的临时调度，派发行政临时用车，编制驾驶人员月度考核表，审核车管填写的报表。制订、完善本程序，经总经理批准后执行。（后勤部经理的工作当然不光是管车一项，这里只写与本程序直接相关的职责。后勤部经理的最大权限是车辆调配权。） 3.4财务部：稽核车辆相关开支；向总经理报告车辆费用情况；执行经总经理核准后的车辆预算。 3.5各用车部门：部门经理填写《用车申请单》，按本程序规定使用车辆。 3.6总经理：审核、批准本程序以及与车辆相关的计划、报告、预算；监督本程序的实施。（我们注意，不管是3.4、3.5、3.6都没有派车权限。） 4.程序内容：（我们要注意一下这个程序的工作流思路，购车－车辆手续－驾驶要求－车辆使用管理－事故处理－油耗管理－日常维修管理－旧车处理。） 4.1后勤部经理根据生产和工作需要，编制车辆购置申请，附详细用车计划及明细预算，经总经理办公会讨论通过后，由总经理签字批准。购车由行政采购具体实施，采购过程按《行政采购控制程序》执行。 4.2本程序涉及的车辆均由车管编制车辆管理档案、卡片；新置车辆及在用车辆，由车管负责办理规定的手续。车辆办理的保险项目，按《车辆保险管理办法》执行。未办理正式车牌、手续不齐的车辆不得上路行驶。车辆年审应避开用车忙季，通过合理调配完成。新车办手续及旧车年审均由车管驾车办理，驾驶员不承担审车责任。（同时规定了车管在何种情况下可以驾车。） 4.3车辆准驾及安全驾驶： 4.3.1 驾驶人员面试时，必须在城区试驾，由后勤部经理确认试驾合格方可录用。驾驶人员证照必须与所驾车辆匹配，由后勤部经理具体负责此项工作。匹配人员发给《准驾通知》，其中详细列明准许驾驶的车辆的牌号。 4.3.2 非专业驾驶员因工作和生产原因需要驾驶车辆的，由本人填写《准驾申请表》，经后勤部经理进行城市试驾测试，并验证其证照合乎法律要求并与相关车辆匹配时，签字认可，并报总经理批准后发给驾驶人《准驾通知》。此类人员需用车时，按行政用车规定统一调配。 4.3.3 车管员和后勤部经理除本程序规定的场合，不得驾驶车辆。 4.3.4 准驾人员在未违章的情况下，发生交通事故，保险理赔以外的费用，由公司承担。如发生违章，驾驶人需承担40%的费用。 4.3.5 （略） 4.4（略） 5.定义： 5.1准驾：拥有规定证照的人员，必须经申请批准后，方有驾驶公司指定车辆的资格，也叫准驾资格。 5.2行政用车：指人员出差、开会接送，客户接送，临时采购时的用车。 6.相关文件： 《行政采购控制程序》《车辆保险管理办法》《招聘程序》《财务管理制度》 7.（略） 《车辆管理制度》 为规范公司车辆的日常管理，以降低消耗，提高效率，保障公司生产、工作的正常进行，特制订本制度。（这个用的是上边程序文件的“目的”。下文全部是从网上找的现场的东西。） 一、公司车辆由后勤部统一管理、调度。各部门公务用车，由部门负责人先向后勤部申请，说明用车事由、地点、时间，后勤部根据需要统筹安排派车。 二、车辆使用按先上级、后下级;先急事、后一般事;先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。除公司领导或各部门到有关部门、工地办事外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。 三、外单位借车，需经总经理批准后方可安排。 四、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。面包车由投资发展部使用，由该部统一领油、维修、持有手续、承担责任。如有临时安排，其他部门用车，在用车期间内承担责任，保持车况完好。 五、（略） |
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