分享||物业工程档案管理资料

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工程档案管理

一、工程档案：是指物业本体建设、设施设备安装及物业管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料，它是我们实施对物业建筑本体，公用设施设备的检查、维护、管理、使用、改造等工作的原始依据。

二、工程档案包括：工程竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料（安装资料、设备使用说明书及操作手册）以及所管辖区域内设施设备的维修、保养资料等

三、工程档案的分类：

工程档案分为：设备技术资料、系统竣工图、接管验收文件、维修保养资料四大类。

1、设备技术资料：指设备使用说明书，操作手册，维护保养手册，设备安装调试报告等随机资料。

2、系统竣工图：指总平面布置图，总竖向布置图、建筑、结构、水、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图等竣工资料。

3、接管验收文件：指设备台帐/设施设备统计表，配套设施台帐；物业接管验收表即按设施设备系统分类进行接管的物业接管验收表(含资料、实物、遗留问题)，设施设备实物数量移交清单等。

4、维修保养记录：主要指设施设备月、季度、年度维修保养计划，设施设备专项检修、更新改造计划，专项维保记录，重要设备维修统计，设备故障记录。

四、 工程档案整理

1、按上述分类要求整理归档，并对各类档案编号。

2、工程档案编号规则：按类别、设施设备系统进行统一编号，方法为：

（1） 档案类别代号：设备技术资料（JS），系统竣工图（TZ），接管验收文件（JG），维修保养记录（JL）

（2） 设备系统代号：按系统名称取汉语拼音第一字字头：

00001. 空调（KT），供配电（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL),其它（QT）．．．．．．

五、归档要求：

1、管理处在实施设施设备代管后一月内，工程负责人应对主要的设施设备按系统进行分类统计，将填写后的《设施设备统计表》/设备台帐，交部处档案保管人归档；并在一周内报公司物业部备案。

2、管理处在设施设备接管验收后一月内，对收集和移交的工程资料按类别、系统分类整理，将技术资料、系统竣工图、接管验收文件及《设施设备技术资料档案目录表》交部处档案保管人归档，并在一周内报《设施设备技术资料档案目录表》于物业部备案。

3、 维修保养记录由管理处工程负责人于每年12月31日前，按记录类别分别装订成册后交档案保管人按年度归档。

六、档案的保管

1、归档资料由项目管理处档案保管人负责立卷、入库，作好标识，并在专门配备的文件柜（箱）里，按类别、系统、分类摆放，层次分明，永久保存。

2、 对已立卷的档案资料要采取防盗、防潮、防水等措施，以确保档案的完好无损。

3、 每年1月31日前，项目管理处应对上年度工程档案变更和保管情况进行全面核对、检查，将档案自查情况报分公司、物业管理部备案。

4、 建立档案的借阅/复制登记制。

5、 建立交接凭证，销毁清单。

七、档案利用

1、查阅档案只限本人工作范围内的资料，超出本人工作范围，须经工程负责人以上领导同意方可查阅。

2、 查阅档案资料按规定作好借阅登记记录。

3、 （查阅档案资料应在指定地点进行），严禁对查阅的档案资料进行勾画、涂改、抽页、拆毁、增删和擅自摘抄。

4、 离司员工若借用档案资料，应完清归还手续。

5、 非本司人员若因业务需要查阅档案资料，必须经项目管理处经理批准方可查阅。

工程档案盒的标识及管理要求

一、工程档案盒须按公司档案管理的统一规范进行如下标识。

二、系统分类：空调系统（KT），供配电系统（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯系统（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL)，其它（QT），维修保养。

三、资料类别：技术资料（JS）、竣工图（TZ）、接管资料（JG）、记录类（JL）

四、档案盒内须按要求填写卷内目录。

五、专人负责、按时归档、分类存放、建立借阅登记。

设施设备档案保存期限：

一、巡检类记录：二年

二、运行类记录：三年

三、日常维修、值班记录等：二年；

四、设施设备专项维修保养、故障记录、计划、设备台帐等：长期

工程档案中须长期保存的维修类记录：

1、设施设备年/季/月维修保养计划、设施设备专项检修、更新改造计划表

（Q/DZ QED-WY-GC -001/002/003）

2、专项维修保养记录（Q/DZ QED-WY-GC -008）

3、设施设备故障记录（Q/DZ QED-WY-GC -009）

4、重要设施设备维修统计（Q/DZ QED-WY-GC -007）

电梯重要维修统计（Q/DZ QED-WY-GC -007-1）

5、外委项目验收表（Q/DZ QED-WY-GC -027）

管理类记录：

1、设施设备统计表（Q/DZ QED-WY-GC -007-004）

2、设施设备技术资料档案目录（Q/DZ QED-WY-GC -005）

3、物业设施设备接管验收表（含资料、实物、遗留问题）（（Q/DZ QED-WY-GC --006）

4、电梯/扶梯设备台帐统计（Q/DZ QED –DT-008）

5、配套设施台帐