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在这个全球化的时代，使用英语沟通交流，是国际贸易中必不可少的一种技能，而英文书信往来呢，也是这之中很重要的一环。您是否有这么一刻，就是当自己打开电子邮箱，准备给客户写英文e-mail时，突然脑袋一片空白，觉得自己写的信件内容辞不达意，又臭又长，而且还逻辑不通，感觉好不专业？？其实呢，只要稍微调整下一些小地方，你写出的英文信件，马上就会显的既专业且漂亮。下面就一起来看看吧。 
1、简洁的文字 商务信件首先要保证清楚明了，文字简洁不拖泥带水，而这之中呢，许多介系词就有这种功能。 「to」表示「为了」（是in order to的省略），常用做一个句子的开头，直接说明目的，例如： To cut the company’s spending, we decided to eliminate one department. （为了减少公司的支出，我们决定删减一个部门）。 「with」表示「有」，用「with」取代「have」或其他动词，会让句子更清楚。 例如： The flow has become much larger after we used this system. （我们用了这个系统之后流量变的大多了） 如果用「with this system」取代「after」的子句，整句就会更简洁：The flow has become much larger with this system.。 2、善用专业的介词短语 实际上，有许多的「介词短语」能清楚的表达意思，并且让句子看起来更专业。例如： according to / on the basis of / in light of：根据 / 按照 because of / due to / owing to：因为 / 由于 on behalf of：代表 make use of：运用 by means of：藉由 as far as：就…的限度 / 在…的范围 at the risk of：冒著…的危险 这些好用的介词短语，都可以让句子看起来更加专业。唯一要注意的就是，这些短语后面都接名词而非子句，例如： I am here on behalf of my company. （我在这里代表我的公司）。 
3、用对「假设语气」 在商务信件里，「if」和「would / could have p.p.」是最常见的「假设语气」。 「if」常用做假设可能发生的事，句子用「现在」或「未来」表示，例如以下这句的前后时态差异，是为了突显事情先后的条件。 If the company earns more than 1,000,000, year-end bonuses will be doubled. （如果公司赚超过一百万，年终奖金将会加倍） 「would / could have p.p」则表示和过去发生的事情相反，例如： The sales number would have gone up if it had not been for the natural disaster. （要不是自天灾，销售数字应该会上升。） 4、「祈使句」让句子漂亮 「祈使句」的重点就是「要求对方做…」，在信件往来很常用到，通常做为「强调」的用法。例如： Notice that the shipment will be arrived in 5 days. （注意货物将在五天后抵达） 如果本句前面再加上「You should」，虽然结构没问题，但句子就显得累赘。 另外，Let me…「让我…」也是很常见的开头，例如 Let me give you the catalogue regarding to the latest products. （这是最新产品的型录） 5、选对有逻辑关系的副词 许多副词都有转折句意的功能，在句子之间可做为很好的润滑剂。写法上记得和「连接词」区分，将副词放在句首加上逗点，或者插入句中。例如： Most of the employees, however, do come to work on time. （然而，大部份的员工都准时上班）。 Therefore, it is possible to boost the sales. （因此，增加销售量是有可能的）。 还有一些好用的副词如「nonetheless」（但是）、「nevertheless」（虽然如此）、「otherwise」（否则）、「hence」（因此）。 下次再给客户写英文信件时，不妨在写完后，再检查一遍，看看有哪些地方是可以应用上述5个诀窍改得更漂亮的？其实，只要调整小地方，就会立刻让你的英文信专业大加分。 |
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