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在写工作总结时，我们要对日常工作的内容和成果进行罗列，并进一步挖掘，同时还要按照开放式分类和封闭式分类的方法，对信息进行简单地划分，将属于同一范畴的信息分为同一组，使不同类别的信息之间形成清晰的边界，从而让读者看得更加清楚，也更容易理解。 分类对信息本身并没有任何影响，也不会因分类而删减信息。但仅仅对信息进行分类是远远不够的，特别是信息数量多时，还要对同一类信息按照一定的逻辑关系进行排序。 一、排序的重要性在实际工作中，分类和排序往往是密不可分的。不仅在沟通表达时需要分类排序，在其他情况下也要进行分类和排序。 比如在写工作总结时，就涉及到分类和排序。读者在读工作总结时，一般都是从前往后按顺序看，哪些工作放在前面，哪些工作放到后面，就涉及到表达顺序的安排，也就是你最想让读者看到哪些工作。这是我们写作时应该思考的问题。 同样的内容，因为实际需求不同，其表达形式也会随之变化，但无论如何变化，都要做到表达清晰、准确和高效，都要符合四个核心原则。 二、排序常用的三种顺序采用不同的顺序呈现同样的内容，会有不一样的感觉，关注和强调的侧重点也会不一样。 一般来说，我们可以采用时间顺序、结构顺序、重要顺序等对工作成果进行整理。这三种顺序也是我们在日常工作中进行沟通表达时最常使用的。 在写工作总结时，这三种顺序同样适用，我们可以根据表达内容的特点以及实际环境需要，选择最合适的顺序，对自己的工作成果进行总结整理。 1.时间顺序 时间顺序，就是按照事情发生的先后顺序进行排列，是能够从时间的维度分出先后关系的顺序。 工作总结如果按时间顺序展开，所写的工作成果就是按时间顺序排列，由远及近。 比如，年度工作总结，可以从年初写到年尾；某个项目的工作总结，可以按照项目的前期、中期和后期展开；产品研发的工作总结，可以按照产品研发的阶段展开，分为阶段一、阶段二和阶段三。 2.结构顺序 结构顺序，就是能够体现组成整体的各个部分，或者构成系统的各个要素之间的关系。 这些部分或要素之间，往往是平行和并列的关系。划分为部分的整体可以是实物，也可以是虚拟的概念。 比如，我们可以把一个大问题分解成四个小问题来阐述；可以把一头猪，按照各个部件来拆分。 这些分解和拆分的各个部分之间虽然是并列关系，而且符合MECE原则，但在表达时仍然要按照某些原则对各个部分进行排序。 我们想画一张人体结构图，虽然组成人体的各个器官之间是并列关系，但排列起来还是要按照人体的结构顺序来排列，画出来的人体结构图也必须和人体的实际情况一致才行。 排序的选择没有什么定式，主要取决于实际环境的需求和表达的需要。同样的对象，表达的重点不同，采取的顺序也可能不同。 比如，同样的电脑配置，商家在宣传时，如果想突出某一方面性能，就会把某种配置优先进行排列，而这些性能可能是用户最为关心的，也可能会成为电脑的卖点。 3.重要顺序 重要顺序，就是按照事物的轻重缓急进行排列。一般会用到“首先、其次、再次、最后”的表达方式。使用重要顺序，能让表达重点突出、主次分明。 在写工作总结时，我们可以把自己认为最重要的事放在前面，然后按照重要程度依次进行排列。越往前重要程度越高，越往后重要程度越低。这种排列方式就是按照重要顺序进行排列。 这种排列方式有个好处，就是能够让人第一眼就看到最重要的东西。 三、有关顺序的思考时间顺序、结构顺序及重要顺序，体现的是处于“并列”关系的信息之间的关联。 在应用这三种顺序时需要注意，每一个分支中相同的层级，只能选择同一种排序方式，不能在同一层级中，前几条使用时间顺序，后面的几条使用结构顺序或重要顺序，这样容易造成交叉重复的现象。 另外，有的信息之间存在因果论证关系，比如现象或问题，原因分析，解决方案，这种顺序可以称为逻辑顺序。 无论采用哪种顺序，其本质都是要求我们必须关注事物的内在联系，并在表达时能够把这种联系体现出来，便于对方理解。 恰当准确的顺序，能够直接体现出信息之间的逻辑关系，而缺乏顺序或使用不恰当的顺序，则难以让读者理解内容，甚至产生误解。 很多人在写作时常常忽视对“顺序”的思考，而“顺序”恰恰是横向关系的重要体现。 因此，在写作时，我们一定要做到顺理而有序，和谐而不紊乱。 |
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