填充与序列

hercules028 2022-01-14

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除了通常的数据输入方式外，如果数据本身包括某些顺序上的关联特性，还可以使用Excel提供的填充功能进行快速批量录入数据。

自动填充功能

当需要在工作表内连续输入某些“顺序”数据时，如“星期一、星期二……”“甲、乙、丙……”等，可以利用Excel的自动填充功能实现快速输入。

首先，需要确保“单元格拖放”功能被启用（系统默认启用），在【Excel选项】对话框【高级】选项卡【编辑选项】区域中，选中【启用填充柄和单元格拖放功能】复选框，单击【确定】按钮，如图5-21所示。

图5-21启用单元格拖放功能

示例：使用自动填充连续输入1~10的数字

以下操作可以在A1:A10单元格区域内快速连续输入1~10之间的数字。

步骤1在A1单元格内输入数字“1”，在A2单元格内输入数字“2”。

步骤2选中A1:A2单元格区域，将鼠标指针移至选中区域的右下角（此处称为“填充柄”），当鼠标指针显示为黑色加号时，按住鼠标左键向下拖动到A10单元格，松开鼠标左键，如图5-22所示。图5-22自动填充数字

图5-22自动填充数字

示例：使用自动填充连续输入“甲、乙、丙……”天干序列

步骤操作如下。

步骤1在B1单元格中输入“甲”。

步骤2选中B1单元格，将鼠标指针移至填充柄处，当指针显示为黑色加号时双击。完成自动填充的效果如图5-23所示。

图5-23自动填充天干序列

注意示例5-2和示例5-3中步骤的区别。

首先，除了数值类型数据外，使用其他类型数据（包括文本类型和日期时间类型）进行连续填充时，并不需要提供前两个数据作为填充依据，只需要提供一个数据即可。例如，示例5-3步骤1中的B1单元格数据“甲”。

其次，除了拖动填充柄的方法外，双击填充柄也可以完成自动填充的操作。当数据填充的目标区域相邻单元格存在数据时（中间没有空单元格），双击填充柄的操作可以代替拖动填充的方式。在此例中，与B1:B10相邻的A1:A10中都存在数据，所以可以采用双击填充柄的操作方法。

提示：如果相邻区域中存在空白单元格，那么双击填充柄只能将数据填充到空白单元格所在的上一行。自动填充的功能也同样适用于“行”的方向，并且可以选中多行或多列同时填充。

在某个单元格中输入不同类型的数据，然后拖曳填充柄进行填充操作，Excel的默认处理方式是不同的。

对于数值型数据，Excel将这种“填充”操作处理为复制方式；对于内置序列的文本型和日期型数据，Excel则将这种“填充”操作处理为顺序填充。

如果按键再拖曳填充柄进行填充操作，则以上默认方式会发生逆转，即原来处理为复制方式的，将变成顺序填充方式，而原来处理为顺序填充方式的，则变成复制方式。

序列

前面提到可以实现自动填充的“顺序”数据在Excel中被称为序列。在前几个单元格内输入序列中的元素，就可以为Excel提供识别序列的内容及顺序信息，以便Excel在使用自动填充功能时，自动按照序列中的元素、间隔顺序来依次填充。

用户可以在Excel的选项设置中查看可以被自动填充的序列。在【Excel选项】对话框的【高级】选项卡中，单击【常规】区域的【编辑自定义列表】按钮，打开【自定义序列】对话框，如图5-24所示。

图5-24Excel内置序列及自定义序列

【自定义序列】对话框左侧的列表中显示了当前Excel中可以被识别的序列。所有的数值型、日期型数据都是可以被自动填充的序列，不再显示于该列表中。用户也可以在右侧的【输入序列】文本框中手动添加新的数据序列作为自定义序列，或者引用表格中已经存在的数据列表作为自定义序列进行导入。

Excel中自动填充的使用方式相当灵活，用户并非必须从序列中的第一个元素开始进行自动填充，而是可以开始于序列的任何一个元素。当填充的数据达到序列尾部时，下一个填充数据会自动取序列开头的元素，循环往复地继续填充。例如，图5-25所示的表格中，显示了从“星期二”开始自动填充多个单元格的结果。

除了对自动填充的起始元素没有要求外，填充时序列中的元素的间隔、顺序也没有严格限制。

当用户只在第一个单元格中输入除了数值数据外的序列元素时，自动填充功能默认以连续顺序的方式进行填充。而当用户在第一个、第二个单元格内输入具有一定间隔的序列元素时，Excel会自动按照间隔的规律进行填充。例如，在图5-26所示的表格中，显示了从“二月”“五月”开始自动填充多个单元格的结果。

