​几种数据排序的操作实例

排序是数据整理和分析中常用的方法，为此 Excel 提供了排序功能，使用户可以根据需要对数据列表进行按行或列排序，按升序或降序排序，按单字段或多字段排序，甚至支持使用自定义规则排序。

对指定数据区域排序

当用户执行排序操作时，Excel 默认的排序区域为整个数据区域。如果用户仅仅需要对数据列表中的某个特定区域排序，可以先选取该区域，再执行排序操作。

如图 4-61 所展示的数据列表，为了使 A 列序号保持不变，仅需对 B1:D10 区域的数据按照“补贴”字段降序排列。

图 4-61 对指定数据区域降序排序

选取 B1:D10 单元格区域，在【数据】选项卡下单击【排序】按钮，在弹出的【排序】对话框中，【主要关键字】设置为“补贴”，【次序】设置为“降序”，单击【确定】按钮，关闭【排序】对话框即可。

图 4-62 按“补贴”为关键字降序排序

多字段排序

Excel 的排序功能不但支持单字段排序，也支持多字段排序。Excel 2019 的【排序】对话框可以指定多达 64 个排序条件。

图 4-63 展示了某公司员工考核表，需要依次按照“主管考核得分”“内部考核得分”“上期考核得分”对数据列表进行降序排序。当“主管考核得分”相同的情况下，按“内部考核得分”降序排列，当“内部考核得分”再次相同的情况下，按“上期考核得分”降序排列。

图 4-63 员工考核得分表

操作步骤如下。

步骤1：选取数据区域任一单元格（如 B3），在【数据】选项卡下单击【排序】按钮，在弹出的【排序】对话框中，【主要关键字】设置为“主管考核得分”，【次序】设置为“降序”，如图 4-64 所示。

图 4-64 排序对话框设置主要关键字

步骤2：在【排序】对话框中继续设置条件，单击【添加条件】按钮，将【次要关键字】依次设置为“内部考核得分”和“上期考核得分”，【次序】均设置为“降序”，最后单击【确定】按钮，关闭【排序】对话框，即可完成对数据列表中多个字段的排序，如图 4-65 所示。排序结果如图 4-66 所示。

图 4-65 添加多个次要关键字

图 4-66 多字段排序结果

自定义排序

Excel 默认的排序依据包括数字的大小、英文或拼音字母顺序等，但在某些时候，用户需要按照默认排序依据范围以外的特定次序来排序。例如，公司内部职务，包括“经理”“主管”“业务”等，如果按照职务高低的顺序来排序，仅仅凭借 Excel 默认的排序依据是无法完成的。

实现自定义规则排序的常用方法有两种，一种是系统自带的“自定义序列”，另一种是借助公式构建辅助列。

按单元格背景颜色排序

在实际工作中，用户可能会接触到通过对单元格设置背景颜色或字体颜色来标注的比较特殊的数据。Excel 自 2007 版开始能够根据单元格背景颜色和字体颜色进行排序，从而帮助用户更加灵活地整理数据。

如图 4-75 所示，数据列表的 A 列部分单元格分别填充了红色、黄色和绿色的背景颜色，需要对三种颜色进行排序整理。

步骤1：选中单元格区域任一单元格（如C2），依次单击【数据】→【排序】按钮。在弹出的【排序】对话框中，选择【主要关键字】设置为“姓名”，【排序依据】为“单元格颜色”，【次序】为“红色”在顶端，如图 4-76 所示。

图 4-75 单元格背景填充三种颜色的数据列表

图 4-76 设置排序依据为单元格颜色

步骤2：单击【复制条件】按钮，设置“蓝色”为次级次序。重复该步骤，再设置“绿色”为次级次序。最后单击【确定】按钮，关闭【排序】对话框，完成按颜色排序，如图4-77所示。排序结果如图 4-78 所示。

图 4-77 设置其他两种颜色的排序次序

图 4-78 三种单元格背景颜色排序结果