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说到提高会议效率的问题应该都是老生常谈的事儿了，我们会议室里有这么几个大字：“会而必议、议而必决、决而必行、行而必果”，会议是工作成果展示、内部沟通共识、决策精神上传下达、企业文化理念传播的重要平台，会议效率高不高对工作的正常开展与推动起到积极重要的作用。在这里简单分享一下我们公司会议管理的一些方法做参考。 一、提前明确会议纪律，建立良好的会议秩序 因为各个部门都有自己的立场与指标，发生异议是很正常的情况，会议的召开是解决问题达成共识的好方法，但如果没有良好的会议秩序做保障，会场变战场、各部门斗的火星四射，或者是会议流于形式、与会人爱来不来等，其实对会议召开的初衷是完全背道而驰的。所以明确严格的会场纪律是建立良好会议秩序的前提，对于会议缺席、吵闹、打接电话啊等以明文的会议纪律进行说明宣导，比如我们公司规定开会时手机是调成静音后全部放在统一的手机架上，任何人会议的过程中不得打接手机；开会不得带笔记本电脑；必须带工作笔记参会等等。只是严肃的会场纪律才能建立良好的会议秩序。 二、制定标准的会议流程，建立制式的议程 开会最怕就是一个主题一出，各部门以自己的立场东拉西扯，最后主题早偏到十万八千里远了，所以如案例中的例行会议（周会、月会、季会）应该制定一个标准的流程，包括会议与会人员、议题顺序、发言的顺序、汇报内容顺序、座次安排等都应该有标准的流程，并做为会议召开的SOP要求各与会人员知晓并执行，在各议程顺序结束后由会议主持进行总结提问，对于有异议需交流的单独列在最后进行讨论经。 举例我们公司的月会流程： 1.开场：会议主席宣布会议开始——会议助理组织各部门汇总上期决议的追踪结果——会议主席提问与部门解答 2.按固定各部门汇报顺序本期工作总结与下期工作计划——会议主席提问与部门解答 3.专题专案汇报——会议主席提问与部门解答 4.会议主席总结发言，布置下期工作与追踪问题点，形成会议决议。 5.异议沟通与交流，由会议主席拍板，如果当场无法形成决议的会后由会议助理收集资料后协商做为会议补充决议进行记录。 6.会议助理整理会议记录，明确决议、负责部门、负责人员、完成时效等，由会议主席签核发布，各部门遵照决议执行。 三、提升会议主持控场能力，把握会议进行的节奏。 从这个案例中，可以看到做为会议主席对会议的把握是非常不到位的，而本来只是会议助理的人担当的主持的职能，当然会议助理的份量可和老总的份量没法比，自己部门主管不会卖账。这一点上，可以是这位老总自己还没有意识到对会议整体的掌握按照完整的议程推动，并在会议中进行决议是做为会议主席的职责。所以，做为会议定场神针的老总应该发挥出应有的控场能力，带动会议的节奏而不是任由下属在会场上争吵。 四、明确会议主题，做好会前准备，事前沟通效果更好。 任何一个会议的召开必定是有主题的，或工作汇报、或工作布署、或问题沟通等等。所以，开会主确定主题，会议助理就应该根据主题准备相关的资料，根据会议主席的的要求提前安排地点、时间、通知与会人员、发布会议要求等，必要时应先把议题告之与会人员，要求与会人员在会前提供必需的报表、资料、数据等，这样会避免很多会议上的无主题讨论导致会议的时间过长而无意义。在会前就积极的收集与主题相关的问题点与沟通点，可请相关人员在会前进行解释、说明、沟通后初步达成一定共识，这将大大降低会场上发生争议的情况。 五、会议必须形成决议，决议必须追踪执行结果。 在文章开头提到的“会而必议、议而必决、决而必行、行而必果”十六字会议管理真言，决议部分基本是在会议上形成的，但有了决议而没有执行的追踪，那么这个会议注定是失败的、无效的，所以有效的会议必须包括决议的监督执行与执行结果的追踪，只有这样才能形成一个工作开展推动式循环：决议-执行-结果追踪-检讨-决议。 |
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