但是，如果用户提供的初始信息不符合序列元素的基本排列顺序，Excel则不能将其识别为序列，此时使用填充功能并不能使得填充区域出现序列内的其他元素，而只是单纯实现复制功能效果。例如，在图5-27所示的表格中，显示了从“甲、丙、乙”3个元素开始自动填充连续多个单元格的结果。

用户也可以利用此特性，使用自动填充功能进行单元格数据的复制操作。

图5-25循环填充序列中的数据

图5-26非连续序列元素的自动填充

图5-27无规律序列元素的填充

填充选项

自动填充完成后，填充区域的右下角会显示【填充选项】智能按钮，将鼠标指针移动至该按钮上，在其扩展菜单中可显示更多的填充选项，如图5-28所示。

在此扩展菜单中，用户可以选择不同的填充方式，如“仅填充格式”“不带格式填充”等，甚至可以将填充方式改为复制，使数据不再按照序列顺序递增，而是与最初的单元格保持一致。【填充选项】按钮下拉菜单中的选项内容取决于所填充的数据类型。例如图5-28所示的填充目标数据是日期型数据，则在扩展菜单中显示了更多与日期填充有关的选项，如“以天数填充”“填充工作日”等。

图5-28【填充选项】按钮中的选项菜单

除了使用【填充选项】按钮选择更多的填充方式外，用户还可以从右键快捷菜单中选取这些选项，鼠标右击并拖动填充柄，在到达目标单元格时松开右键，此时会弹出一个快捷菜单，快捷菜单中显示了与图5-28类似的填充选项。

使用菜单命令填充

除了通过拖动或双击填充柄的方式进行填充外，使用Excel功能区中的填充命令，也可以在连续单元格中进行填充。

在【开始】选项卡中依次单击【填充】→【序列】命令，打开【序列】对话框，如图5-29所示。在此对话框中，用户可以选择序列填充的方向为“行”或“列”，也可以根据需要填充的序列数据类型，选择不同的填充方式，如“等差序列”“等比序列”等。

图5-29打开【序列】对话框

ÂI文本型数据序列

对于包含文本型数据的序列，如内置的序列“甲、乙、丙……”，在【序列】对话框中实际可用的填充类型只有“自动填充”，具体操作方法如下。

步骤1在目标单元格（如A1）中输入需要填充的序列元素，如“甲”。

步骤2选中输入序列元素的单元格及相邻的目标填充区域，如A1:A10。

步骤3在【开始】选项卡中依次单击【填充】→【序列】命令，打开【序列】对话框，在【类型】区域中选中【自动填充】单选按钮，单击【确定】按钮完成操作，如图5-30所示。

图5-30填充文本型数据序列

提示：【序列】对话框中【序列产生在】区域的行列方式，Excel会根据用户选定的区域位置，自动进行判断选取。

ÂII数值型数据序列

数值型数据可以选择以下两种填充类型。

等差序列：使数值型数据按固定的差值间隔依次填充，需要在【步长值】文本框内输入固定差值。

等比序列：使数值型数据按固定的比例间隔依次填充，需要在【步长值】文本框内输入固定比例值。

提示：如果选定多个数值开始填充，Excel会以等差序列的方式自动测算出“步长值”；如果只选定单个数值型数据开始填充，则“步长值”默认为1。

对于数值型数据，用户还可以在【终止值】文本框内输入填充的最终目标数据，以确定填充单元格区域的范围。在输入终止值的情况下，用户不需要预先选取填充目标区域即可完成填充操作。

除了用户手动设置数据变化规律外，Excel还具有自动测算数据变化趋势的能力。当用户提供连续两个以上单元格数据时，选定这些数据单元格和目标填充区域，然后选中【序列】对话框内的【预测趋势】复选框，并且选择数据变化趋势，进行填充操作。例如，图5-31显示了初始数据为“1、3、9”，选择等比方式进行预测趋势填充的结果。

图5-31预测趋势的数值填充

ÂIII日期型数据序列

对于日期型数据，Excel会自动选中【序列】对话框中的【日期】类型，同时右侧【日期单位】区域中的选项显示为正常可用状态，用户可对其进行进一步的选择。

日：填充时以天数作为日期数据递增变化的单位。

工作日：填充时同样以天数作为日期数据递增变化的单位，但是跳过周末日期填充。

月：填充时以月份作为日期数据递增变化的单位。

年：填充时以年份作为日期数据递增变化的单位。

选中以上任意选项后，需要在【步长值】文本框中输入日期组成部分递增变化的间隔值。此外，用户还可以在【终止值】文本框内输入填充的最终目标日期，以确定填充单元格区域的范围。

例如图5-32显示了以“2020/9/5”为初始日期，选择按“月”递增，“步长值”为2的填充效果。

当填充的日期超过Excel的日期范围时，则单元格中的数据无法正常显示，而是显示为一串“#”号。

图5-32日期型数据按月间隔填充

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