4S店收款业务管理（财务必读）

「当你是非判断都被蒙蔽，不自觉地成为了这些“冷血贪婪阴谋者”最大的帮凶」

―郑智化

4S店收款环节是出现风险频率比较高的流程节点之一，最主要的风险就是业务人员截留、挪用业务款，财务人员私自挪用业务款。

不同的收款方式和收款业务类型，其风险和管理、防范重点也不一样。

企业在实际收款管理过程中应针对不同的业务类型以及收款方式制定相应的管理政策，确保收款业务的安全。

按收款业务发生时间分

按收款业务发生时间可划分为预收款、正常收款、应收账款。各种方式的收款管理分析如下。

01

预收款

业务结束之前的收款为预收款，此时业务还未结束，企业和客户还没有实质性的产品交付，流程中就比较难通过交付物管控来确认款项收取进度。此时一些业务员就有机会借此截留预收款，由于没有交付物，企业也比较难发现。例如客户定金、预付款、进度款等。

目前防范的最有效办法就是禁止业务人员收款。业务人员接触不到收款业务，自然就没有机会截留、挪用营业款项。

02

正常收款

业务结束时完成清算并收款，如果有实物交付的业务与客户完成实物交付。该类收款因涉及实物交付，因此可以通过管控交付物来间接管控收款。

如果企业的业务订单、收款工作、交付物管控已实现系统联通并管控，收款工作就可以通过业务人员收取。例如4S店的维修收款，如果系统订单、收款、出门放行实现了系统一体化管控，非现金收取就可以由业务调取系统收款二维码或者刷卡来收取，收款信息自动反馈到业务系统进行核销和出门管控。如果不能实现信息数据一体化，允许业务收款就给业务人员留下了犯罪的空间，最有效的防范办法就是禁止业务收款。

03

应收账款

业务结束后先交付产品，在约定的时间内客户完成款项支付。该类款项的“收取”就需要企业财务进行严格管控，包括客户以及客户应收额度、账期的管控。财务应严格管控应收客户的范围、额度和期限。如果管理不到位，业务就容易利用应收账款截留或挪用业务款项。

应收账款的催收常规操作是财务负责定期跟踪并督促业务，业务负责客户的催收。确保在约定时间内按时回款。

通常企业都会制定应收管理制度或者政策，实际业务发生时严格按制度执行即可。

按收款方式分

按收款方式可分为现金收款和非现金收款。现金收款还可分为现金、刷卡、转账等，非现金收款如应收票据。

01

现金收款

现金收款包括收取现金、刷卡、转账，不同的现金收款方式，操作及管理方式也有差异。

※   现金收款

收取现金只能由财务人员操作，资金管理制度中应明确严禁业务人员收取客户现金。虽现在客户现金支付的比例越来越少，但一些行业还是有一定量的现金收取量。现金收取需要重点做好以下几方面的工作：

1、 现金需要日清日结。收银人员每日现金收款需与订单核对一致并移交出纳和会计，当日营业收款应禁止保留在收银人员处过夜。如果不做到日清日结，收银就容易出现资金挪用风险；

2、 原则上每日营业收款必须当日存入对公账户，严禁坐支。特殊情况无法当日存入银行账户的，必须严格按公司要求存放。常用的现金存放方式有三种，

第一种：存入公司保险柜。此种方式建议安装摄像头并和公安联动，同时购买现金保险；

第二种：当日存入银行“保险柜”。具体操作方式要看当地银行此种服务的提供方式，可以向合作银行沟通了解；

第三种：由公司指定的管理层保管。此种管理方式不优先推荐，只能是没有其他办法的情况下选择。

很多企业都已经开始要求现金“零”库存，即当日营业款必须存入公司账户。因此有条件的企业是可以执行“零”现金管理，这是被实践验证过可行的。

 ※   刷卡收款

刷卡包括银行卡刷卡（含扫描客户二维码）和客户扫描二维码收款。目前的第三方收单机具都支持刷卡和扫描客户二维码收款。

目前客户扫描公司收款二维码操作有两种模式，

模式一：扫描公司固定二维码。例如支付宝、微信、银联收款二维码等；

模式二：与业务订单相匹配的二维码。即每一笔订单会生成专属的二维码，客户进行扫码收款。该种模式需要公司的业务系统和第三方收单机构进行系统对接，好处是对接后就有条件将收款工作前置到业务一线，由业务人员进行非现金收款。

