档案说话：助局长继续留任

档案说话：

助局长继续留任

浙海大办公室实务选修课讲稿15

      文/舟山潮水

根据我国最新机构改革，除国家档案行政管理部门主管全国档案事业外，省以下档案机构及其职责设置，都划入各级党委办公室。各级党委办公室不但要做好自身内部的档案管理工作，而且承担着本级的档案管理事务。这里着重谈各单位办公室如何加强内部的档案管理工作。 

一、档案是一部会说话的活字典

2016年修正的我国《档案法》给档案下的定义：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

做好档案工作是党政机关、人大政协机关、军队机关、各企业单位提高决策科学化和机关办事效率之需，是各级单位办公室管理的传统工作，起着记录、保存各单位历史真实面貌的重要作用。决不能把档案工作当成办公室一个冷门工作。

档案和每个人都有关系。什么时候你都会与档案打交道。了解一点档案知识是很有必要的。

档案是会说话的，发挥的作用非常之大。有时甚至关系到一个人的切身利益。举一个例子：某设区市一个局长身份证的记录是1962年4月1日出生，他自己也一直以为是这样。有一年市委组织部清理干部档案，在他的最早档案记录大学志愿书中发现他的出生时间是1961年4月1日。该市规定，正处级实职干部到57周岁要退出实职，也就是说如按1961年出生计算，当年他就要被免去局长职务。组织部告诉局长这一情况后，局长着急了，他说他父母一直告诉他是62年出生啊。组织部同志提出，那你要提供比大学志愿书更早的原始档案，证明你是62年出生的。后来，局长几经周折，在村里找到了已经发黄的该村我国第二次人口普查关于他家的档案，那份普查材料写着他是1962年4月1日出生。他把原件提供给组织部后，组织部采纳了人口普查档案记载的他的出生时间。这样，这位局长继续留任了一年，相应的退休也不按61年计算。

二、哪些材料应当归档

一个单位各种文字、图表、声像等记录很多，那么哪些材料当归档呢？

一般来说，办公室的归档的记录越多越好。如不齐全，档案“说话”就会显得结结巴巴，就无法反映真实的历史面貌。如某县人大常委办公室在商量年度人大代表大会方案时，有人提出可以省略某些主席团会议等环节，不搞形式主义。有人主张要履行法定程序，不能乱了程序。后来，也有人提出参照一下前几年的做法，结果，有人就去查人大办公室的档案，发现有一年的档案里没有关于召开主席团会议的材料。

归档的范围重点要集中在以下几个方面：（一）中央及上级各部门的有关文件、电报和其他公文等。（二）省部及以上领导及其他重要人员考察形成的各类材料档案（包括录音录像、照片、题字、讲话材料、剪报等）。（三）党政组织各类会议原始记录、会议纪要及附件材料，民主生活会原始记录和个人材料，办公室重要会议的议程、图片，音像、电子软件材料等；（四）单位主要领导讲话稿，批示、重大活动材料和新闻稿、工作信函、工作笔记本以及从中央和上级各部门各种会议带回来的重要文件材料等。（五）向上级或向下级传发的电报及上级部门来的电报、传真；（六）室关于干部任免、调配、聘用、离退休、奖惩、劳动人事、出国（境）审批等公文材料；（七）值班日记、电话记录及其他有关材料。制发的各种公文刊物、简报等材料；（八）其他有关有查考价值的材料。

三、怎么收集整理档案

一个单位的档案主要由负责收发的处室或专人负责收集；由其他各内设机构自行登记编号的各种公文、信息、简报等，由各经办机构负责收集、保存；并于次年2月前交办公室档案人员归档。各单位的各种会议记录由负责记录的人员整理，并经有关领导阅后及时移交档案人员。省部级以上领导和其他重要人员调研考察的有关情况，包括照片、题字、讲话材料等，由办公室负责接待工作人员或相应接待机构负责收集、整理、编写，并于次年一季度前移交档案人员。本单位各种会议的整套材料和领导在各种场合的讲话材料、汇报介绍材料由相关业务机构收集、整理，并在会后或领导讲话后半月内移交办公室档案人员。本单位重要信函，包括电报、传真等，由有关人员收集，并及时送档案人员存档。

四、正确使用查阅档案

让档案说话，发挥活字典的作用，贵在使用。有些单位的同志把档案当作可有可无的东西，不知道如何使用。档案利用得好，可以发挥很大作用。如某市委接受省委巡视组的巡视，在个别反馈时，巡视组提出学习上级精神还不够到位，理由是没有组织学习传达中纪委、省纪委会议精神。市委办立即查阅市委常委会会议纪要和会议纪录，发现均记载进行了学习传达，就形成书面报告，并附会议记录，呈省委巡视组审示。省委巡视组予以采纳，在正式反馈时，去掉了这条意见。各单位档案室、档案柜保存的档案资料，主要是供本机关的领导和有关人员服务，一般不对外开放，确因工作需要，经分管领导批准后可以允许查阅。如某省纪委办理某市领导干部违纪违法案件，需要查阅该领导协调召开过的市政府会议纪要，市政府办公室及时提供档案材料，有力配合了案子的查处。

查阅人须填写《查阅档案登记表》，并按批准的范围和登记的项目，在档案室内进行查阅。重要机密档案不得外借和复印。工作人员应严格按照档案管理规定，加强档案查阅的监督管理和服务。

五、做好档案的保密工作

严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全。档案原件一般不借出档案室，因特殊需要外借时，要办理借出登记手续，并限时归还。外来人员来本室查阅档案，必须持有单位介绍信，并经分管领导批准。

档案工作人员要认真做好各类文件材料（包括文字、照片、录音、电子软件、光盘等）的收集、整理、分类、立卷、保管、统计和利用工作。要认真学习档案业务知识，加强档案编研工作，不断提高档案管理工作质量。