作为老内部审计,为什么要讲“预付账款”账户的会计处理呢? 好多财务人员使用这个账户很“规矩”,但我们查账时觉得很恶心,却又不能说人家做错了。 如果用不好这个账户,无论对审计人员,还是对财务人员来说,都非常不方便! 信息的清晰度,可理解性极差! 我这次不是讲,怎么样对这个账户进行审计。 重点讲财务人员应该怎么使用这个账户!应该注意些什么?还有怎么能把它用好? 1.先说什么是预付账款吧? 简单说,钱付出去了,货没收到。 企业购买东西的时候是需要用到这个账户的。与之相关的,还有“应付账款”账户。 应付账款指:货收到了,钱没付! 理论上,先付钱做预付账款,先收货做应付账款。 这样做是没有啥毛病! 但是,在实务中,对一个企业同时用两个科目,往来账会非常混乱! 无论是出具内部管理报表,还是查找某一企业的往来信息,都非常麻烦! 这种理论上的用法,在实务中,非常的不实用! 这也是我这次要讲的重点! 2.不要同时用预付账款和应付账款 不是说我们在科目设置的时候,不要设置这两个账户。 我讲的是对同一类业务,或者同一个供应商不要既有预付账款,也有应付账款。 最好,所有的采购合同类的付款全部走“预付账款”科目处理。 如果真不想用预付账款,那全部用应付账款也可以,用一个账户比同时用两个账户处理往来要好得多。 更进一步,就是用“预付账款”要比用“应付账款”账户要好得多! 因为预付账款是资产类的,应付账款是负债类的科目。 我们还是希望我们报表中资产多一点儿,所以用预付账款更好! 为什么非要用单一的账户来核算往来账呢? 这是为了方便查询供应商往来!顺便说一句,对客户的往来最好用“预收账款”科目!道理与这个相似。 举个例子说一下,这样做的好处吧! 有时候我们要查已经付了某个供应商多少钱?我们可以直接看“预付账款”下这个供应商的借方发生额就清楚了。 如果要看某个供应商给我们开了多少发票?直接看预付账款的贷方发生额就行了。 这样,一个科目,就把这个供应商开了多少票,付了多少钱,都理得清清楚楚! 当然,这要求我们也要规范做账,(1)每收到发票时,就做会计分录 借:成本或其他资产科目 贷:预付账款。 (2)每付一笔钱,就做会计分录 借:预付账款 贷:银行存款。 这样预付账款科目才会非常清晰。 非常方便我们核对会计入账信息和合同台帐信息,也有利于核对银行转账数据! 所以建议,对于采购类的全部要用预付账款来核算往来! 这样显得做帐非常干净,也显得财务人员非常老练。 我们做财务审计的时候,只要看他们往来账是怎么处理的,就知道这个财务人员的水平怎么样? 2.要把预付账款当成所有供应商付款的中间科目 这里告诉大家的是,如果一手交钱,一手交货,正常的会计处理是借:资产 贷:银行存款。 但是,我们不要这样做! 我们要分两步处理。 第一步 借:资产 贷:预付账款。 第二步 借:预付账款 贷:银行存款 为什么要把做帐搞这么复杂呢? 我们的目的还是只有一个,将某一个供应商,所有的往来都要集中在“预付账款”科目里面。 因为无论是资产账户还是银行存款账户,其附带的项目中,都不显示供应商名字。 只有在“预付账款”或“应付账款”这种往来账户上,才有显示往来单位名称。 我们在后续查账的时候,直接查预付账款账户,就能查到某个供应商所有的款项支付情况。 是不是非常清晰? 3.财务会计是门艺术 有些人觉得,这样处理是不是不符合财务操作规范? 完全是多虑了! 会计本身就是门艺术,不能当成严谨的科学,不是说某个业务必须怎么样做会计分录? 它本身就具有一定的灵活性! 所以才有了会计信息质量要求。 我们只要保证我们账务处理符合基本信息质量要求,就不能说我们做错了! 更别说,这样操作更加利于增强会计信息的可理解性,更便于管理报表的制作,便于往来对账,便于账表核对,账账核对! 其实质上是增强了会计信息质量! 为什么我们不这样做呢? 好了,今儿就到这吧! 希望大家能够理解这种做法,能够用好预付账款账户! 这样操作,会给我们带来惊喜的! 请多关注我哟! |
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