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“瞧，这个项目的最后期限定得太不切实际了”，一个项目最后没有完成时，你是不是经常听到这样类似的话。或者你负责的大项目，经常都没有按时按点的完成。 你知道为什么会出现这样的情况吗？如果你是一个项目经理，是一个产品经理，你想改变这样种状况吗？ 本次拆书第7章 规划写作和演讲，效果立竿见影，第8章 组织并提高项目运行效率。 01 在工作中，通常会有艰巨的大项目，这些项目需要一个团队成员几个月，甚至一年多的时间来完成。对于这样的项目没有按期完成的首要原因，是做事时没有留余地，没有留出改正错误的时间。你做为项目经理，在预估时间时，只把做事的时间列了出来，而没有考虑在工作中可能遇到的障碍。 当你接手一个项目时，你先不要着急开始工作。你先闭上眼晴，想象一下项目结束时是什么样的结果。当你把这个项目的结果想的清清楚楚的，那么你的项目目标就非常明确了。 这个时候，你需要进行逆向思考，根据项目目标，需要做什么，想到什么就写什么，把可能遗漏的内容最好都能想到，并列出来。 当你把项目过程中需要做的事情，需要的支持，需要的人员都想的非常清楚明白了，项目不能按期完成的概率就会低很多。 02 项目最重要的一个指标是完成日期，所以，在拿到项目时，一定要明确项目完成日期，并且把开始日期和完成日期列进你的计划，时时提醒着你。 项目完成日期已经确定了，那么就需要召开项目组会议，大家头脑风暴。所有成员预期最终结果，然后风暴需要完成的任务，以及风暴时的一些想法，都要记下来。 工作的任务列完了，没有遗漏了。下一步就是分配工作，这时你作为项目经理，一定要分解项目，并且分解的越细越好。 一个项目大的时间里程碑一定要明确，近期的工作分配一定要明确到每一天。近一个月两个月的工作，一定要分解到每一天，一个月分解成22份，两个月就是44份，每天都要设置检查点。 这样，项目组的成员都知道自己每天要完成的任务，你作为项目经理，也很明确要检查的点。这样做了之后，项目组成员一般情况下都会按时完成工作，即时没有完成的，项目组成员也会自己加班加班完成，不会拖项目后腿。 03 前面说了，项目没有按期完成的首要原因是没有留有余地。所以你在分配项目任务时，一定要有两个计划。一个是按项目里程碑完成的计划，这个是你自己知道就行，不需要通报给项目组成中，另一个是给项目组成员列的完成计划。 项目组成员的计划一定要比项目里程碑完成计划提前一段时间，这个时间需要你根据项目组成员的工作质量，项目大小，紧迫程度，来确定提前多少时间。可能是两天，也可能是一星期。 当计划留有余地时，项目出现了障碍，出现了问题，你都有时间来补救。特别是一些软件项目，你不知道提交测试后，会有多少个Bug需要处理。 特别是现在的手机APP，Andriod操作系统的APP上线还没有什么问题，IOS操作系统的APP上线都需要审核的。你不知道苹果审核会出现什么幺娥子，有时一两天就审核通过了，有时审核两三次还不通过。不能审核通过的原因也是五花八门，有些原因你打破了脑袋也想不出来。 所以，这个时候，你要多留一些修改Bug的时间，多留一些上线审核的时间。当你为项目留有余地的时候，项目能够如期完成的概率会大很多。 04 一个项目，除了本项目组成员，还需要其他人员支持，分配任务也好，协助工作也好。你通常都需要通过邮件给来完成，那么你的邮件是否在第一时间被人看，并且被人处理，就要看你的邮件主题是否吸引人，内容是否合理。 你的邮件发出去，别人最先看到的是你的邮件主题，如果你的主题不能吸引人看下去的欲望，很可能就会被延迟处理了。所以你的邮件主题，也要象那些爆款文一样，取个吸引人眼球的标题，但是也不要过分夸张，还要在主题中体现邮件的内容。 让读你邮件的人看到主题，就知道我为什么收到这个邮件了，我需要做什么，这样你的邮件才会被重视。 通过邮件主题，收到你邮件的人打开了邮件，你的邮件内容必须符合简短，直切主题、易读、易懂、令人印象深刻这几个特征。现在职场中的人都非常忙碌，没时间看你的长篇大论，所以要简洁直接的进入主题，让人一看就知道你的邮件目的是什么。 最最重要的是，在邮件中一定要写明读你邮件的人，回复你的邮件或完成你邮件中任务的截止日期，如果缺少这一项。那么读者就会自己想当然的认为，什么时候回复你都可以。 写完邮件之后，再检查检查，如果邮件中有几项内容的话，尽可能的使有项目符号或编号排序，让看的人可以很清楚你的邮件思路和内容。 你看完这一段，感觉好复杂，其实写邮件只要遵循PADD模型即可，PADD代表四项内容。目的（purpose），为什么要发送这封邮件。行动（action），你希望收件人做什么，尽量简短明了。细节（detail），使用项目符号或编号进行列表，使内容一目了然。截止日期（deadline），邮件末尾写明截止日期，这是收件人最关心的事。 05 本次拆书的内容已经完了，现在总结一下，对于一个大项目怎么才能从容完成。 接到大项目，要明确项目完成的结果，即明确目标。细细的分解任务，合理的分配给项目组成员。在分配任务时要打出处理障碍的时间余地。 使用邮件分配任务或寻求支持时，邮件主题要吸引人，邮件内容要遵循PADD模型。 作为项目经理，产品经理的你，看完这次拆书，对于项目管理有没有什么新的想法。如果刚好有一个项目需要你来做的话，赶快行动起来吧！ |
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