|
整理编辑：首席审计官 案例： 某大型综合性甲级设计研究单位在年度例行预算费用的检查时，发现差旅费存在不真实、不合理的情况。经审计人员分析复核、验证机票真假、询问业务真实等方法，发现该单位大部分经办人员存在通过购买发票（主要是机票）报销，以作为差旅补助的一种舞弊方式，经统计，合计报销金额达到58万元之多。 这是一个财务类费用报销常见的案例，金额费用也许不大，但在企业实际工作中常见，出现的频率很高，通过本案例的分析阅读，让大家了解其中的运作模式，同时，案例中呈现一些审计方法与技巧，值得大家学习借鉴。 案例背景介绍 审计部按照审计年度工作计划，对该设计院进行一年一度的预算执行情况审计，以考察当年费用是否控制在预算范围内。 该设计研究院是我国最早建立的大型综合性甲级设计研究单位之一，是全国勘察设计综合实力百强单位。经营范围主要为有色冶金、建筑工程、市政公用、技术咨询、可行性研究、设计与科研、工程总承包与监理。 研究院拥有员工775人，其中大学本科以上学历426人，大中专学历213人；拥有中国工程设计大师2人，教授级高级工程师74人，高级工程师211人，工程师173人。有轻金属冶炼、碳素制品、水泥、矿山、环境保护与评价、技术经济、工程经济等36个专业。具有现代化设计与科研的手段和设备。 该院长期致力于氧化铝、电解铝工程设计和工艺技术的研究与开发。在当今世界铝冶炼技术的快速发展中，该院的多项技术达到了国际领先水平，总体技术处于国际先进水平。研究院设有财务部、土建设计部、电器设计部、市政设计部、冶金设计部、总裁办、审计部等部门，年平均销售收入7亿元。 审计目标与策略 评价差旅费预算执行的真实性、正确性和合法性。审计人员将揭露虚假发票问题作为预算执行审计的一项专项任务而它也是审计人员关注的重点问题。 审计策略主要是“总预算控制+明细项目相结合的方式，重点检查管理费用中的费用项目,如飞机票、住宿票、招待费用等。 审计实施过程 分析性复核 1.纵向比较 审计人员将研究院近3年的预算批复和决算情况进行对比分析，没有发现超过预算的情况。结果没有发现异常。 2.横向比较 纵向分析没有问题，审计人员决定将2016年预算支出的各科目金额进行横向分析，发现该研究院2016年差旅费支出高达120万元，与此有鲜明对比的是该研究院只有在编人员60余人，加上临时聘用人员也不足70人，差旅费为何如此之高呢？更何况业务部门检查支出在“考察费”列支，如果剔除业务部门人员其他部门人员还不足20人，按此计算人均6万元的差旅费简直匪夷所思。 抽查机票样本 审计人员抽查了3个月差旅费机票，作为记账凭证附件的原始凭证主要是民航电子客票，抽查结果显示，发现存在以下几个问题： 1.机票为全价机票，且无住宿 机票多数航程基本是跨省的，且多是往返全价机票，同时附件中无住宿发票。电子客票总金额约占抽查差旅费金额的0％，涉及人员几乎包含该单位所有的员工。 2.发现假机票221张，金额合计58万元 民航局授权的机票验证官方网站“信天游”具有对电子客票信息验真、电子客票报销凭证验证等功能，适用于各航空公司航班的电子客票统一验证。 经查，发现电子客票信息显示的乘机人员与验真系统反映的人员信息大多不一致，且存在少量有乘机事实但航空电子客票显示的票价金额大于出票金额情况，仅抽查3个月的差旅费机票，假机票金额就高达12万元，审计人员决定对2016年差旅费报销凭证中涉及的所有机票进行验真。 经过3天的录入验真整理，共453张电子客票共计84万元，其中:电子客票不存在、姓名不符、金额不符等假机票221张，金额共计58万元，假机票占抽查金额的68％，涉及乘机人员占该单位2016年年末在职正式职工的89％，涉及7个部门。 实战技巧 我们整理了一些抽样检查过程中一些实战技巧，分别如下: 第一个技巧：如何确定差旅费支出的真实性？ 调查单位出勤考核表，检查差旅费支出是否真实。如根据出勤人员调查当天在岗人数和出差人数，核查出差人员和出差目的地；根据往返车票日期和目的地核实差旅费报销金额，查处是否存在借机出差报销个人其他费用的行为。例如，某单位在报销去A市开会的会议费用中，夹带A市某商贸公司1000元购烟酒的发票。 