刷卡收款常见风险如下：

风险一

利用私人POS机收款，资金不进入公司账户。主要是业务私自收款导致。当前采用的有效防范办法就是利用一切机会告知客户，所有款项只能交给财务，如果未交给财务一切后果自负。尤其是预收款，待公司发现时可能资金已经被挥霍完了。

风险二

替换收款二维码，将公司收款二维码替换，导致收款资金进入非公司账户。当前采用的防范办法是尽量少用固定二维码收款，或者财务加强收款二维码管控，定期和不定期检查。

风险三

业务私自收款，挪用或截留资金后，通过刷自己或借用他人银行卡将资金归还或截留后的资金支付到公司。当前防范办法就是禁止公司员工刷卡支付客户订单。审计可重点关注同一银行卡的高频刷卡行为。

风险四

付款人与订单签订人不一致，且没有代付款说明，可能导致官司或资金损失。当前防范办法就是对于金额相对较大的订单业务，如果付款人和订单签订人不一致，必须签订代付款说明并提供双方身份证明文件复印件。

 ※   转账收款

转账收款相对比较简单，就是客户将资金转入公司指定账户。

转账收款会涉及到收款认领的问题。收款认领很难做到完全自动化，最有效的办法就是自动+手动。如果企业有系统支持，建议优先让系统自动匹配，系统无法匹配部分再人工处理。例如汇款信息备注的不够详细，系统就无法自动匹配，只能手动匹配。

各家企业系统化程度不同，业务模式也不同，因此很难有一个通用的方法解决收款认领的问题。企业收款主要是业务收款，因此收款认领一定是资金与业务协同完成，资金及时将收款信息同步给业务，业务及时反馈确认。

如果公司信息系统搭建比较完善，就可以通过往来款认领平台进行认领，认领后的账务处理也可以利用一体化的信息系统进行自动处理。如果公司没有共享信息平台，现在共享信息软件比较多，也可以借助外部共享软件（例如腾讯文档）进行实时共享，实现收款的快速认领。

如果付款人与订单签订人（应收客户）不一致，付款用途未注明或者不清晰的，必须签订代付款说明并提供双方身份证明文件复印件，否则可能导致官司或资金损失。

02

非现金收款

非现金收款有两类，一类是后续会收到现金，一类是直接抵用，后续也收不到现金。两种业务管理要求也有一些细微的差异。

第一类：后续会收到现金。

主要包括应收票据、支票、信用证等凭证性的收款。该类业务收款应重点核验收到凭证的真实性，常用的方法是收到后送银行代为联网核验。收取原件时必须复印存档，并登记详细台账备查。在票据使用前应视同现金进行保管。

第二类：优惠券、抵用券等直接抵用无后续资金到账。该类非现金收款重点是核验各类凭证的真实性，以及使用是否符合公司相应规定。同时收取抵用时应在原券上做使用标记，以防被重复使用。如果是电子券就不需要核验真伪，但需要同步在系统中进行使用情况维护。该类收款原则上也需要登记台账进行管理。

未来展望

随着科技的发展，未来收款工作会逐步发展为自主支付为主，人工收款为辅。目前一些商超例如家乐福、全家等已经实现购物自助结算，对于汽车购买这样的大额支付要实现自助结算预计还需要一些时间，但这也是一种趋势。如果能实现大额支付的自助结算，就可以很大程度上节省收银的工作量、减少收款过程中的人为风险，实现企业的降本增效。

未来要实现大额支付的自助结算，至少还有以下一些工作需要提前筹备：

1、 企业的信息化建设，只有企业实现业务订单系统、结算收银系统、财务系统一体化之后，才有条件实施自助结算；

2、 自助收银机的技术更新，目前一些收银机支持的支付方式有限，大部分只支持支付宝、微信，大额收款的刷卡交易以及实名认证功能还未完善；

3、 对于大额交易，订单客户与缴款客户不一致的解决方案需要进一步完善，要实现自助收款就需要自动进行实名验证并自助完成代付款协议的签订。对于代付款目前仍是签订纸质协议；

4、 最重要的一点是公司管理层意识的转变，接纳并积极使用新科技，利用科技提高生产力。新的结算方式可能会带来新的风险，但只要节省的成本足以覆盖风险，同时能有效提高效率，就没有理由担心和拒绝。

实际收款业务中还有很多的细节需要注意，也有很多的技巧可以提高工作效率，需要我们在实际工作中去不停地探索和提高。