 欢迎来到写赢职场 工作日上午8:00 陪你搞定公文、高效成长 在体制内工作过一段时间的小伙伴们肯定都知道，一项重要工作，往往需要一定的程序、由相关领导进行审批。 针对审批流程，就会有两种做法。一种是大家达成共识的方式，由工作人员拟稿、部门负责人复核、分管领导审阅、主要领导签发。大部分都会按照既有流程去操作。 另一种则是全程留痕。上面提到的大家达成共识的方式，一般适用于涉及单一部门的工作，不存在责任分配争议。但实际工作中，我们存在很多需要多部门协调的工作。比如一份文件的印发，就涉及到草拟部门、办公室、相关部门分管领导、主要领导等。 这个时候，如果光靠工作人员的经验，一个流程一个流程走下来。次数多了，大家都记得还好。但如果涉及人员调整、或者发文情况很少，那么大家对于发文流程就没有一个共识，容易发生推诿扯皮的情况。 办公室认为相关流程应该由业务部门来主导，业务部门认为办公室主管发文事宜、自己负责拟写相关内容即可。 这种时候，把相关工作流程化，就十分必要。 今天，小赢就和大家一起来探讨一下这个话题。 1 第一步：明确工作流程涉及谁？ 之前，小赢一直负责单位的宣传工作。今天，小赢就和大家以宣传稿件的签发工作流程，来分析如何将工作流程化。 在制定流程之前，我们需要明确一点，那就是一项工作涉及到谁，涉及人员必须穷尽、不可遗漏，否则就容易造成重大的工作错误。 以宣传工作为例，第一个人是信息员，负责编写信息。第二个人是部门负责人，负责信息的初审。第三个人是相关部门分管领导，负责信息把关。第四个人是宣传工作负责人，负责润色修改。第五个人是宣传分管领导，负责稿件签发。这是一般情况下宣传涉及的工作人员。在特殊情况下，比如重要稿件的宣传，还需要涉及第六个人，也就是主要领导。 乍一看，一条小小的信息怎么要涉及到这么多人呀。而且这样一圈走下来，没个一两天根本审不完，那不就影响宣传的时效性了么。 但之所以小赢要把这些相关方都列出来，就是因为实践中因为少了一个环节引发过问题。比如一个部门报了一篇信息，当时由宣传工作负责人润色修改后就报宣传分管领导签发了。 但第二天，相关部门的分管领导找到小赢，表示这篇信息对外宣传条件还不成熟，相关部门报送的情况这位分管领导不清楚也不支持。这样其实就带来了一个很尴尬的局面，这次之后小赢也就选择把相关部门分管领导纳入到信息宣传审核流程中来。 这是为了保证工作质量、增加了审核流程和工作量，其中的取舍，大家可以自己体会。 2 第二步：明确工作流程怎么走？ 还是以宣传工作为例，主要有以下流程： （1）信息员拟稿—（2）部门负责人初审—（3）宣传工作负责人润色修改—（4）部门分管领导把关—（5）宣传分管领导签发。 审批环节有四个。这样的设置，的确是降低了宣传的时效性，但是尽量保证了相关人员对信息发布的共识，更加稳妥。大家也可以根据自己所在单位部门的实际情况进行调整。 还有一种流程是在以上流程基础上的微调，那就是部门负责人初审之后，先由部门分管领导进行把关，然后宣传工作负责人进行润色修改。这种微调其实存在一定的问题，毕竟经过部门分管领导修改的材料、再由宣传部门修改，层级上有点不合适。 当然，只要大家都能认可也没问题。否则，容易引发不必要的矛盾。 3 第三步：将工作流程制度化 之前小赢也提到了，经过一段时间的摸索，我们形成了一个比较顺畅的工作流程。但大家也知道，铁打的岗位流水的干部，一旦人员变动，工作流程的共识就会被打破。 怎么样才能避免出现问题，保证工作流程的持续性呢？ 小赢觉得可以通过制定工作制定把工作流程固定下来。我们既可以选择方案这样的载体，也可以制作信息签发单、让每个环节留痕，还可以制定流程图更加直观。 制定好制度之后，还要记得在一定层级会议上进行讨论通过，保证达成共识。 在体制内工作的时间越久，越发现工作流程制度化的重要性。否则人员一调动，好的工作经验、工作方法没法留下来，也是人力资源的浪费、不利于整个单位、组织的能力提升。 小赢之所以一直在坚持更新，就是为了把自己的思考固定下来，更好陪伴大家的公文写作和体制内职场之路。 如果你觉得内容有所启发，欢迎“收藏”、“点赞”、“在看”三连击哟！ |
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