第二个技巧：如何分析确定出差票据的真实性？ 询问有关人员取得差旅费票据报销的具体情况。询问差旅费报销具体分管人员，调查车船票、住宿、餐饮的报销细节；询问出差目的地同行，取得差旅票据的真实有效数据，必要时可以通过多方调查走访，取得不同角度的数据和证词。 第三个技巧：如何查看出差地点是否符合情理？ 在差旅费报销单据中发现大型集中的培训活动，首先要查看其会议文件、培训资料等，鉴别活动的真实性对照签到表鉴别参加会议人数的真实性。然后再对出差地点的逻辑性进行辨别，查清该活动费用是否都在培训地发生，是否存在借机旅游的行为。例如，某单位报销去B市的培训费用中，有几张车票是到C市的。 第四个技巧：如何确定出差发票在出差期内？ 原始出差发票是否在出差期间也是差旅费用票据报销真实性的考量点之一。在审计过程中，一定要仔细核对发票开具的时间和日期。首先用 Excel表格将差旅费单据按“出差日期、记账日期”进行统计、排序，对有疑点的发票要认真核对，对记账时间和财务负责人签字日期与出差时间相差较远的要问明原因，是否存在人为解决费用的问题。例如，D单位一领导干部每个季度都会在其个人差旅费发票中夹带600～800不等的物业费发票，实际上是解决自己轿车停车费的问题。 最后，审计人员结合有关调查证据和证言证词，让单位负责人或者财务人员不得不说出事实真相。事实调查清楚后，审计人员绝对不能拖泥带水，应立即着手解决对虚假报销差旅费用的收支情况进行审核认定。 访 谈 审计人员对于核查发现的假机票及存在的诸多不相符事项，无法知晓个人原因，故计划对发生的事项进行深入了解，希望能找到原因，查出结果，为以后的管理工作提出合理化、规范化的建议。 根据经办人员报销金额的大小，选择排在前五位的员工进行访谈，希望在“喝咖啡”的时候能了解事情的真相，主要了解的内容如下: 如此多的假机票，究竟是怎么回事？ 这些假机票从哪里来？ 报销的钱到哪里去？ 领导是否了解？ 是个人行为还是集体舞弊？ 但是，被审计单位人员并未认识到事情的严重性，不正面回答，还有个别人员甚至态度恶劣，不合作、不配合，审计人员怎么办？这时候，审计人员明确告知相关人员，如果继续不合作不配合将移交司法部门处理！ 然后，审计领导出面约谈该单位领导班子成员动之以情，晓之以理，帮助他们认识到事情的严重性，最后他们才说出了事情的真相。 结果与建议 经过领导的沟通，经办人等说出了事实的真相，这些虚假电子客票是从机票代理点以每张12～20元买来，报销后以考察补贴、年休假补贴发放。所以才产生诸多不相符，不合常规的报销事项且金额达到58万元之多，给公司造成一定的损失。 经过本次对差旅费用审计结果，发现本单位的内控管理出现问题，为规范管理，完善制度，特对差费管控提出以下建议: 对相关的责任人给予一定的处理处罚，并通报研究院各单位，以警示相关人员，要坚持法规制度执行报销制度，不可通过其他手法欺骗领导，损害公司利益； 完善出差管理制度。单位员工的出差管理制度，其中的具体报销标准是关系到全体员工积极性和员工满意度的关键指标，要按照单位的规定，结合市场的实际情况，制定相对应的出差报销和补贴标准，让大家光明正大地领取应有的补助，而不是一味地要求员工去外面找发票、买发票，财务或管理人员教唆员工犯错的事情，应坚决制止； 严格执行财务报销制度。有法可依，有法必依。单位制定有相应的财务管理制度，一定要求相关的监管人员不折不扣地执行，对于不合法、不合规、不合理、不真实的发票等报账依据进行抵制，法大于规，大于人情，希望各职位人员，特别是财务报销人员，一定要坚持原则，防患可能存在的财务风险。 思考与启示 1.差旅费乱象分析 差旅费乱象问题产生的原因是多方面的，这种现象估计也不是个例，相信许多企业均存在这种不正常的报销方式我们分析主要的原因是有三个:一是领导法制意识不强，没有关注到报销细节这个业务；二是企业预算缺乏合理性，报销补贴的标准有待修正与完善；三是机票代理点管理混乱，给公司报销流程留下管理漏洞。 2.非我所有，为我所用 在本案例中，审计人员在验证机票时，充分利用外部条件为我所用，充分利用民航局授权机票验证官方网站的工具，快速查验机票真假。