审核的有效性不等于体系运行有效性的全部,成功的审核是客观公正地进行审核发现,并有效地利用审核发现不断地改进体系和运行的绩效。
有效开展内审的两个条件 1. 你对所审核领域的专业活动是明白的。 2. 你已是一个成熟的审核员(至少不是一个吹毛求疵的人) 说明: 第1条,如果对你所审核的活动、过程、产品或服务一无所知,提供再详细的检查表也无法提高审核有效性,因为你除了照着检查表念问题不敢有任何延伸的提问,因此合格的审核员应对即将审核的领域应熟悉了解。 第2条,不吹毛求疵绝不是说审核走过场、差不多就行了的观点。而是要始终坚持“有效性”的审核观念。例如,对于ISO9001的内审,某工位未制定作业指导书,就以此开不符合项就有些牵强。应基于风险的思维继续审核以确认以下问题:①该工序是否简单?②是否是非重要工序?③员工是否清楚如何操作?④该工序是否从未出现过质量问题(可查询制程异常清单等)。 如果以上4个问题的答案均为“是”,则不建议开不符合项。别担心不妥,对于只有1~2个步骤的简单工序,就算编一个文件挂在那里,也不见得能提高什么,而且还会让被审核方认为你是一个过于较真的人。 注: 以上“作业指导书”的问题对于IATF16949:2016的内审不适用,因为IATF16949:2016要求为每一个工序制定标准作业指导书,见8.5.1.2。它要求员工不仅会操作,而且要保证每一个员工在该工序的作业都是标准化、一致性的。
但对于使用”已过校准有效期“的量具检验产品是一定要开不符合项的,这就存在将潜在的不合格产品交付给客户的风险。如果抽到的所有量具过期或未校准,那就是严重的不符合项了。 审核的第一步你应该先收集 标准的要求; 体系文件的要求; 上次审核中集中的问题点; 管理中的重点和难点; 已知该部曾发生过的管理问题。
而后开始相应的策划 过程的顺序; 关键点的关注; 时间的有效分配; 合理的人员配置(独立性和专业性的要求); 审核时机的确定和把握。
应该注意的事
检查表是重要的,但不一定是详细的 构思检查表的三个要点 日常工作是如何处理的; 当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作; 当出现危机时/事物是否仍在控制下。
进入现场前内部的充分协商是必要的 目的是沟通审核意图和协调审核步骤; 同时进一步明确审核中的重点关注; 相互提醒审核中应特别注意的事项。 审核员最大的挑战是与人相处; 因而与人打交道得十分小心; 不能让对方反感而导致你审核的失败; 记住:千万不能把审核做成是审查(找麻烦)。
记住样本选择的原则 为了达到目标; 密切相关的; 有代表性; 样本量:3<n<12
有效的工作方式 有效的审核顺序 交谈——提问 描述——听取 文件——依据 证明——有效证据
现场审核中导致失败的情况 高层审核是个难题 职位上本身就高过你,你有一种敬畏的感觉; 知识水平上可能比你高; 看问题的层次和深度可能和你不一样; 但也不排除有低水平、低认识的人。
但它却是关键的一步,需要你 事先做充分的准备; 标准和文件是你的依据; 应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题; 学会用经济语言,而避免用生硬的名词、术语; 必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益; 你需要是会沟通又有一定知识面的人
同级沟通也不轻松 与作业层人员沟通应注意 礼貌待人更显需要; 现场中作业人员是忙碌的,应而不宜花很长的时间; 要用听得懂的语言; 不能要求工人背出文件要求; 对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解; 交谈时避免打断说话或反驳,对误解要有耐心; 不能当着工人面前做记录。
现场审核中要有深度 前后左右审核思路应能贯穿; 抽查可以某个产品形成的个案层层展开(从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务); 必须关注产品形成过程中的关键环节,并以足够的专业能力作支持; 法律、法规有规定的应予重点关注; 体系的信心支撑来自于自我完善,这一点各部门均予以强化关注; 对组织内已知的问题点应予以重点审核; 管理中的难点、重点,应有足够的经验去识别和判断; 对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能力。
证实是重要的一环 不能道听途说; 无错声明应进一步确认; 责任范围内的有错声明是证据。
审核发现的形成应抓大放小 不要吹毛求疵,应该懂得持续改进,小事以提醒的方式告之; 要抓住体系中的大缺失,以帮助别人能改进后有所提高; 对重复性发生的小问题,应该当作系统问题提出,这不能因小而放。
审核发现记录和报告 不合格报告三要素
不合格报告撰写要求 纠正措施内审的根本落脚点 原因分析很重要,根本原因须找到; 分清纠正和纠正措施的区别; 受审方是纠正措施的主导者,但内审员应该是辅导员; 限时检查(验证)是关键。
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