 一、物业管理档案的概念与分类 （一）档案的定义 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。 （二）物业管理档案的含义 物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。 （三）物业管理档案的内容 ø 物业权属资料、技术资料和验收文件 ø 业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料 ø 物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录 ø 物业服务企业行政管理 ø 物业管理相关合同资料等。 （四）物业管理档案的分类方法 1．年度分类法 年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。 特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。 2．组织机构分类法 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。 特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。 3．事件分类法 事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。 特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。 4．流程分类法 流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案按阶段性进行归集整理。 特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。有利于立档单位按设立流程系统全面查阅利用档案。 二、物业管理档案的建立 （一）物业管理档案的收集 1．物业承接查验期档案的收集 （1）物业承接查验期物业管理档案收集的特点。 物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。 这类档案收集的特点是： ①收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行。 ②档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业服务企业的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。例如，建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央空调、电梯等附属设施设备涉及机械制造、制冷、电机、微电子和电脑等各个技术领域，对相关技术人才和管理人才的要求较高。 （2）物业承接查验期物业管理档案收集的范围。 物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。 2．物业入住期档案的收集 （1）物业入住期物业管理档案收集的特点。 物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主、物业使用人，即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。其主要特点是： ①本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象——业主、物业使用人。 ②本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。 （2）物业入住期物业管理档案的收集方式和程序。 物业入住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关，同步进行。在组织接待业主、物业使用人入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作： ①设立档案资料收集工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集； ②专责工作小组分为业主权属资料，业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。 权属资料一般包括：房屋产权证、购房合同复印件等。 个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系方式等。 3．日常物业管理期档案的收集 （1）收集范围。 主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。 ①物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。 ②物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。 ③物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。 ④物业管理公司行政管理档案的收集范围包括：公司的设立、变更申请、审批、登记以及终止，劳动工资、人事、法律事务、教育、培训等方面的文件材料。 （2）收集时间。 有关的文件一旦实施完毕，应及时收集，一般不应超过1年时间。 （二）物业管理档案的整理 物业管理档案的整理是指把与物业管理相关的处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。 1．物业管理档案整理的基本内容 区分全宗、全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。 2．物业管理档案整理工作的要求 ø 必须保持文件之间的历史联系； ø 必须便于保管和利用； ø 必须在原有的基础上进行整理、加工。 3．物业管理档案整理的基本方法 （1）以案卷为单位整理。 （2）以件为单位整理。 （三）物业管理档案的检索利用和保存 物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与保存应区分介质不同、特点差异，采取针对性措施并使用处理。 1．物业管理档案的检索利用 （1）纸介质档案检索。 纸介质档案检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的有：目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。 （2）电子媒体档案检索。 电子媒体档案一般分为两类： ø 保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的； ø 闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。 （3）物业管理档案检索利用的步骤和方式。 ①物业管理档案检索利用的步骤。 一般是分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。 ②物业管理档案检索利用的方式。 一般采用档案室阅读、外借、制作副本或向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等提供档案整理的应用。 2．物业管理档案的检索利用的基本要求 （1）公司所有员工都有权根据有关的规定，办理一定的手续，获取文件、档案和图书资料利用服务； （2）提供有效的手工或计算机检索手段，帮助员工进行检索； （3）利用物业管理档案应进行登记； （4）对物业管理档案信息进行分类汇总，形成专题汇编； （5）建立著录规则，对文档的主要特征或内容信息进行著录、标引，建立文件数据库，便于物业管理档案的检索和利用； （6）物业管理档案必须进行分类编码、著录、标引和标识，建立一个有效的物业管理档案检索体系，以利物业管理档案的检索和利用。 3．物业管理档案资料的保存工作 （1）所有文档必须妥善保存，定期检查，确保长期可读； （2）文档资料需要编制部门全部文件清单，并明确文件归档的范围和保管期限、密级，各部门新增加的文件条目，必须及时列入文件清单内； （3）文件的分发由专人集中管理，按照管理的要求，根据文件的密级采用标准分发与非标准分发相结合的方式进行，保证有关工作人员能及时使用最新版本的文件； （4）开展传统介质档案长期永久保存研究及相关工作； （5）开展以档案实体为核心的延缓性保护工作； （6）开展以档案内容信息为核心的再生性保护工作； （7）开展特种介质档案长期永久保存研究及相关工作。 三、物业档案的管理 （一）物业管理档案的归档管理 （1）在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。 （2）对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。 （3）档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。 （二）物业管理档案的使用管理 （1）利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。 （2）对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。 （三）物业管理档案的保管与安全 （1）配置适宜物业管理档案保管的专门库房，配备防盗、防火、防渍等必要措施。档案室应保持干燥、通风、清洁，并确保储存地点符合防虫、防鼠、防潮等要求。 （2）全程监控，涉密物业管理档案专人处理。 （3）严禁未经许可的人员出入档案室。 （4）档案室温湿度应符合相关规范的保管要求，并建立库房安全、温湿度监测、记录制度。 （5）建立档案室设备设施定期检查、记录制度。 （6）馆藏档案定期清理核对，数量发生变化时应记录说明。 （7）根据物业管理档案的不同类别、等级，采取有效措施，加以保护和管理。 （8）重要物业管理档案宜异地备份。 （四）物业管理档案信息化建设 （1）物业管理档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。 （2）物业管理档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。 （3）物业管理各信息系统的开发与实施应充分考虑物业管理档案管理工作的要求。 （五）物业管理档案管理的注意事项 （1）专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资格的人经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致的文件丢失。 （2）档案的鉴定必须由物业经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印人、份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。 （3）员工因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。档案的销毁，应填写销毁单，并经物业经理批准后方可执行，销毁单由档案室管理员保存。 （4）贯彻执行国家保密法，物业管理部分档案按其保密程度，有密级之分。以其泄漏、遗失会使住户、物业服务企业利益受到重大、较大损失和不良影响，分为绝密、机密、秘密三级，其他为普通档案。不同密级的档案在保管和运用方面将会区别对待。 （5）物业管理档案管理工作是一项动态性较强的管理工作，当物业的产权发生变动或房屋现状因大修、改建等原因发生变化时，各种物业资料需及时进行变更异动，才能保证物业资料的准确、完整，真正反映物业的状况。为此，物业管理档案管理要求做到规范化、科学化、经常化。 |
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