真正达“非我所有，为我所用”的目的。此外，我们还看到分析性复核在审计中的充分利用。 3.借鉴作用 差旅费虚假报销的主要特征: 01 发票出具时间间隔跨度较大。有些单位在差旅费报销时间上间隔跨度较大，在5月份发生的差旅费，会在8月份甚至10月份的会计凭证上反映出来。 02 发票出具单位有问题。有些差旅费零星发票和出差目的地不在同一地方，与出差住宿费发票、培训费发票严重不符。 03 发票出具的内容与发生的业务不符。差旅费发票一般包含在外地的餐饮、住宿、会议等内容，有些差旅费发票包含很多当地物业费或者其他与出差内容无关的其他零星发票。 04 发票破损严重，开具单位名称、日期、金额等模糊不清。 05 发票附件不全。有些单位的个别差旅费发票后未附有会议内容或文件通知，直接附一张某某旅行社的发票。 案例微评 费用支出是现金舞弊三大作弊方式之一，主要是通过假发票、假业务、假合同支付成本费用，是企业单位在管理中常见的伎俩。审计人员在审计调查过程中主要考虑的是业务的真实性、准确性和合理性，具体的方法与技巧在上文中也有介绍。 就审计策略而言，应该是“总量控制+明细核算”相结合的原则，先要核对差旅费实际发生额是否超过预算金额，如果超支，则应查明事实，作出解决（建议使用预算管理系统）；如果没有超过预算，也要深入审核每个费用支出预算的“三性”检查，即真实性、准确性与合理性。 另外一点，关注出差补贴、费用包干的税务风险。 某些企业规定员工出差给予一定数量金额的津贴补助、误餐补助等，这些符合税法规定的支出，则不需上交个人所得税，可以不考虑代扣代缴个人所得税；但如果公司规定住宿包干、超支不报、节约奖励的收入部分，或者员工私车公用报销油费的情况，对于这些收入，应合并到工资薪酬总额，统一计缴个人所得税，涉及的税务风险应关注。 附件：分析性复核方法 一、分析性复核方法介绍 审计准则公告（SAS）第56号准则《分析性程序》将分析性程序定义为:通过研究财务数据和非财务数据的合理性关系而进行的财务信息评估。与抽样方法比较:即使使用更可靠的抽样方法，虚假交易也有没有被抽到的可能存在。如果审计师碰巧抽到虚假事项，客户也可以很容易提供伪造文件。分析性程序是最有价值的审计程序之一，是非常强大的审计程序。 二、分析性程序能帮助审计师回答的问题 （1）账户余额是否与以前时期以及财务报表上其他账户一致？ （2）与其他类似公司相比，账户余额是否合理？ （3）根据公司内外发生的事件来看，账户余额是否合理？ 三、何时运用该方法 （1）计划阶段:帮助审计师确定其他审计程序的性质、时间及范围（2）实施阶段:直接作为实质性测试程序，以收集与账户余额和各类交易相关的特殊认定的证据（任意）。 （3）报告阶段:用于对被审会计报表的整体合理性做最后的复核。 四、慎用分析性复核程序的情况 （1）难以设计有效分析性程序的情况。现金就是一个很好的例子，因现金余额每天都会大幅波动。 （2）审计师执行了强大的分析性程序，但基于重要性和风险的考虑，仍然感到需要更多的证据，细节性程序可以对分析性方法提供补充。 （3）发生完全无意识错误时。在不存在财务欺诈的情况下，即发生诚实性错误时，细节测试可以有效发现错误陈述。 （4）审计师注意到伪造文件的不一致或问题而发现欺诈的情况下。 五、分析性程序常见的陷阱 1.未经证实的客户解释 销售额提高是由于新产品的引入。 2.只重视会计部门 为了执行更好的分析性程序，审计师应当确定客户公司最佳访问对象，在很多情况下这个人并不在会计部门。 假设审计师有一个关于销售量或利润的疑问，则这个问题应该直接向车间经理或会计部门之外的员工提出，因为这些人很可能对有关问题非常了解，他们在会计部门之外，客户的非会计人员是更好的信息来源，因为他们没有直接参与财务报表的准备工作。 尽管走出会计部门能带来好处，许多审计师仍然倾向于仅仅与会计部门打交道。因为他们是同行，最了解这些人，感觉和他们打交道更舒服，毕竟物以类聚，人以群分。的确，采访工头或者销售副总裁可能令人生畏，但这些询问能为支持分析性程序提供非常宝贵的证据。因此，审计师必须突破他们安逸的领域并强迫自己经常采访会计部门之外的其他人员。 来源：内审拙苑 |
|
|
